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2013年秋季广交会参展策划方案、计划、安排及注意事项一、关于展会展会名称：中国进出口商品交易会（2013年秋季广交会）展会地点：中国进出口商品交易会展馆（广州市海珠区阅江中路380号）展位面积：标准展位（3mX3m）展会时间：2013年10月31日——2013年11月04日9：00-18：00展位号：10.2E25展会主办方提供的工具及服务范围（桌椅板凳水电，用餐茶水电话等）：二、参展目标展会的可选择目标如下：1、接触新客户；2、提升企业形象；3、与顾客互动；4、促销现有产品；5、新品发布；6、获取竞争对手的情报；7、赶超竞争对手；8、提升士气；9、获取销售订单；10、接触分销商等。三、参展背景分析及目的广交会是生产商、批发商和分销商进行交流、沟通和贸易的汇聚点。专业性会展是其所代表行业的缩影，在某种程度上甚至就是一个市场，企业可以在广交会中建立并维持与利益相关者的关系，建立在市场中的企业整体形象。通过广交会期间的调查和观察，企业可以收集到有关竞争者、分销商和新老顾客的信息，企业能够迅速、准确地了解国内外最新产品和发明的现状与行业发展趋势等，从而为企业制定下一步的发展战略提供依据。广交会具备了其它营销沟通工具的共同属性。一个精心策划的广交会可以成为营销计划最节省成本的组成部分。无论一家公司的规模有多大，广交会都为之提供一个很好的业务机会。竞争力优势展览会为同行的竞争对手展示自身提供了机会。通过训练有素的展台职员、积极的展前和广交会展中的促销、引人入胜的展台设计以及严谨的展台跟进，参展公司的竞争力可以变得光芒四射。每一个成熟的参展商均知道，与其他企业市场营销工具如广告等相比能够通过广交会参展较好地实现吸引新客户、发现潜在客户、节约费用、节省时间等基本企业市场营销目标，广交会因此被称为企业最有效的市场营销工具。四、参展计划参加广交会，学习如何做参展计划是第一步，作为外贸企业必争之地的广交会每年都要参加，如何做参展计划是参展商一定要掌握的知识。（一）、做好参加广交会的前期准备1．维护或树立企业的形象。参展对于企业树立形象来说既省时又省力。对于外贸企业来说，参展可以帮助企业在短时间内建立客户关系，进入市场，被同行业所接受。2．要预先了解竞争对手。参展很容易了解到其他企业的发展、产品状况，甚至是科技秘密，如果不预先了解竞争对手，很容易在参展过程中输得一败涂地。3．宣传资料的准备。展览会，广交会是一种立体的广告，宣传资料中，用中英文标出企业名称及产品信息，符合出口企业的形象，为企业提供了一个充分展示自己产品的机会，使客户增进对自己的产品和服务的了解，所以企业在参加广交会之前应准备好足够的制作精美的企业及产品宣传资料。如果参展商正在考虑推出新产品，可以在展会上向参观者进行调查，了解其对价格、功能以及质量的要求；利用媒体进行曝光也可以成为参展商的优势，邀请一些重要的媒体记者访问展台。（二）、做好预算一些企业最先考虑的往往是低展位费的参展，但展位费包括展前宣传、搭建、信息等各项服务，低廉展位费往往会在参展效果上大打折扣。在制定预算时，需要记住的项目是：展台空间、建造拆除、特别的广告赠品、运输费用、视听器材、电力开支、电话服务、附属材料、人员费、广告、机票和酒店住宿等。当决定了成本以后，要准备一份工作单来分析经济状况：投资的回报如何？回报等于总销量除以参展的总支出。每个销售带头人的成本是多少？这等于参展的总支出除以销售带头人的数量。参展企业做好参展预算十分重要，如果计算得当并有连续性，那么广交会对于外贸企业来说是很好的投资。（三）、选择理想的展位俗话说货比三家，参展商在挑选广交会展位时，一定要有足够的耐心，要有一种不到黄河不死心的执着，一般在人群比较集中的、靠近出入口、两端的角位或者休息区域的展位位置较为理想。（四）、寄发请柬邀请采购商为了取得展会成功，应发出一些请贴。宣传你的新服务项目和新产品消息，并与你的客户或潜在的客户共同分享这些新服务项目和新产品。当然，你完全可以配合使用广交会为你提供的展商专用请柬。广交会采购商决定参加广交会的一个原因，是因为他们收到了国内参展公司或它们的销售代理发出的请柬。