30-3--文件的管理控制程序

中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-1中国核工业第二二建设有限公司海南昌江核电工程项目经理部文件名称：施工组织总设计（第四册）30-3文件管理控制程序文件类别：管理文件存盘号：30-3编码协作单位编号内部编号1预备2009．版次状态编制/修改审核质保核查批准批准日期修改说明受控状态分发状态版权声明：此文件知识产权属中国核工业第二二建设有限公司所有，未经同意不得以任何形式使用。CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-230-3文件管理控制程序目录1目的2适用范围3参考文件4定义5责任6程序7附件CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-31目的为使中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部（以下简称项目部）在施工过程中所使用的各类文件，能够及时、准确地分发到各使用者，确保相关人员使用正确版本的文件，并保证与工程质量有关的各类文件均在受控状态下运行，特制定本程序。2适用范围本程序适用于项目部在海南昌江核电工程投标阶段和合同执行期内所有内部文件与外来文件的接收、复印、分发、贮存与销毁管理。3参考文件3.1HAF003《核电厂质量保证安全规定》3.2《海南昌江核电工程土建施工质量保证大纲》3.3《文件的格式与编码控制程序》3.4《文件的编制控制程序》3.5中国核工业第二二建设公司编制的《质量管理体系文件汇编》4定义4.1工程文件：本程序所指的工程文件是指体系文件、管理文件、规范标准类文件、合同文件、设计文件和在施工过程中形成的记录文件，以及竣工验收文件等。4.2竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。4.3建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。4.4立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。4.5归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后按规定移交档案管理中心。5责任CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-45.1综合部档案室是项目部技术档案和文书档案的归口管理部门，负责所有内部与外来工程文件的接收、识别、复印、分发、回收和销毁的管理，负责定期对各部门收集、整理并移交的工程文件进行立卷、贮存与保管，在工程完结后移交归档；负责项目部所有文书档案的接收、分发与保存。5.2文件的签发人员对签发文件的覆盖面和可行性负责。5.3本程序由项目部综合部负责编制和修订，总工程师审核，项目经理批准。6程序6.1文件的接收6.1.1综合部档案室负责内、外部文件的接收，并履行签字手续。6.1.2项目部各部门或其他人员直接收到上级业务部门或不相隶属单位的文件必须交综合部档案室办理登记。6.1.3资料员在收到文件后首先要查对文件标题与内容是否相符；文件的编、审、批签字是否齐全；文件的清晰度和可读性；内部文件应核对文件编码、页数，外来文件核对总份数和每份页数等，如发现文件有缺页、损坏、标文不一致等问题时，应及时与来文单位联系处理，对误送文件要及时退还。6.1.4资料员查收的文件，应立即登记在收文簿中，文件接收登记簿（见附件一）应包括收文日期、来文单位、原文名称（或标题）、原文编码、内部编号等内容。外来文件登记后应立即报送分管领导，由其在“文件传阅单”（附件二）中签署分发意见。6.2文件的复印与分发6.2.1所有文件均由综合部负责复印、分发。复印原则上要求双面复印，对作为交工资料或存档文件有要求的可进行单面复印。6.2.2外来文件由分管经理负责在文件传阅单中签署处理及分发意见；各部门编制的文件由部门分管经理在文件分发清单中签署分发范围；对外行文与其它相关文件由项目经理在文件分发清单中签署分发范围。文件签发单中应注明每份文件的所属受控状态。6.2.3专职资料员必须根据文件传阅单、文件分发清单中规定的范围进行复印、分发。分发前应在文件分发状态栏（或其它相应位置）上加盖“文件分发印章”。6.2.4“文件分发印章”中登记的发文号必须与发文簿中接收人员所对应的分发号相一致，以便于文件的跟踪管理。CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-56.2.5对有受控要求的文件分发前资料员负责按文件签发单要求，在每份文件封面的受控状态栏内加盖“受控”印章，受控文件主要指以下几类：――质量体系文件：质量保证大纲、大纲程序、管理和工作程序、实施细则；――施工专用文件：指施工组织设计、施工方案、合同、施工工作程序；――设计文件：业主提供的施工图纸、现场变更通知单、澄清单；――标准类文件：指与核电厂建造有关的法规、规范、定额、标准图集等；――其它类文件：指与质量有关的行政文件和外部来受控文件等。6.2.6对于急需转发的文件（如函件、变更等），专职资料员应在12小时内发出，其它文件也应在24小时内分发，严禁拖拉与积压文件，以免影响文件使用者的正常使用。6.2.7属于各部门自行分发的文件或记录应在本部门的发放/回收登记簿（附件三），中登记并由其接收人员履行签字手续。6.2.8当文件使用者如将受控文件丢失、损坏（指已不能再进行使用的）或需增加时，应填写“文件领用申请单”（见附件四）报部门主任和主管经理审批后，由专职资料员进行补发，补发文件应在文件分发清单中给予注明。6.2.9凡进入各部门、专业施工队的文件和资料，文件接收人必须到兼职资料员处登记，各单位兼职资料员要建立本单位的文件收文登记簿。6.2.10需要网上查阅与分发的文件，由信息部负责，信息部应备份（或刻录）文件，以防丢失或更改。信息部负责电子文档的收集与刻录工作，并定期向档案室移交。6.3变更文件的控制6.3.1变更文件必须形成书面的变更通知单或以升版后的文件形式发送，口头通知不能作为文件变更的依据。6.3.2变更文件原则上由原文件的编制人或其授权后有资格的人员编制。6.3.3变更文件的审核、批准应由原文件的审核人和批准人进行审批。