采购管理系统培训教程

易飞管理软件采购管理子系统培训(PUR)课程大纲一、前言二、系统架构三、基础信息创建及信息字段说明四、日常交易作业程序及报表管理五、异常管理报表六、批处理七、期初上线及信息搜集１．了解系统的效益及功能。２．了解信息搜集及整理重点。３．熟悉系统的操作方式。４．了解系统例行作业程序。５．了解系统上线的步骤及导入程序。前言－教育培训课程的目的1.供应商料件价格管理。2.提供料件的请购、采购、进退货管理。3.提供请购分购管理。4.提供询价、核价管理。5.提供四种采购预计进货报表。6.供应厂商进货评核。前言－系统功能１．提高料件采购流程的效率与正确性。２．降低生产停工待料的异常发生。３．加强供应商的评核管理提升采购质量。４．采购异常管理有助于降低成本。前言－系统效益一、系统主画面二、系统功能图三、系统主作业程序概述四、采购系统与其他系统的关联系统架构系统架构－系统主画面基本信息录入采购人员信息、供应商信息、采购单据性质价格交易管理供应商料件管理系统架构－系统功能图日常交易处理供应商料件价格及交易信息录入录入核价单、录入询价单录入请购单、录入采购单、录入采购变更单、录入进货单、录入退货单采购进度管理预计进货表、采购明细表采购全程跟踪表交易管理进货明细表、进货统计表、料件历史进货记录表、验退件退回明细表收料验退管理采购价格调幅表、采购价格异常表、供应商供货明细表系统架构－系统功能图供应商评估供应商评级、供应商ABC分析表系统架构－系统主作业程序基本信息规划采购人员、供应商、单据性质信息创建与核对基本信息列表期初余额导入未结案采购单、品号供应商信息输入录入请购单录入采购单录入进货单录入验退单录入退货单日常交易登录应付账款管理应付票据管理请购单凭证采购单凭证进货单凭证验退单凭证退货单凭证采购系统存货管理物料需求计划工单管理应付账款自动分录批次需求计划产品结构基本信息进口管理系统架构－与其他系统的关联性1、前序作业2、采购管理系统基础信息创建基本信息创建及信息字段说明1.录入工厂信息2.录入仓库信息3.录入部门信息4.录入币种汇率5.设置编码原则6.录入职务类别7.录入交易对象分类8.录入页脚/签核9.录入程序页脚/签核基本信息创建及信息字段说明－前序作业基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息一、供应商信息字段说明二、供应商料件价格管理三、设置采购单据性质建议及信息字段说明一、录入供应商信息字段说明基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息１.采购厂商、委外厂商的编码原则应分开设定。２.有类别厂商评核需求者，同类厂商编号应归纳同区间。３.厂商有加工亦有采购供货者，为区分应付帐款科目的管理应区别编号。供应商编码注意事项可变更核准状况:已核准.尚待核准.不准交易基本信息创建及信息字段说明－采购基础信息供应商信息字段说明设置进销存参数：设置核准状况的默认值供应商分类开窗：录入交易对象中的供应商分类信息供应商信息字段说明如“Y”,一张采购单可分多笔进货单进货由最近一次进货单回写可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后__1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430供应商信息字段说明ABC等级:可通过供应商ABC分析表更新交货评等:可通过供应商评级作业更新质量评等:可通过供应商评级作业更新以上三字段亦可由人工自行输入与维护供应商信息字段说明加工费用:加工费用的明细科目应付帐款:应付帐款的明细科目应付票据:应付票据的明细科目以上三字段为自动分录系统使用供应商信息字段说明可空白,将来日期推算时为不存在日期则视为月底.*例:进货后__1_个月逢_30_日结账.