要与那些真正感兴趣的潜在客户分享信息，而不是把大量的请柬送给那些你希望会对你的新产品或服务感兴趣的人。有人建议应该把25%的展览资金花在发请柬上。一家市场分析公司对贸易展览会作过多次调查，认为在展览会开展前应打电话邀请对方。比方可以说：“今年的展览会对我们公司来说非同寻常，请到会来看望我们。”（五）、不要急于实现销售业绩广交会要持续几天，可能在一天内未能签定意向或合作合同。广交会同时是一种更直接更亲近更立体的广告宣传，它的效果并不一定马上见到，短时间做不成生意也很现实。所以展商应注意的是在广交会参展期间能否充分展示企业和产品，在同行业中树立企业形象，接触新老客户，挖掘市场潜力。简而言之，准备参加广交会的企业，可以通过主办或承办单位的介绍、招展资料、以往的会刊以及相关报纸杂志上的宣传报道对广交会进行了解，以便全面考虑做出更为恰当的选择。五、参展安排展前：A、展台准备：1、参展主题的确定—4C、4CX、4T“华汉针神”治疗仪的推广2、展位的确定3、展位的布置a)采用照明系统。根据调查，照明可将展品认知度提高30％至50％。大部分展览中心会提供厂商天花板聚光灯，不然也可租用携带式照明系统。b)成立主题式展览摊位。大企业通常是采用传统方式展览，且依赖大规模场地，故外贸企业可以创新设计以显突出。c)依展位大小选择大小合适的展示用品及参展产品，以免过度拥挤或空洞。d)善加利用组合式展览用具，避免作用使用看似低廉的桌布覆盖桌子。e)尽量整齐化展览，展示单项或两项产品。f)选用少量且较大的图片，创造出强烈的视觉效果。太过密集或太小的图片皆不易读取，同时限制文字的使用。g)将图片置放在视线以上，图片要应自壁板36英寸高以上的地方开始放置。h)展位要使用大胆且抢眼的颜色，从远距离即可突现出来，避免易融入背景的中性色彩。成立完整服务式的展位。主色调:以中国传统颜色红色作为展位主色调;展台总体设计：不仅要恢弘大气更要体现新颖和创意；B、代理商邀请及策略：1、由渠道人员提前通过发送邀请函的方法约好意向代理商参加展会2、准备一些可以一分为二的礼品，把其中之一在展前先随邀请函寄给代理商，让他们必须到展位上才能凑成完整的一份礼品3、制作印有公司标志和名称的挂绳于现场免费派发给参观者，由于这些挂绳通常都制作精美，所以大部分参观者得到这些挂绳后都很乐意换在自己的入场证上，参观者佩带着这些醒目的挂绳在场内走动，等于许多流动的广告牌在免费为我们公司作宣传4、代理商参会可以参加抽奖获得“华汉针神”治疗仪和配件、书籍等奖品展中：产品促销活动：A促销政策的实施，当场签订代理合作的代理商给予一定的优惠（待确定）B当场签订的代理商可以按条件获得“华汉针神”治疗仪和配件、书籍等赠品媒体报道：1、公司网站进行同步报道2、深圳、北京等媒体报道3、网站各大论坛/BBS/博客的宣传4、其他活动策划展后：1、代理商的追踪跟进2、这时的宣传主要是针对展会所洽谈的代理商的跟踪追访，把在展会上的火热场面刻成光盘进行形象整合再包装3、网站的后续报道参展物料：1、宣传资料：A、代理商邀请函；B、公司简介；C、公司广告服；D、产品宣传册；E、海报；F、赠品；2、洽谈资料：A、名片B、相关合同书3、服务资料：A、客户资料统计表B、嘉宾签到簿C、名片夹：1个是放置本公司工作人员的名片另外一个是放置嘉宾名片效果预测：1、我公司外贸销售的渠道将再次开拓产品进一步扩大市场渠道框架的初步构成2、公司新产品借此平台得到很好的宣传公司新形象的推广3、品牌得到初步的建立和推广在一个高的平台提高了品牌的美誉度4、得到部分终端客户的签单；获得第一步的客户使用资料为以后市场推广提供第一手资料参展预算（略）1、参展费用：27757元2、展示厅的搭建费（略）3、112届广交会展品申请单（附一）4、产品、宣传品、赠送申请单（附二）5、媒体费用（略）6、参展人员的住宿饮食费用（附三）7、应急开支：3000元8、其他：3000元9、总预算费用：（附四）六、展期工作及人员安排（一）工作内容1、迎宾（1人）：负责接待经销商进入展区，派发活动宣传彩页，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。