采购管理LIN

1采购管理健峰管理技术研究学院顾问师﹕林甘霖2目录一、前言二、身为采购人员的行为规范三、采购概述四、采购含义五、采购范围六、采购控制七、采购作业流程八、采购预算与数量管理九、采购流程十、采购的报表与单据十一、国际化采购十二、供应商管理十三、交期管理十四、成本管理十五、询价、议价、谈判的条件与技巧3前言（一）长久以来，从事采购管理的专业人员大多数并未得到应有的肯定与尊重。其中因素很多，有些可能是企业主管人员先入为主的观念，总认为「买比卖容易」，认为钱在手上，应该没有买不到的产品或服务，因此总认为采购人员品德、操守为先，专业其次，所以现今一般企业的采购人员无法把公司所给的期望得以实现。处于今日全球化的时代，采购人员应该要发挥更大的格局，必须转换观念，重新定位自己的价值，为公司创造更有利的采购价值。4前言（二）：只有三流的企业会压榨供应商的单价来降低成本较多的企业会把采购人员定位在“采购就是杀价，越低越好”，这是个很大的误区。价格得到一定的成本，要想在价格上有突破，采购人员必须具备采购工程师的专业、技术分析能力与采购技巧，而不是乱杀价。单价低不等于成本低；单价高也不等于成本高。所以一流的企业要会协助供应商提高利润、降低成本；二流的企业是降低自己内部的成本而降低成本；只有三流的企业才会压榨供应商的单价来降低成本。51.采购人员的天职是什么？2.采购的三大流程？3.采购的三把刷子？4.如果有人问你采购的意义和价值何在？你会怎么回答？问题：6壹、身为采购人员的行为规范采购工作要做好，采购人员必须要有正确的服务理念。首先应有四不原则之观念：「不贪图利益、不被人利用、不正当不做、不做违法事」；而采购人员对自己的行为也要有所规范，才有办法推动成本及供应商之绩效管理，其个人行为规范，应注意以下事项：71.对雇主的忠诚2.利益冲突•例如：采购人员若与其私人有进行投资的供应商进行采购作业时，便会让人有图利自己的合理怀疑，这种情况应该绝对禁止。3.对待供应商的公平性4.礼物与赠品5.午餐、晚餐及邀宴6.机密资料的处理7.商务出差与供应商同行8.采购为自己所需89.画大饼10.回扣与互惠的行为道德规范是优秀采购人员所必须具备的，且不可或缺的基本美德，虽然有些状况并不是可以很明显地加以判断，但一个通用性的准则是，只要供应商的行为足以影响采购人员在执行业务上，做出对供应商有利的决定时，就必须谨慎处理。9贰、采购概述(采购流程图)1﹑在企业里﹐采购部门的重要,有哪些因素呢?1)物料成本最少占总成本的50%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那就会影响公司的经营；如果所购得的价格过高，那将会直接影响到销售与利润,进而影响到市场；反之，购买单价偏低，其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。102)采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高，所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压..ppt周转率例子.doc3)采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.4)采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期.115)采购部门所得到的任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长.6)采购部门在与供应商谈判单价或任何条件时，都必须站在公司的立场谈判﹐并要知已知彼才能百战百胜﹐所以谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。7)在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用技巧与智能才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策.122、采购的组织结构与职能1).