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第1页共50页EPC项目采购程序及采购与设计协调目录采购组织合格供应商管理EPC报价采购策划采购实施现场采购管理1、采购组织公司目前实行的是项目经理责任制下的强矩阵式管理，采购经理在项目中受项目经理领导，在业务上受采购部的指导与监督。各项目采购组内有以下岗位：①采购经理（副经理）②采买工程师③采购计划工程师④催交检验工程师⑤现场采购综合管理工程师⑥国际商务工程师、⑦综合管理工程师等。1.1采购经理职责第2页共50页㈠项目采购经理在项目经理领导下，负责组织，指导和协调该项目的采购管理工作。对项目采购的货物质量、进度、费用全面负责。㈡组织落实项目的设备、材料采购，进行采购工作中的商务管理代表公司与供货厂商签订订货合同（每页签字，合同签字页公司授权采购部主任签字），并处理采购实施过程中的各项采购问题根据公司下达的采购费控目标，组织采购工作包的分解对于各阶段采购费控目标的执行情况，定期向采购部主任和项目经理汇报提出偏离采购费控目标的具体防止和纠正措施㈢组建项目采购班子根据公司下达的采购任务工作量，组建包括采买、催交、检验、运输、综合管理工程师的采购班子明确采购班子中各成员的具体职责范围定期检查各成员的工作完成情况㈣制定项目采购计划和审核项目采购进度计划编写采购计划，明确采购工作的范围、分工、采购原则、程序和方法完成采购工作包分解和编码工作㈤择和评审项目采购询价供货厂商，编制供货厂商“短名单”根据公司供货厂商“长名单”，选择符合采购要求的供货厂商“短名单”，并报项目经理批准审查项目提出“短名单”的供货厂商考察申请，并报采购部主任批准㈥主持商务评审，并对商务评审的结果负责审查设计部门提出的设备/材料请购单及询价技术文件的完第3页共50页整性组织编制设备/材料采购询价文件的商务部分，并与设计部门提供的技术部分组成完成的询价文件，按计划及时发往供货厂商进行询价。组织综合评审，主持商务评审，并对商务评审的结果负责对于特殊采购任务，视具体情况报项目经理、采购部主任审核，并报分管副总经理批准㈦与供货厂商签订订货合同组织起草编制合同商务条款主持召开厂商协调会和合同谈判根据综合评审结果，与中标厂商签订订货合同㈧组织项目采购组成员履行采购合同组织有关人员做好采买、催交工作组织有关人员做好设备/材料的监制、检验与试验、运输、现场接收等工作组织对所采购的设备/材料、应交付的图纸和文件催交；组织编制采购进展报告（月报），进行费用、进度检测，定期召开采购计划执行情况检查分析会，对存在问题，提出解决办法，并及时向采购部、项目经理和有关部门报告。㈨配合其它部门，落实材料控制、采购费用计划和费用支付工作配合控制部门，落实材料控制工作；进行设备、材料采购的进度跟踪和数量跟踪配合费控和财务部门落实设备/材料采购的费用控制，完成采购费用计划和费用支付工作㈩组织对项目有关采购文件、资料的整理和归档，编写项目完工报告项目采购结束后，对参加项目采购各岗位人员提出考评意见。第4页共50页组织对项目有关采购文件、资料的整理归档工作，编写项目采购完工报告（十一）完成领导交办的其他工作1.2采买工程师职责采买工程师的主要职责是：组织实施设备/材料的采买、催交、检验、运输工作。㈠协助采购经理对采买的全过程进行总的策划和实施根据报价情况和采购费用控制指标，制定还价策略，并处理采买实施过程中的各项采买问题编制合同协议书，特殊条款等合同文件，协助采购经理组织编制供货合同参加供货厂商报价的商务评审；主持召开厂商协调会并协助采购经理进行合同商务谈判编制询价文件商务部分，接受设计部门提出的设备/材料请购文件，发出询价，接受报价协助采购经理合理划分采购包，提出初步的所订购设备/材料询价厂商名单（短名单）。采买工作结束，整理询价文件、报价文件、评审文件、订单、会议纪要、往返传真等，交采购经理归档。㈡督促供货厂商按合同规定的期限提供技术文件和设备、材料以满足工程设计和现场施工的要求。协助催交工程师编制催交计划。