2、产品介绍员（1人）：派发产品说明书，负责品牌、产品展示、讲解及整体营销策略的介绍，将有合作意向的经销商介绍给谈判员。3、谈判员（1人）：重点讲解招商政策，负责大客户及重点经销商的深入沟通，统筹并调整招商策略。4、信息搜集（1人—谈判员兼）：参加展览过程当中派遣部分职员到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争对手信息。资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。（二）人员名单迎宾（1人）：王洋产品介绍（1）：牛国栋谈判（兼）信息搜集（1人）：吴良国注意事项：1、专注于潜在客户，争取和潜在客户预约，并在展会后的4到5天内面谈或电话接洽。2、展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客户的联系方式，并立刻跟踪服务，确保当客户回到他们的办公室时，已经有公司产品的一份宣传资料在等着他们了。3、保护好资源：准备的宣传资料，量大的，要求人人都有，比如宣传单页；重要的，要收好，有选择性地发放，否则一窝蜂上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天的厂商来了，名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。4、努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以是同行，可以是上游供应商、或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋友等等，多个朋友多条路。（见附五）七、会后总结展会的收尾工作内容如下：1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会完事后，收集到的客户资料统一保存，再由经理负责跟进并安排展会的后续行动，后续行动可能需要一个月时间，如果有当地客户也去参展，也可延续几天，去拜访他们。八、参展人员日常工作安排（一）、每日工作流程7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质8:30：准时到达布展地点9:00--11:30：招商工作进展11:30--13:00：负责人安排轮值午餐13:00--17：30：招商工作进展18:00：清理物资及时递交日总结报告，填写报表18:30：自由活动，或根据公司安排其他工作（二）、展示会中的接待步骤1、登记（到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）2、现场演示3、介绍公司及产品背景4、展示其他样机5、将意向客户请至洽谈区促成成交6、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高潮7、发放资料、礼品8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间9、到签到处记下客户意向及责任人（三）、参展纪律1、未经允许，不得私自脱离展位，特殊环境可向负责人请假。2、主顾到展位三步间隔，必需微笑相迎。3、有主顾在展位的环境下，不得占坐主顾欢迎位。（四）、参展人员的行为规范1、真诚，对客户询问礼貌相待，不可挑拣，不是目标客户也要做好宣传工作。2、耐心，客户的提问和关心越多，代表意象越大，但切记因过于热情而吓跑客户。3、专业，对品牌与产品的定位，市场、消费心理分析和见解要专业客观，清晰的表达能力能让客户更好的判断品牌的市场价值。4．做个有心人“处处留心皆学问”，要养成勤于思考的习惯，要善于总结销售经验。机遇对每个人来说都是平等的，只要你是有心人，就一定能成为行业的佼佼者5．良好的心理素质具有良好的心理素质，才能够面对挫折、不气馁。每一个客户都有不同的背景，也有不同的性格、处世方法，自己受到打击要能够保持平静的心态，要多分析客户，不断调整自己的心态，改进工作方法，使自己能够去面对一切责难。只有这样，才能够克服困难。同时，也不能因一时的顺利而得意忘