表示:验收日为060305则结账日期为060430供应商信息字段说明可开窗选择在基本信息管理系统中建立的付款条件基本信息创建及信息字段说明－价格管理录入供应商料件价格基本信息创建及信息字段说明－价格管理单价默认来源供应商料价甲厂商==========A品号100元B品号200元采购单进货单12供应商料价采购单进货单更新核价﹦Y当单据核准时，该单据之新单价将保存于供应商料价价格档中基本信息创建及信息字段说明－价格管理更新商品计价（现行单价制）优点：.保留变更记录.统一议价单价权限﹦Y优点：.采购权限弹性化.将来可追加比较差异分析表品号厂商档采购单进货单输入及更改权限管制核价单基本信息创建及信息字段说明－价格管理更新商品计价（标准单价制）核价日期/生效日期/失效日期核价日期4/14/256/10生效日期4/15/17/1失效日期6/305/31单价元10099105采购日期采购单价4/10100元5/2099元8/10105元基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－价格管理数量PC单价0-1005.0元101---5004.8元501--以上4.5元单头信息单身信息101以上单身信息501以上1.由“录入供应商料件价格”中直接输入及维护2.由更新核价的核价单更新分量计价基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－价格管理基本信息创建及信息字段说明－单据性质1.单别代号：不可重复，请以数字组合编码。2.单据性质:请购单进货单核价单退货单采购单询价单基本信息创建及信息字段说明－单据性质3.编码方式：码号共有11码,年码数及流水数的位数可自行设置(1).日编:YYMMDD99999(2).月编:YYMM9999999(3).流水号:99999999999(4).手动编号:在交易作业中自行输入编号基本信息创建及信息字段说明－单据性质基本信息创建及信息字段说明－单据性质4.进价控制：请购单、采购单、进（退）货单等单据中只有单据性质和品号都做单价控制，程序才进行售价控管。基本信息创建及信息字段说明－单据性质5.限定单别输入用户：勾选后此种单别只提供此用户开窗选定，但也可通过单头toolbar增加3101请购单NNNNN3201核价单NNNYN3301采购单NNNNN3302服务性采购NNNNN3401进货单(采)NNYNN3402紧急进货单NYNNN3403服务进货单NNNNN3405赠品进货单NNNNN3501退货单NNNNN单别单据名称自动自动核对更新直接确认打印采单核价结帐基本信息创建及信息字段说明－单据性质单别示范采购单据设置单据名称单据性质更新核价进价控制核对订单直接开票请购单31:请购单NNNN核价单32:核价单YNNN国外采购单33:采购单NYNN国内采购单33:采购单NYNN材料进货单34:进货单NYYN现结进货单34:进货单NYYY零星进货单34:进货单NNNY材料退货单35:退货单NNYN现结退货单35:退货单NNYY金额折让单35:退货单NNYY采购询价单36:询价单YNNN单别示范具体采购单据性质设置说明采购单据设置1，请购单企业内各部门下给采购部的需求单。最终是否采购以及采购多少，由采购员确认后下单给供应商。2，核价单企业的价格相对稳定，设置专门的核价单，对同一供应商的多个物料做价格的确认。核价单审核后，自动更新供应商料件价格的单据，包括分量计价。3，核价采购单某些企业在下采购单时原来的单价无法作为参考，每一张都需要重新谈定价格，直接利用采购单来更新价格。采购单审核后，同时会自动更新供应商料件价格。具体采购单据性质设置说明采购单据设置4，材料采购单材料采购单，进货的来源单。可控制品号的金额不可高于单价上限率5，材料进货单、现结进货单采购下单后，物料进货时需要跟单走，进货单上必须记录采购单单别单号序号信息。这两种进货单都需做进价控制，需要核对订单。有的时候涉及到现金结帐，所以设置现结进货单，进货单审核的同时自动生成采购发票。6，零星进货单有一些紧急的耗材类的进货，不需要采购单，可直接通过零星进货单进货，进货单审核后立即开采购发票。具体采购单据性质设置说明采购单据设置7，材料退货单、现结退货单进货时跟采购单走，材料有不良涉及到退货时也同样要跟采购单走，需核对订单，做进价控制。