采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚.2).采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范.3).采购部门所有人员应具备采购相关知识、要反应快、要有成本的概念等﹐所以不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.134).采购组织(参考)图﹕采购经理原材类经理助理五金类包材类塑胶类采购课长14采购职责一个企业必须对各部门的职责予以明确，这样才能让各部门各司其职并相互协调运转。15部门职责在不同的企业中，企业的高层管理者分配给采购部的任务及所赋予的权力不太一样，但采购部作为企业中的一个独立职能部门，它至少要负担下列几方面的责任：拟定、修订、落实、监督采购管理制度的执行。新供应商之开发、相关市场调查及相关信息。参与供应商之评鉴与考核。供应商管理及数据建立及合格供应商的名册。各种原物料、新素材之收集与提供。通过各种途径降低采购成本；不断开发优秀的新供应源；16原物料供应及价格动态之调查与反应。原物料品之询价、比价、议价。采购合约书之拟定。采购物料的品质、数量异常反应与处理。进料日期之控制，异常之报告及逾期之处理。配合报关单位做好供应商之转厂核销。交期跟催及交货异常处理。订单变更处理与联络。协助呆料与废料的预防与处理。办公行政用品、设备、劳保用品的购买与维护。负责样品物料的采购。采购相关资料的分类、整理、归档。供货商付款整理及审查核对。17人员职责虽同在采购部工作，但不同采购人员的具体职责有很大的区别，随着职务的升迁，其职责会偏向规划、协调、监管等管理职能，而一般的采购人员的具体工作主要集中在下单、催货、对账等具体操作上。18采购经理的主要工作职责编制年度采购计划及预算；制订采购部年度工作目标；追踪全球及本地市场物料的供求趋势，及时调整采购策略；根据生产计划及极限库存，制订物料供应计划并组织实施。选择、评审合格供应商，建立供应商信息档案。与供应商建立并维持良好的合作关系；订立供应商采购合同，并建立合同档案和合同执行情况进行监督。安排部门工作，监管下属工作表现；完成上级交办的其它各项工作。19采购主管的主要工作职责为下属分派具体的采购工作；负责主要/关键原材料的采购；走访主要供应商，推动采供关系良性发展；参与、指导采购人员作好谈判工作；参加跟采购部有关的日常会议，保持与其他部门的良好关系；指导采购员解决采购过程中遇到的问题；对供应商进行考核；对下属实施教育培训；完成上级交办的其它各项工作。20采购工程师的主要工作职责了解物料的市场供求变化及价格趋势；开发新供应商及开发新物料；对采购价格进行分析；与其他部门一起评估供应商所呈交的样品；制定采购部有关技术、品质文件；与其他部门一起处理有关技术、品质问题；与其他部门一起对供应商实施现场评审；完成上级交办的其它各项工作。21采购员的主要工作职责发放订单、采购一般物料；处理原材料数量及品质问题；处理付款操作中的问题；与采购主管或采购工程师走访供应商；分包商之报价,订料单,付款条件,交期等权责内之审查；做好请购单和订料单的消帐工作以及库存帐的记录；确实掌握主要原料价格及供应状况；主要原材料供应来源之调查及掌握；工程及修造项目发包、议价、签约；外发加工之议价及签约；其它上级交办事项及专案处理.22采购文员主要工作职责整理、归类采购部文件、资料、记录，接收及派发文件；收集、整理采购单据及报表；统计采购数据；处理采购部其他杂务工作，如申请文具、报销交通费、差旅费等；完成上级交办的其它各项工作。233、采购人员的素质与要求工作技能方面–相关专业大专以上文化–优秀的管理沟通与协调能力–熟悉物料市场行情–熟悉对相关材料的制作–熟悉供应商评估考核–良好的口才与心理素质，善于谈判议价的能力（国外采购则要求懂得国际贸易知识）–e时代的软件要会熟练操作24人品道德方面–对企业所负的职责要认知，不可存有私利的心态；–要学会拒绝供应商的贿赂；–采购人员本着为企业节约资金的角度出发，才能带来企业成本的下降；–例：通用公司百年老店用人有一条规定：如发现采购人员品性不端，坚决将其清扫出门。