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教辅图书如何合理备货北京诚明联创管理咨询有限公司主讲人:方其林2019/9/132教辅图书供应链表现形式教辅图书交付计划纸张、稿件、图书授信、经销合约、结算单据客户需求、订单、数量、信用退货、化桨付款信息流物流资金流信息流物流资金流供应商印厂分销商客户2019/9/133库存存在有主要原因减少供货与渠道需求之间冲突；预期库存，减少缺货可能性；出于稳定经营的目的。服务成本可承受财力期望的服务水平2019/9/134教辅业库存的缺点库存是掩盖所有问题的“万恶之源”……2019/9/135库存图表（一）库存掩盖所有问题成本问题效率问题销量问题交货问题库存水平2019/9/136库存图表（二）降低库存暴露问题成本问题效率问题销售问题交货问题库存水平2019/9/137库存不是资产而是负债！教辅业库存的缺点2019/9/138一个需思考的问题？教辅分销管理中的库存问题、采销平衡问题……怎样管制?……谁来做?……第一部分教辅备货组织库存控制在书业中的关系销售销售采购采购出版出版财务财务库存控制库存控制储运储运2019/9/1311书业库存控制流程原则备货定量原则。确保采购员依据相同的方法作出相同的决定。简单技术原则。确保日常备货操作可以简单有效的运作。定量决策原则。依据定的判断规则，可以实现库存管理的有效性。异常情况报告原则。利用库存异常情况报表，可以尽早发现并控制异常情况．适当信息深度原则。采购依据来源于物流与销售的营销信息。2019/9/1312一、教辅采购组织职能调查、分析和评估省内图书市场以确定客户需求和采购时机。收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。分析、评估、选择、淘汰、确定出版商和收集供应商的出版发行信息。制订并有效管理采购计划。改进采购工作流程和标准。通过少的流通环节，减少库存时间，以达到图书周转的目标。管理和培训采购人员，以确定产品符合客户需求。分析、掌握出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽谈签订年度供货合同，并督促履行合同。填报供应商订单，进行业务跟踪及处理来货差错和损耗。监督落实分书计划。收集、汇总、汇报图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。制定并实施进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。及时处理图书日常添、订业务。协助财务对账和清理账务。定期向出版社填报库存，并据此拟订并执行图书采购付款计划。2019/9/1313二、采购组织的作用与架构1、5R原则：Rightsupplier从合格的出版商处Righttime在需求的时间內Rightprice以合理的折扣Rightquantity取得正确数量Rightquality符合品质要求的图书与服务2019/9/1314二、采购组织的作用与架构管理层次采购方法谈判预算训练员工減少成本工作层次跟催做纪录处理付款处理物料申请处理报价单比较价格战略层次采购研究长远计划评估供应能力制定政策2、采购组织的职能传统方法：比较被动现今方法：比较积极及具策略性2019/9/1315三、采购主管的工作职责库存控制〔30％〕：全面掌握与系统分析渠道销售系统内“进销存”数据，实时把握市场化图书产品销售趋势，各环节的图书存货以及出版商生产进度；及时调整公司图书库存，降低图书滞库率。图书采购资源配置（30％）：制定公司年、季、月度采购、销售衔接计划，根据销售月度滚动销售计划，制定月度要货计划；并根据市场需求趋势与实际销售状态，修正计划或调度图书资源，及时响应市场变化；减免供货上“多与不足”现象。分析采购偏差〔10％）：对各渠道销售计划进行审定，监督执行，分析与研究出现偏差的原因，调整采、销期量标准；提供渠道销售折扣政策的建议方案。