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采购管理主讲人：leevo采购管理商品立项订货流程退货流程补货流程自动报警参数设置供应商清理、合并管理预收货批次库存调整1.1、商品立项------流程图编辑商品立项清单质检初审物价审核确认立项清单单据审核二级公司编辑商品立项清单总部单据审核编辑商品立项清单编辑商品立项清单编辑商品立项清单确认立项清单商品销售范围指定1.2.1、商品立项------流程说明1)、立项只完成把商品资料及相关信息进入到总部进销存系统，至于该商品要到哪个门店销售，对应物流模式、默认供应商和结算方式、价格的指定由另外的“商品销售范围指定”模块来完成；即若商品要在房山华冠的分店正常销售，则需完成商品的立项和销售范围的指定两个环节。1.2.2、商品立项------流程说明2)、新品和旧品：某一商品(商品编码或条码)在系统商品资料库(总部或门店)中没有相关资料，则此商品(总部或门店)认为是新品，对此引进的商品立项就是新品立项；相反则被总部或分公司认为是旧品，旧品立项是此商品(总部或门店)已有其商品资料，旧品立项只是通过立项程序重新引进新的供应商。1.2.3、商品立项------流程说明3)、价格方面：(1)、新品立项需由总部物价小组审核供应商进价、公司售价，立项完成后公司售价为物价新指定的售价；旧品立项时物价只需审核新引进供应商的进价，公司售价须与现有商品资料中的售价相同，在立项时是不可改动的；(2)、当总部采购管理本部做了“商品销售范围的指定单”，并审核后，不经过总部物价室指定售价，系统自动按门店的加价率调整商品的售价，然后把相关的商品资料直接传到对应的门店；1.2.3、商品立项------流程说明(3)、若原该门店已有此商品的基本资料，此时认为是旧品重新指定商品的销售范围，那么门店的原售价不能更改，保留原有门店的售价，只完成旧品的新供应商指定到门店；(4)、若原该门店没有此商品的基本资料，此时认为是新品指定商品的销售范围，那么系统须按门店该商品对应类别的加价率，自动生成其在指定门店的售价。1.2.4、商品立项------流程说明4)、配送公司资料：(1)、在总部的“商品销售范围的指定单”模块中，对商品指定销售范围或管理各公司的物流模式时，如果指定或更改后的物流模式为直通、配送时，同时也必须指定对应的配送仓库，则系统自动地把对应商品资料及相关供应商等信息传到指定配送仓库；如果指定或更改后的物流模式为直送时，系统就按正常指定的门店把相关资料传过去。1.2.4、商品立项------流程说明(2)、当要求系统自动传商品资料到对应配送仓库和配送门店时，对于供应商、默认供应商、进价和公司售价等基本信息方面的内容都与其它公司正常销售范围的处理一样：其中配送仓库和配送公司的售价用配送公司价率自动调整售价；物流模式对于配送公司和配送仓库而言其实基本就没有用处，除非是以后配送公司下设多个配送仓库并且之间还有业务方面的往来，目前对配送公司下所有商品的物流模式，都可以直接定义为直送的物流模式。1.2.5、商品立项------流程说明5)、倒扣商品注意事项：(1)、在旧品立项时，合作倒扣(29)结算方式的商品在旧品立项时，不能再立项为代销或购销的供应商结算方式，即对于一个单品如果新品立项成了倒扣的结算方式，就不得再旧品立项成其它的结算方式；(2)、在立项程序模块的“基本资料”的窗口中，经营类型不能手工新增或修改，经营类型不再是用户立项时是否记库存的标识了，只作了后台程序处理的一个标识；为了解决后台日结程序在处理算法、效率方面的问题，如果新品立项成了29(合作倒扣)的结算方式，后台程序自动地把其商品的经营类型定义为“联营”。1.3.1、商品立项------立项作业新品引入1）、供应商手工填写或机打新商品报价单，盖章确认，采购员与之洽谈；2）、达成协议后，采购员填写新品推广表，经营运部市调3）、召开新品确认会4）、经会后通过的新品，助理填写新增商品表5）、交部门主任确认签字，采购经理确认签字、物价小组确认签字6）、交信息部录入商品信息1.3.2、商品立项------立项作业旧品引入1）、系统已有商品与供应该商品供应商之外的供应商绑定，实现一品多商。