25采购人员作业水平的提升–学习深厚的与所采购物料相关的专业知识模具知识品管知识物流知识外语水平战略眼光–培训企业内部培训–企业的采购程序–供应商的基本情况–企业所使用的物料情况企业外部培训26叁﹑采购的含义狭义的采购(purchase)﹐系指限于以“购买”(buying)的方式﹐由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程﹐亦即所谓的“一手交钱﹐一手交货”或“银货两讫”。换句话说：在狭义的解释之下﹐买方交“银钱”转让给“卖方”﹐而卖方将“货品”转移给“买方”﹐在买卖双方的交易过程中﹐一定会发生“所有权”(ownership)的转移及占有。27广义的采购﹕租赁﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品的使用权。借贷﹕即一方以无需支付任何代价的方式﹐取得他人物品的使用权。交换﹕在货币经济尚未兴起之前﹐人类之间的交易行为﹐多以“交换”(barter)方式来进行，所以交换应该是最古老的采购途径。征收﹕这是政府以有偿或无偿的方式﹐取得民间物品的使用权或所有权。28肆﹑采购的范围所谓采购的范围﹐指采购的对象或标的﹐含盖了所有的物品及劳务。物品指原料﹑物料﹑机具及设备﹑模具﹑事务用品等……劳务是指技朮﹑服务(售前﹑售后﹑专业服务)﹑工程发包……29伍.采购控制1.采购要求有哪些原则?1.1.适价﹕大量使用与少量使用﹐长期使用与短期的价格往往有差别﹐所以一个合适的价格有下列步骤﹕a.多方面询价b.比价c.自行估价d.议价1.2.适时﹕在订购与采购计划中要恰到好处﹐采购过早会增加资金积压与场地的浪费﹐过慢造成停工待料﹐所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅﹐又可以提高市场竞争力与节约成本.301.3.适质﹕采购材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重视﹐而品质成本是间接的﹐这就是一般老板所忽略的。俗话说﹕“价廉物美”才是最佳的选择﹐所以偏重任何一方都会增加成本.1.4.适量﹕采购量多价格便宜﹐但不是量大就好﹐必须考虑资金﹑场地以及周转率及成本﹐所以物料需求计划，采购必须以最经济的采购量为宜.1.5.适地﹕供货商要在公司附近﹐因为这样可以降低运费而配合度也高﹐如果无法在公司附近，必须以5公里划圆以此类推﹐才是上上策.312.采购有哪些方法﹕2.1.采购地区分类﹕a.国内采购b.国外采购2.2.按采购方式可分为﹕a.直接采购﹕直接向物料生产厂商进行采购b.委托采购﹕由代理商或贸易商采购c.调拨采购﹕由几个分厂将过剩物料进行调拨或支援采购2.3.按采购政策可分为a.集中采购﹕由供应部统一采购b.分散采购﹕由各分厂自行采购322.4.按采购性质可分为﹕a.公开采购b.秘密采购c.大量采购d.零星采购e.特殊采购f.普通采购g.正常性采购h.投机性采购i.计划性采购j.市场性采购332.5按采购时间分为﹕a.长期固定性采购b.非固定性采购c.计划性采购d.紧急采购e.预定采购f.现金采购2.6.按采购订约方式可分为:a.订约采购b.口头电话采购c.E-mail采购d.试控性订单采购342.7.按采购价格方式采购﹕a.招标采购b.询价现购c.比价采购d.议价采购e.订价收购f.公开市场采购353.采购交易条件有哪些?3.1.交期地点3.2.包装及运输方法3.3.付款方式3.4.品质标准3.5.不可抗力的天灾异常处理3.6.违约责任3.7.诉讼地点3.8.其它364.什么是经济订购量﹕经济订购量是指在存货总成本最低情况下所订购的批量﹐存货总成本包括哪些﹕4.1.订购成本:随订购量的增加而减少a.请购手续成本b.采购成本c.验收成本d.入库成本e.其它成本374.2.存货储备成本﹕随订购量的增加而增加.a.存货的品质维持需要资金的投入b.搬运成本c.仓储成本d.折旧与呆滞成本e.其它(保险费)4.3.物料订购价格﹕在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决定.385.采购品质采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质﹑功能﹑规格等要求﹐不可任意与随便﹐差不