核查库存（10％）：对物流配送进行动态跟踪监控，旺季每天查对库存一次，淡季二天查对库存一次，并及时与客服专员、销售外勤调研分析下线代理商库存动态，便于调剂市场库存。出版商对接（10％）：每月按时提报公司库存，核对出版商采购应付款动态，并针对出版商授信政策提报应付到货采购款，维护公司与出版商客情关系。出版资源整合（10％）：随时收集市场教辅图书信息，并对供应商进行评估，提供优化公司产品结构建议。参加出版业春、秋两季图书订货会。2019/9/1316四、采购业务员工作职责执行公司教辅图书采购计划。负责建立所管理的图书供应商档案并有效管理。负责图书采购协调与沟通。负责图书供应信息、资料和内部采购信息收集、整理、分析和传递。收集、汇总图书销售及库存动态，及时调整库存结构。处理图书残次品及积压图书调、退货。及时处理图书日常添、订书业务。与物流部、财务部核对当月图书采购与退货。定期向出版商填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执行教辅图书采购付款计划。产品采购信息的录入，并按程序提报。定期向采购经理提报图书采购报告。不定期协调助财务部、物流部进行库存盘点；2019/9/1317五、采购组织管理模式专人负责制；集中采购，统一配送；采、分、退一条笼；第二部分教辅备货原则2019/9/1319一、教辅图书库存控制的关键问题何时必须补货——订购点的问题必须补充多少货——订购量的问题应维持多少货——存量基准的问题2019/9/1320一、教辅图书库存控制的关键问题1、教辅订购点的问题所谓订购点，是指当存量降至某一数量时，应即刻请购补充的时点或界限。一旦订购点抓得过早，则将使库存积压。倘若订购点抓得太晚，则将造成缺货，甚而流失客户、影响信誉。因而订购点的掌握非常重要。2019/9/1321一、教辅图书库存控制的关键问题2、教辅订购量的问题所谓订购量，是指当存量到达请购点时，决定请购补充的数量，按此数量报订，能符合最高存量与最低存量的基准。一旦订购量过多，则教辅形成积压，若订购量太少，库存不足引起断货，且订购次数必然增加，同时也提高了订购成本。2019/9/1322一、教辅图书库存控制的关键问题3、存量基准的问题存量基准包括：◇最低存量◇最高存量2019/9/1323二、教辅图书备货原则教辅采购员必须遵循的备货原则为：勤进快销原则；以需定进原则；适价原则；高流转率原则。2019/9/1324三、教辅采购备货的作用图书销售公司经营的必要前提；是控制成本和销售利润的主要手段；可以帮助公司洞察教辅图书市场的变化趋势；是科学控制库存的开端；决定公司库存周转的速度；过量采购造成过高的存货储备成本和资金积压少量采购则无货可销而造成再采购成本提高2019/9/1325四、教辅图书采购特点政策性。教辅图书开发受国家教育政策影响较大，教辅必须与教材同步，同时面对的是特定的消费群—学生，教委干预与新华书店特有资源的垄断性较强。季节性。教辅图书与学年段同步，分为春、秋两季销售期。地域性。教育体制改革，教材版本地方化，导致教辅图书地域性特别强，一纲多版。层次性。教辅图书市场分为高中段、初中段、小学段、学前段不同层次。多样性。按教辅图书市场可分为应试类、同步类、试卷类、阅读类、素质教育类的多样性。目前市场不同的教辅图书品种高达上万个品种。2019/9/1326五、教辅图书采购类型目前书业公司教辅采购类型有：自型出版；购断采购（经销和代销）；租型采购；受托采购（出版商寄售）。2019/9/1327六、教辅图书采购方法按采购订约方式分类口头采购（目前不被出版商所接受）；传真采购（多数后期补货采用）；试控性采购（对于新产品采用）；订约采购（以年度经销合同约定方式进行采购）2019/9/1328七、采购备货管理内容采购备货计划的编制；采购备货的实施。包括首次备货报订与日常备货报订。采购备货的监控。采购人员监控；采购流程监控；采购结算监控；采购信息的收集和使用；教辅库存控制。