当原文件审批机构或人员变动时，应由其替代职能机构或人员审批，替代职能机构或人员有权查阅作为审批所需的原背景资料。6.3.4文件变更或升版后应由变更人填写“文件变更通知单”（见附件五），并经相关人员审批，变更文件的分发范围应与原文件相同。6.4文件的回收与销毁6.4.1文件升版后，专职资料员在分发新版文件时应及时对该文件的上一版本进行回CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-6收，回收后除保留作为存档备查和交工资料之用外，其余均应加盖“作废”印章，保留的需加盖“留用”印章。6.4.2综合部负责定期组织对项目部的工程文件进行清理，对于失效或过期的文件（指阶段性的、已不具备再指导后续工作的文件），必须及时填写“失效文件处理登记表”（见附件六），报相关人员批准后进行回收，失效文件亦需分别加盖“留用”和“作废”印章。6.4.3作废和失效文件在回收时应由原文件的持有者在“文件分发清单”或“发文/回收登记簿中”履行销签手续。回收的作废和失效文件应由专职资料员定期进行销毁处理，销毁前应填写“销毁文件记录单”（见附件七），报相关人员审批后，综合部组织进行销毁处理，销毁时应有监销人。6.5文件的贮存与保管6.5.1存档文件应满足以下质量要求：――文件字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；――需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制；――复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求；――录音、录像文件应保证载体的有效性；――长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。6.5.2文件应贮存于干燥、通风的文件柜中（或文件架上）分类存放，每类文件应设置文件目录清单，以便于检索和查找。用于专门贮存文件的库房应有防潮、防火设施，并经常喷洒杀虫剂以防止蟑螂、老鼠咬坏，如有问题应及时向主管领导报告。6.5.3各部门应于年底前上报各部门的受控文件目录，由综合部在次年初发布本年度的最新受控文件目录清单，以指导各部门使用最新版本的有效文件。6.5.3综合部档案室负责定期接收各部门移交的建设工程档案，并妥善保管，在工程竣工后负责将各类文档按档案管理的相关规定，进行组卷（或立卷）与归档。6.5.4项目部各部门负责各自职责范围内产生的建设工程档案的暂时保管，并定期整理成册后移交档案室统一保管。各单位应严防文件丢失与损坏，确保文件清晰、整洁和完好。CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-76.6文件的传阅与借阅6.6.1对于不需分发只需传阅的文件，专职资料员要在传递前填写“文件传阅单”送分管领导签署意见，然后按其分送传阅，各传阅者应在文件的传阅单上履行签字手续，承办人应在承办栏内签字。6.6.2综合部档案室必须按档案管理的相关规定建立文件存档目录，以备统计和查阅。6.6.3各部门或相关人员原则上可通过上网查阅各类存档文件的目录，如需借阅，应到专职资料员处办理借阅手续，并在“文件借阅登记表”（见附件八）内履行签字手续。6.6.4文件借阅者应对被借阅文件的完好性和安全性负责，参考完毕后应及时归还。7附件附件一：文件接收登记簿附件二：文件传阅单附件三：文件发放/回收登记簿附件四：文件领用申请单附件五：文件变更通知单附件六：失效文件处理登记表附件七：销毁文件记录单附件八：文件借阅登记表附件九：会议签到单CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-8附件一中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部文件接收登记簿序号收文日期来文单位原文编号文件名称份数每份页数备注主件附件CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-9附件二中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部文件传阅单收文日期收文编号原文编号份数张数拟送意见领导批示传阅签字承办人CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-10附件三中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部文件发放/回收登记簿密级：急缓文件名称原文编号内部编号编码来文单位归档号签发人年月日收件年月日印发复印份数正文页数附件页数发送份数分发号接收签字/日期回收签字/日期发送份数分发号接收签字/日期回收签字/日期存档CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-11附件四中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部文件领用申请单编号：申请原因：申请单位（部门）：年月日主管部门意见：审核人：年月日文件签发人意见：批准人：年月日CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-12附件五中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部文件变更通知单编号：原文件名称原文件编号版次变更日期生效日期序号章节号批准人：审核人：更改人：CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-13附件六中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部失效文件处理登记表编号年月日序号文件名称文件编号编制日期失效原因处理意见备注批准：审核：编制：CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第二二建设有限公司页次：1-3-14附件七中国核工业第二二建设公司海南昌江核电工程项目经理部销毁文件记录单销毁单位：销毁时间：批准审核序号文件编号文件名称版次份数备注监销人：销毁执行人：CNI22海南昌江核电工程土建施工组织总设计（第4册）版次：1中国核工业第