2）、操作同新品引入。2.1、订货流程------流程图输入大类、输入店号、供应商输入大类、录入店号、商品编码选择编辑订货/配送申请按单品编辑订货申请产生订货申请单按大类生成订货审批单保存2.1、订货流程------流程图(续)产生订货审批单新建单据按单品编辑订货审批单按大类编号确认订货单订单类型产生普通订单普通订单长期订单批发订单单据审核单据审核确认生成2.2订货流程------流程说明1)、订货总部、门店都可以进行；如果订货单的物流模式为直送，则订货单直接传至厂商，供应商把货送到门店；如果订货单的物流模式为配送，则订货单由总部订货人员传至厂商，供应商把货送配送中心，再由配送中心把货送门店；2)、所有订货单只能由制单人审核生成订货审批单；所有订货审批单只能由制单人来审核生成订货通知单。2.2订货流程------流程说明3)、订单必须由采购员确认签字，2.3订货流程------订货作业二级公司、总部1）以下情况，采购员需在【采购管理】/【订货】/【编辑订货审批单】中编辑订单，检查无误后做单据审核，同时打印传真(或从网上发布)给供应商；a）日常对配送中心库存商品下订货单；b）在新品引入或新开店时，需向门店直接下首批订货单（包括直送、直通商品）；2）门店、配送中心根据订单验收后，采购员可【经营管理】/【商品验收】/【查询验收单】，监督检查收货情况。2.3订货流程------订货作业门店1）门店人员在门店的【采购管理】/【订货】/【查询订货单】中查询订货通知单；注：传真或在EC网站上发布的订单包括《直送商品订货单》和《直通商品订货单》。3.1退货流程------流程图退货申请单（分店）退货审批单（二级公司）批次物流模式单据审核直送直通、配送3.1退货流程------流程图（续）是否为代销财务审核退货单（二级公司）检查金额财务否决退货单退货通知单退货审批单（总部）选择返配方式结算方式财务退货审批（总部）检查金额财务否决退货单产生退货单返配通知单代销通过否否决退货返配购销直送直通、配送通过否决3.2退货流程------流程说明1、退货流程说明1)、所有退货申请均由分店、配送中心提出，然后上传分店、配送中心所属的二级公司；2)、二级公司对所有的退货申请单进行审核，审核完后，如果商品的物流模式为直送，结算方式为代销，则生成退货通知单；如果商品的物流模式为直送，结算方式为购销，则生成退货审批单传“退货财务审批单”；如果为其它商品，则退货申请单上传总部“退货审批单”；3.2退货流程------流程说明3)、财务审核退货审批单有两种操作：通过和不通过，如果‘退货进价’=‘未记帐未结货款’+‘已记帐未结货款’则选择通过；如果‘退货进价’‘未记帐未结货款’+‘已记帐未结货款’则选择不通过；4)、在总部退货审批单模块中审核退货申请时，如果选择返配的方式为‘返配’，则生成返配通知单；如果选择返配的方式为‘退货’，则会生成配送中心的退货单；3.3退货流程------作业流程门店作业1）、门店、配送中心的录入员在【采购管理】/【商品退货】/【退货申请单】中，对欲退货的商品做退货申请，审核完后生成退货申请单上传二级公司；2）、门店、配送中心的传单组在【采购管理】/【商品退货】/【打印退货通知单】中，打印在二级公司生成的《退货通知单》传各柜组，各柜组把欲退的商品打好包后传到理货区；3）、在供应商来退货时，理货区在【采购管理】/【商品退货】/【退货单】中做退货；3.3退货流程------作业流程二级公司作业1）、采购员在【采购管理】/【商品退货】/【退货审批单】中，审核所有门店、配送中心传上来的退货申请单；2）、财务人员在【采购管理】/【商品退货】/【财务审核退货审批单】中，审核所有购销的退货审批单，如果选择‘通过’，则生成退货通知单，如果选择‘不通过’，则生成财务否决单；3.3退货流程------作业流程总部作业1）、采购员在【采购管理】/【商