采购管理效能监察的实践与探索

精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料采购管理效能监察的实践与探索上海汽车工业(集团)总公司主创人：陈忠德蒋志伟主要参与人：韩德荣马大雄刘榕朱颂伟蒋东耀钱国上海汽车工业（集团）总公司（以下简称“集团”）是全国特大型企业集团之一，现有职工6万余人，主要生产桑塔纳、别克系列轿车、上海牌大客车和拖拉机、幸福牌摩托车等整车，以及汽车零部件，并从事资产经营。集团2000年轿车产量25.1万辆，销量25.05万辆，比去年同比增长8%，市场占有率41.8%。实现销售收入854亿元，比上年增长5.3%，利润62.4亿元比上年增长4.1%。随着我国加入WTO的临近，上海汽车工业既面临着机遇，又将接受挑战。为了应对国际、国内激烈的市场竞争，我们从1999年开始在集团内全面开展采购管理效能监察，旨在进一步加强采购管理、降本增效、提高竞争能力。效能监察是企业监察部门运用行政赋予的监督管理职能，督促企业经营管理部门和管理人员正确履行管理职能，提高工作效率和经济效益的管理活动。采购管理效能监察是以改善采购管理为目的，学习推广国际上先进科学的采购管理理念和方法，并融入精益采购思想，以缩短集团与国际先进水平之间的差距，提高精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料集团整体采购管理水平。经过二年多的实践和探索，集团采购管理状况已经有了较大的改善，采购管理水平有了明显的提高，采购成本明显下降，现代企业监督约束机制进一步得到完善。一、采购管理效能监察的必要性1、市场竞争激烈市场竞争激烈主要来自二个方面。一是国内汽车市场的激烈竞争，由于卖方市场转变为买方市场，各大汽车生产厂商通过技术改造生产能力都形成批量规模，供大于求的矛盾越来越突出，生产能力都有不同程度的放空，集团主导产品桑车年生产能力已经超过30万辆以上，但几年来市场销量一直在23万辆左右徘徊。二是面临国际市场的激烈竞争。中国加入WTO后将形成国际竞争国内化的局面，轿车整车及零部件进口关税逐年降低必将对集团的主导产品桑塔纳、别克轿车，以及零部件造成巨大的冲击。国内、国际市场激烈竞争集中反应之一就是价格竞争，价格直接受产品制造成本的影响，而产品制造成本又与采购成本密切相关。集团所属企业采购费用每年近400亿，采购成本一般都要占企业总成本的60%左右，有的单位甚至高达80%，假如集团采购费用下降1个百分点，全年采购费用就能下降4个亿。从这个意义上讲，加强采购管理对企业降本增效的重要性和效果是其他降本工作所难以替代的，而采购管理效能监察则是加强采购管理，降本增效的一个有效抓手。2、采购管理滞后精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料近年来，集团下属企业整体管理水平虽然有了很大的提高，但一些企业采购管理方面改善不多，缺少研究和创新，与国际先进的采购管理水平相比有较大的差距。如：供应商管理不科学。零部件的外购（协）采购近几年虽然进行了多次整顿，但一些单位的外协、外购的供应商点广面散等问题依然存在，也没有建立供应商和潜在供应商队伍，对供应商没有形成优胜劣汰的竞争机制；采购价格信息不及时。面对市场上各种商品价格变化多端的情况，企业还没有建立快速反应的价格信息管理系统；采购管理制度不严密。一些单位缺少科学的采购程序，使采购过程中各相关部门和人员不能相互监督，容易造成“暗箱操作”使企业资产流失，并引发违法犯罪的经济案件。1999年，集团下属一个企业的三产经理，为了个人的利益，不顾损害企业利益，恶意串通供应商加价采购钢材，大肆贪污、挪用公款数百万元，造成企业无法挽回的巨额损失。为了加强国有资产管理，保证国有资产保值增值，从源头上遏制腐败，我们也必须高度重视改善采购管理，全面加强采购过程的监督约束机制。二、采购管理效能监察的有利条件集团开展采购管理效能监察有以下二个方面的有利条件。从集团内部看，一是集团与下属企业有着资产纽带关系，无论是集团投资的全资子公司，还是中外双方共同投资的合资公司，集团作为投资主体，依法对投资到企业的资产及其经营状况享有监管权。二是集团下属的全资子公司的领导干部和中外合资公司精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料的中方领导干部都是集团聘任或委派的，他们在经营国有资产过程中必须承担国有资产保值增值等义务，并接受集团严格的监督和全面的考核，集团对他们享有任免奖惩权。三是集团内企业大多数都是以桑车和别克轿车产品为纽带、以整车厂为龙头拉动生产经营的特点，使企业在产品质量管理、采购管理、物流管理等方面有许多共同管理要求，管理要求的同一性正是集团开展采购管理效能监察的基础。四是效能监察工作的重要作用已被各企业认识，其工作方法已被大家所掌握，效能监察已经成为企业内控管理的重要组成部分，成为现代企业监督约束机制的重要组成部分。从开展采购管理效能监察的外部条件看，在计划经济条件下，由于商品短缺，可供挑选的商品不多，无法进行比价采购。在市场经济条件下市场供求状况发生了质的变化，各类商品都处于供大于求的竞争状态，这就为企业采购提供了充分的挑选余地，使企业能在更大的范围内采购到质优、价廉、服务好的商品，这是我们开展采购管理效能监察的外部条件。三、采购管理效能监察的具体实践1、整体推进采购管理效能监察所谓整体推进，就是集团对采购管理效能监察工作进行统一部署，统一开展、统一检查、统一考核。集团所属各企业都要按照统一规定的时间、内容等要求，结合本单位实际认真开展此项工作。