第5页共50页组织供货厂商开工准备会议；催促供货厂商应提交的图纸和技术文件；组织ACF和CF图的提交和确认工作。组织供货厂商开工准备会议；催促供货厂商应提交的图纸和技术文件组织ACF和CF图的提交和确认工作。检查配套辅机和主要外协件的采购进展情况；检查设备的制造、组装、试验、检验和装运的准备情况；编制设备/材料到货状态报告；协助催交工程师在工作结束时，整理催交文件：本项目和厂商相互提交的图纸、文件、来往传真、备忘录、会议纪要等归档。㈢协助检验工程师组织实施设备/材料的检验工作协助检验工程师编制设备/材料总体检验计划。协助检验工程师组织预检会议，参加供货厂商开工准备会。根据设备/材料的具体情况，必要时组织中期检验会议和后期检验会议，以解决检验中发现的重大问题。检验工程师审查供货厂商提交的月度检验计划表，并及时参加检验和试验；组织审查供货厂商提交的文件，如焊接工艺、焊工清单、检验报告等，签发检验认可书。检验工程师进行交货检验，参加商品检验；签发不合格和需返工工件通知书。第6页共50页检验工程师对检验质量负责，负责对货物包装的检验，包括内外包装、标记是否合适，装箱资料是否齐全等。检验催交工作结束，整理焊接工艺、焊工清单、检验、试验报告、来往传真、备忘录、会议纪要、检验计划等检验文件，交采购经理归档。㈣督促、协调供货厂商和运输代理商按合同规定的要求，安全、完整地将合同项下的货物运抵施工现场，并及时地有预见性地发现问题并采取有效的措施，以防止设备/材料运输过程中的危险发生协助运输工程师编制运输计划，重点提出大型、关键、超限设备/材料的运输安排，包括运输前。准备工作、装箱发运检查、运输时间、运输方式及人员安排等。运输工程师负责装箱发运检查，运输准备工作。运输工程师按合同和现场的施工要求确定货物运输批次和装车要求，满足现场施工需要；运输工程师负责委托办理进口货物海关、保险业务。㈤完成领导交办的其他工作。1.3采购计划工程师职责采购计划工程师主要职责：编制采购项目详细进度计划及计划的跟踪和协调工作㈠落实工程项目的采购综合管理工作，指导综合管理工厂第7页共50页是采购文档建立、采购报告管理、采购费用管理和采购人工时统计工作，定期向采购部和项目控制部门报告采购进展状况。根据采购进度计划进行项目采购计划及计划调整，并编制设备/材料订单及分包商一览表。对采购目标进行数据统计分析，包括建立合格供货商台帐，合同管理台帐，采购变更台帐，材料到货台帐。建立采购工作文件台帐，采购联络函件目录，风险备忘录台帐，采购图纸、样本、说明书目录等。编制、分发、管理采购报告，如订单状态报告，检验状态报告，运输状态报告，到货状态报告，费用状态报告等。负责采购费用管理，包括采购费用计划，费用支付申请；采购人工时统计；直接材料相关费用管理。㈡参与采购部计划工作。参与编制项目采购详细进度计划。负责编制月采购详细进度计划。协助采购经理编制采购月报。根据业主要求编制周采购详细进度计划和周催交检验计划。协助采购经理对详细进度计划的执行进行监测。㈢协助采购经理处理与业主之间的审批文件、会议纪要、往返传真等。第8页共50页协助采购经理报送采购计划和短名单的审批。协助采购经理报送采购中标结果的审批。负责处理业主参加的技术评审会的日常管理工作。㈣完成上级交办的其他任务。1.4采购催交检验工程师职责采催交检验工程师主要职责：组织实施设备/材料的催交、检验工作㈠协助采购经理对设备/材料催交的全过程进行总的策划和实施负责实施设备/材料的催交检验工作，督促供货厂商按合同规定的期限提供技术文件和设备/材料以满足工程设计和现场施工的要求。有预见性地及时发现问题并采取有效措施，以防止交货进度拖延。催交工作贯穿于合同签订后直到设备具备装运条件的全过程。催交工作结束，整理催检报告、会议纪要、往返传真等，交采购经理归档。㈡负责实施设备、材料的催交检验和监制工作，确保设备、材料的质量和进度符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题和迟交货物影响工程建设。