品退货】/【退货审批单】中，选择返配的方式，如果选择‘返配’，则生成返配通知单，如果选择‘退货’，则一步生成配送中心的退货单检查审批分管分类的退货商品；退回给供应商的单据如果结算方式为购销，则需由财务人员进行审核；a)门店及配送中心根据《退货通知单》退货至供应商，根据《返配通知单》退货给配送中心或中转仓；b)采购员可在【采购管理】/【商品退货】/【查询退货单】中查询门店及配送中心的退货单；3.3退货流程------作业流程注：退货货申请审核后系统按规则自动拆分，拆分原则为：物流模式为直送的商品生成《退货通知单》，物流模式为直通、配送的商品生成《返配通知单》。4.1补货流程------流程图输入大类、店号、商品编码补货申请单（分店、配送中心、二级公司）补货申请单（总部）产生补货申请单查看补货申请数据（二级公司）产生补货申请单查看补货申请数据（总部）单据审核单据审核4.1补货流程------流程图（续）直送代销自营订货审批单配送审批单按规则生成订货审批单/配送通知单（二级公司）按单品编辑订货审批单（二级公司）按规则生成订货审批单/配送通知单（总部）产生直送订货审批单上传订货流程选择生成方式：自动、直送、直通、配送单据审核单据审核是否4.2补货流程------流程说明1)补货申请可由分店、配送中心、二级公司、总部提出；2)对于分店、配送中心、二级公司提出的补货申请单，如果为直送、代销、自营，则传二级公司“按规则生成订货审批单/配送通知单”，且只能生成直送订货单，如果为其它，则补货申请单上传总部；3)总部做的所有补货申请单均在总部进行审核；4)在总部的“按规则生成订货审批单/配送通知单”，可以选择四个生成方法：自动、直送、直通、配送，如果为自动，则按物流模式来生成单的类型，物流模式为直送生成直送订货审批单，物流模式为直通生成直通订货审批单，物流模式为配送生成配送审批单，如果选择直送、直通、配送，则强制生成直通订货审批单、直通订货审批单、配送审批单；4.3补货流程------作业流程门店1）、门店采购员对欲补货商品在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】做《补货申请单》，审核后自动上传至二级公司；4.3补货流程------作业流程二级公司、总部1）、采购员对欲补货商品在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】做〈补货申请单》，审核后自动上传至二级公司；2）、采购员按时在【采购管理】/【补货】/【补货申请单】中审核补货申请单；3）、采购员在【采购管理】/【补货】/【按规则生成订货审批单/配送通知单】中检查审批，审核后生成〈订货审批单〉或《配送审批单》；4.3补货流程------作业流程4）、采购员在【采购管理】/【订货】/【按单品编辑订货审批单】中检查审批，审核后生成《订货通知单》，打印传真（或在网上发布）给供应商；采购员在【供应管理】/【订货】/【编辑配送审批单】中检查审批，审核后生成《配送通知单》，并自动下传至配送中心及门店；5）、采购员在【经营管理】/【商场配送处理】/【按单品编辑配送审批单】中检查审批，审核后生成《配送通知单》4.3补货流程------作业流程注：1、补货申请汇总审核后系统按规则自动拆分，拆分原则为：物流模式为直送、直通的商品生成《订货审批单》；物流模式为配送的商品生成《配送审批单》；2、直送、直通商品审核后，需传真或在EC网站上发布《直送商品订单》和《直通商品订单》。5.1自动报警参数设置------流程图日结自动出单批量修改订货辅助表修改订货辅助表总部、二级公司门店5.2自动报警参数设置------流程说明自动报警：自动报警是在日结后根据对商品自动报警设置的参数，进行自动补货，产生订货通知单；自动报警参数：主要包括报警类型、销售类型、销进比例、固定补货量、陈列库存、临界库存、送货天数、订货单位数量、最大库存、补货周期；如果商品的报警类型为不报警，则其他所有参数均无效，不能自动补货；按临界库存报警则先判