2019/9/1329八、教辅图书采购流程收集市场需求信息与查验教辅库存；制订采购计划（与市场销售和库存动态）；与出版商协商，发出采购订单；运输进货与进货控制；到货验收、入库；采购对账与结算；教辅退货与考评。第三部分教辅备货需求分析2019/9/1331一、教辅需求分类1、库存管理所面临的困难教辅图书批量大，品种多，我们应针对每种图书采用不同的控制方法与流程。没有一种库存管理方法可以适应所有品种。市场需求存在变数，破坏性因素太多，无法准确预测市场需求。2019/9/1332一、教辅需求分类2、需求分灰应考虑的要素：需求的确定性分析；需求的趋势或形状；需求的频度；需求量的水平；需求的成本水平；产品的销售周期。2019/9/1333一、教辅需求分类3、需求的趋势或形状稳定需求趋势趋向变化趋势周期变化趋势2019/9/1334二、需求的频度分类1、快速需求024681012144月6月8月10月折线图1教辅快速需求图2019/9/1335二、需求的频度分类2、漫速需求概率变大需求量变大2019/9/1336二、需求的频度分类3、产品生命周期投放期成长期成熟期下降期退出期最长的周期2019/9/1337需求分析的关键第四部分教辅备货计划要素分析2019/9/1339一、教辅备货计划的内容教辅图书采购计划的内容包括以下几个方面：编制教辅图书目录表。为了保证采购图书适销对路，采购员必须根据渠道与学生需求，制定产品组合，编制产品目录表，确定重点采购图书、辅助采购图书、关联采购图书的比重，通常三者的比例大致为70%、20%、10%。制定每个采购项目的采购计划。采购项目内容包括出版商、图书系列、学科、版别、数量、码价、折扣、总码洋、总实洋等。货源组织。参加书业年度订货会，每年度分为春秋两季订货会，春季订货会一般在北京举行，秋季订货会举办地存在不确定性，应举办方而定。通过图书订货会与各出版商进行贸易洽谈，选定意向的供应商及发行政策。确定采购进度及相应的采购批次。采购进度应考虑以下几个方面问题：一是教辅购销规律。教辅是季节性特别强的产品，应遵循季前采购、季中补货、季后压缩的采购策略。二是领先策略。教辅上市时机很重要，采购时间应能配合领先上市的策略。比如高三教辅，如果在高三学生补课后上市，会导致教辅无法销售。三是库存水平。决定采购量或采购时间的因素包括采购周期、日均销量、安全存量、采购批次及批量、销售时段等因素。2019/9/1340二、教辅采购预测的一般程序明确采购预测目标。采购预测是建立在营销调研基础之上，依据销售部门编制销售计划编制。收集、分析有关信息资源。对上游出版商可提供教辅资源、渠道代理商需求信息、学校与学生变动情况等资源进行收集与分析，找出市场销售的规律性，便于销售与采购预测。选择预测方法。根据渠道销售历史数据、公司新财年度产品组合计划、出版的供应能力，渠道的选择及代理商的经营能力，对教辅图书市场的进行趋势分析，预测教辅图书销量。分析评价预测方法与预测结果。新财年5月份，公司应召开年度营销会议，采购与销售联合召开营销分析会，会议由总经理主持。编制年度预测报告。经营销分析会进行论证后，销售部与采购部应在论证的基础上形成新财年销售计划与采购计划，提报总经理审批签发。2019/9/1341三、影响采购计划与预测因素1、教辅市场需求预测采购人员须了解教辅图书市场特性，贴近市场才能有效控制采购，采销对路，现将教辅图书采购预测要求列示如下：教育管制。影响教辅图书需求最基本的经济因素，从市场来分析就是教育管制情况，教辅图书是否可以进课堂，很大程度上受教育干预较大。9年义务教育法规明文规定，不允许学校组织教育图书征订，从而对教辅图书销售影响较大。而对教辅图书购买，学校教师取决定性的因素。高中段虽然已实行市场化，但仍就受教育自身经济利益的影响，和新华书店固有的垄断资源控制，对教辅图书销售受阻。学生人口因素。教辅图书的消费者主要是学生，学生基数越大，对教辅需求市场总量越大。目前由于我国实行计划生育影，学生总量总体上呈下降的趋势。学生购买心理和行为。我国是应试教育国家