外来文件管理制度

**食品有限公司技术部文件编号HT-JC-03-17版本/修订次数B/0外来文件管理制度总页数2外来文件管理制度1.目的通过对外来文件的收集、标识、发放、保管、回收、处理等环节加以控制，防止外来文件的丢失,保证法律法规、实施流程及时更新、有效。2.范围本程序适用于下列外来文件的控制。2.1.外来标准和规范、顾客提供的技术质量文件。2.2.国家在本行业的相关法律法规。3.职责3.1技术部：负责接收顾客提供的技术质量文件，收集外来法律法规、标准和规范；负责外来文件的控制与管理。3.2食品安全小组组长：负责外来文件批准引用。4.内容4.1收集技术部负责接收和收集顾客提供的技术质量文件，收集外来标准和规范，填写《外来文件登记表》，在“备注栏”标记文件接收日期或标准版本号；在文件封面或首页加盖“受控”印章并标识接收、收集日期。4.2标识登记后的外来文件，由技术部进行整理，按提供外来文件的用途、适用范围、厂家分类存放。4.3批准引用接收到的外来文件经技术部负责人审定后，交由食品安全小组组长决定是否批准引用。4.4发放经批准引用的外来文件由技术部复印发放至有关部门，所发的外来文件需加盖红色外来文件“受控”印章，发放时需填写《文件发放回收记录》，文件持有人在《文件发放回收记录》中签字并注明日期；文件持有人必须妥善保管文件，原则上不作再次发放，若有遗失，须书面申请并经发放批准人批准方可发放。4.5保管技术部负责保管外来文件的原件（原则上原件不作发放）。4.6更改回收处理4.6.1顾客的业务结束后，由技术部负责收回所发放的顾客提供的技术质量文件，若顾客提供的技术质量文件需要更改时，由技术部执行程序的4.1-4.4，收回作废文件并予以销毁，需作留存时，在作废文件显著位置盖上红色“作废”印章，隔离存放；4.6.2技术部应负责通过互联网和到有关部门了解各项标准的修订情况，保证各项标准为最新有效版本；若有更新由技术部负责收集，并执行4.1-4.4，同时收回原文件作废，并予以销毁。4.6.3文件回收时要在《文件发放回收记录》的备注栏注明收回日期、数量，文件遗失要注明。