为了整体推进取得效果，我们采取了以下措施：精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料一是加强组织领导。集团党委和行政领导明确把采购管理效能监察作为集团一项重要工作，由集团党委副书记和分管采购工作的行政副总裁全面负责。党政领导对如何开展工作提出了具体思路和要求，年初专题召开采购管理效能监察工作动员大会，党政领导亲自到会作动员、部署工作。在整个工作过程中党政领导还经常听取有关部门的工作汇报，进行具体指导。各单位还成立了由分管经理（厂长）和纪委书记挂帅的领导小组和工作小组，负责本单位的采购管理效能监察工作。二是形成工作合力。在整个工作过程中，集团监察室始终与经济运行部、财务部等有关业务部门一起研究工作、制定计划、下厂检查，将推广先进的采购管理方法、加强资金控制、以及对采购管理人员监督制约等方面的管理内容整合在一起形成了整体优势，既发挥了监察部门监督约束作用，又发挥了业务管理部门的专业管理作用，从而加大了采购管理效能监察工作的力度。三是强化过程控制。为了确保效能监察各项工作得到落实，我们通过召开专题汇报会、到重点企业进行检查等办法，进行指导、检查、督办，发现一些单位好的做法及时总结并组织交流，以确保阶段性目标的实现。当效能监察阶段性工作完成后，我们制作各种统计表进行统计，及时掌握各单位改善管理的进度和取得的经济效益的信息，并认真分析为下一阶段工作做准备。2、以合资企业管理方法为示范（1）确立示范典型。改革开放以来，集团先后与美国通用汽车精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料公司、美国福特汽车公司、德国大众汽车公司等多家国际著名的大公司合作，积极引进外资、技术和管理，目前，已建立了42家中外合资企业。这些合作伙伴除了带来先进的技术之外，更多是带来先进的管理理念和方法，这些无形资产是集团非常宝贵的资源。我们在开展采购管理效能监察时，提出把学习借鉴和创新结合起来，把国外先进、科学的管理方法与中国优秀文化传统相结合，逐步建成具有集团特色的采购管理方法。通过调研将上海大众汽车有限公司的“采购过程控制”和上海通用汽车有限公司的“全球采购”等成功的采购管理经验作为典型，向各企业推广学习，形成示范效应，使先进的管理资源为业内企业共享起到了事半功倍的效果。（2）注重业务培训。采购工作是一门专业性、技术性较强的管理工作，因此，在实施效能监察工作前，我们首先请上海大众、上海通用有关领导和主管采购业务的负责人专门准备了培训材料，组织系统内的厂长、经理、采购部门、财务部门、监察部门的负责人进行培训，详细讲解“采购过程控制”和“全球采购”方法。2000年1月，集团和美国通用汽车有限公司联合举办了《全球采购研讨会》，各单位厂长、经理、采购部门负责人参加了研讨会，会上由美国通用大学和通用公司的教授、专家对“全球采购”进行讲解，共同研讨“全球采购”的理论与实践。同年5月，集团经济运行部会同上汽培训中心编写了《精益采购》教材，举办了两期培训班，这些培训和研讨活动为搞好采购管理效能监察精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料发挥了积极的作用。3、构筑具有集团特色的采购管理模式学习先进的采购理念和方法，博采国内外先进采购管理之众长，结合集团的实际从集团要建设成为全球性公司的高起点出发，从体制、制度、机制等方面构筑具有集团特色的采购管理模式。经过共同学习研究提出了以下八个方面的改进要求：（1）建立采购委员会。建立采购委员会由集体讨论决定解决重大采购事项，使采购事项做到公开、公正。采购委员会是企业决定采购事项的权威组织，采购委员会由厂长（经理）或者分管厂长（经理）负责，其成员由采购、技术质量、财务、审计、监察等部门负责人组成。采购委员会有规定的工作职责，对各管理部门和各级管理人员也明确了分级分权的管理权限，即：采购计划、实施采购、付款、仓库保管、质量检验等管理权实行分部门管理，相对独立、相互制约，对每个采购人员的权限也进行限定，使集中的权力分散化，改变过去由个人或者少数人决定的弊端。（2）实行集中采购。所谓集中采购是指：企业对原材料、零部件、办公用品、劳防用品等所有物品，都必须集中到一个部门对外采购的管理模式。实行集中采购可以精简采购人员、减少仓库、降低库存。更直接的原因是利用集中采购的手段，对单一品种、批量大、采购金额大的物资力求得到更加优惠的价格，进一步降低采购成本。（3）实行比价采购。比价采购是对一般物资必须实行比价、比精品资料网（）25万份精华管理资料，2万多集管理视频讲座精品资料网（）专业提供企管培训资料质、比服务的一种采购方法，具体内涵是：同种物品比质量、同种质量比价格、同种价格比服务。采购部门采购任何物资都要按照此原则选择供应商和物品，向采购委员会提供详细的资料，由供采购委员会讨论决定。通过比价采购原则积极寻找和发展潜在的供应商，一旦现有的供应商产品发生问题，可以及时取而代之。同时，由于建立了潜在供应商制度，无形之中对现在的供应商形成一种压力，迫使他们不断改进管理、改进技术、提高质量、降低成本。（4）实行竞争性招标采购。竞争性招标采购是指：企业采购大宗燃辅料、设备等，及其它采购金额较大的特殊物资选用的采购方式。采购这类物资的特点：一是这类物资不是企业经常性采购的，采购部门及采购人员对此的市场信息、技术要求、商务洽谈的规律等了解和掌握不够，通过招标可以弥补这方面物资采购经验的不足。二是这些物资往往采购数量和采购金额比较大，通过公开招标采购能够使我们处于主动的地位，选择到质量最佳、价格最好的商品。同时，从反腐败的角度讲，使隐蔽的权力公开化，有效限制了不正