协助采购经理编制催交检验计划。开工准备会：关键设备或定型设备，在合同签订一个月内，第9页共50页召开供货厂商开工准备会。明确执行主管：制造周期长的大型复杂设备的采购合同，应要求供货厂商明确执行主管，使出现的问题能及时获得解决。检查供货厂商主要原材料、外协件和配套辅机的采购进展情况。检查设备的制造、组装、试验、检验和装运的准备情况。项目催检月报：定期汇报项目合同执行情况。催检报告：根据具体催检情况编写催交检验报告给采购经理。催交函：根据催交计划评估供货厂商的进度状态,确保全部关键控制点的实施与合同或施工规定的日期相一致。如果不符，应通过电话与其联系，发催交函或到制造现场核实。㈢完成领导交办的其它工作1.5现场采购综合管理工程师现场采购综合管理工程师主要职责：现场采购服务管理工作㈠现场开箱检验和入库、供货厂商现场服务管理、现场零星材料的采购等工作。编制到货台帐和运输状态报告，货物安全运抵现场后，会同现场相关人员组织卸车，将货物卸至现场指定位置，并办理相关清点和移交手续。第10页共50页制订开箱检验方案、落实检验措施。确立开箱检验依据。开箱检验结论及其他工作。完成开箱检验记录。检验合格的设备/材料入库。不合格品的处理。㈡现场零星材料采购协助采购经理建立材料和设备短缺、损坏和丢失时的处理程序。对材料和设备短缺、损坏和丢失实施现场零星采购。按进度要求跟踪催交，确保零星材料及时运抵现场。现场零星材料入库。㈢供货厂商的现场服务人员管理。根据现场项目部的要求及时联系供货厂商服务人员。负责现场与供货厂商现场服务人员协调。厂商现场服务结束，填写和签署“供货厂商现场服务记录”中的相关栏。㈣出口设备、材料当地清关、报关、商检、内陆运输确定当地货代，签订货代进口清关、报关、运输合同。协调中国货代与当地货代关系，做好进口货物出港交接工作。编制、收集及提交进口货物所需文件资料，编制出口货物跟第11页共50页踪状态报告。㈤完成上级交办的其他任务1.6国际商务工程师职责国际商务工程师主要职责：确定货代；制订发货计划；执行国际运输；跟踪及后继服务工作㈠确定货代，签订货代出口运输合同，执行出口运输工作。编制出口货物运输询价文件确定货代，签订出口货物运输合同。执行货代出口运输合同。港口监装工作。跟踪出口货物运输状态。货代运输合同款支付工作。㈡编制、收集及提交出口货物所需文件资料，单位检查与维护关系申领出口收汇核销单，并做好网上口岸备案工作（国家外汇管理局安徽省分局）。收集、整合、编制装箱单及报关商务发票工作，并保证单据的及时性、准确性（海关）。核定出口货物H.S编码工作，并保证其准确性、有效性（货代）。收集并提交出口货物商品属性资料、图纸文件（海关）。第12页共50页收集并提交项目文件，办好出口货物商检代理工作（进出口商品检验检疫局）。申领原产地证工作（中国国际贸易促进委员会安徽省分会）。收集并提交公司资质文件（海关）编制出口货物包装方案及运输方案（供货商/制造商。编制出口货物跟踪状态报告。预测可能影响出口货物运输的因素，并提出预防措施和解决办法。提交箱单、提单、发票、保险单等文件（业主/现场）。及时催交出口退税文件（货代、公司财务部）。接受上述相关单位的核查工作（海关、检验检疫局、贸促会、外管局）。及时办理公司出口货物资质证书的换证工作。协助部门，做好上述单位的年度关系维护工作。总结出口货物报告。㈢做好出口货物协调、交接工作协调供货商/制造商与货代关系，做好出口货物进港交接工作。协调货代与业主/现场关系，做好出口货物清关、运输、进场交接工作。协调货物、资料催交工作。第13页共50页㈣完成上级交办的其他相关事项1.7采购综合管理工程师职责采购综合管理工程师主要职责：采购过程的文档管理和发票管理及建立采购进度台账、供货商变更资料管理等。㈠建立采购合同台帐、入库单和发票的移交技术请购文件的接收和扫描，招标文件的登记和发送。中标厂商资料入库，采购合同的扫描和入库。合同台帐的录入和建立。入库单的登记和移交。发票台帐的建立及发票的入库。㈡采购过程的文档管理和发票管理及建立采