涉及到现金结帐的，设置现结退货单。8，金额折让单原材料不良时，不退货品，直接扣款。这部分的扣款直接开发票，以该单据处理。9，采购询价单针对一款新的之前没有交易过的物料的需求，采购在下单前，可针对不同的供应商做一个比价的动作，再选择合适的供应商来交易，并且可把该选定的单价自动更新到价格库。一、采购核价作业程序二、请购作业程序及信息字段说明三、采购作业程序及信息字段说明四、采购变更作业程序及信息字段说明五、进货验收作业程序及信息字段说明六、验退件退回作业程序及信息字段说明七、退货单作业程序及信息字段说明日常交易作业程序及报表管理日常交易作业程序及报表管理采购核价作业程序书面核准或计算机核准品号厂商交易核价单核价单确认更新供应商料件信息核准1.单据若为更新核价者将更新供应商料件信息。2.若采购商品有分量计价的需求，则直接由核价单来更新供应商料件。日常交易作业程序及报表管理录入核价单作业勾选分量计价后可打开子单身输入分量计价的信息分量计价更新品号供应商信息的核价单,应与一般数量的核价单分开打单.1.分量计价的核价单(『更新核价』)*.核价单单身的『数量』不输入,『单价』将更新「品号供应商信息」的单头『单价』.*.核价单身开窗的分量计价将更新「品号供应商信息」的单身分量计价信息.2.一般数量的核价单(无分量计价管理需求或通用更新核价)*.核价单单身的『数量』及『单价』输入.1.内部需求的凭证2.审查内容为.品号、数量及需求日期的合理性.需求来源正确性(MRP,LRP,再补货建议表,BOM自动请购,其他)日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购作业的目的1.计划采购时所遗漏的需求。2.超耗用料的额外零星需求。3.非正常需求的其它需求，如客户的额外订单或代购品。日常交易作业程序及报表管理请购作业程序一般请购作业的时机日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单主管核准请购单请购单采购询价确认请购单生成采购录入采购单书面核准或计算机确认1.请购明细表2.请购状况表3.料件已请未购明细表4.供应商已请未购列表可按采购预交货日分别生成采购单1.请购部门：基本信息管理系统进行录入2.请购人员：基本信息管理系统进行录入3.需求日期：系统默认，由录入品号信息的前置天数推算而得Q:想一想！前置时间在哪个系统设定呢?日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单的字段说明需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数.4.参考供应商:即品号主要供应商5.结束码:该请购已生成采购单则系统自动更新日常交易作业程序及报表管理请购作业程序录入请购单的字段说明1.锁定码的意义:当采购人员收到请购信息时，必须针对此请购信息进行审查，选择厂商、确定单价、数量及交期，当信息确定后表示即将要发出采购单，如此步骤完成采购人员必须将锁定码锁定。日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息的字段说明2.请购分购：即一笔请购向多个供应商购买单身可输入单头：采购总数量、总金额单身：采购数量、采购比率日常交易作业程序及报表管理维护请购信息维护请购信息的字段说明单身数量加总将完成的请购信息依供应商分别产生采购单，更新后请:1.查询录入采购单作业，您将可看到采购单据的完整信息。2.请查询录入请购单作业将会看到采购单号。日常交易作业程序及报表管理请购作业程序从请购单生成采购单若置为Y，则当采购数量合计请购数量时，也会将请购单单身置为结束.若置为N，则只有当采购数量合计=请购数量时，才将请购单单身置为结束.1.请购明细表2.请购状况表3.品号供应商已请购未采购明细表4.厂商别已请未购列表日常交易作业程序及报表管理请购作业程序请购管理报表说明1.现有库存可用量2.品号库存状况表日常交易作业程序及报表管理采购作业程序录入采购单采购单进度追踪采购单采购单确认需求确认核准供应商预计进货表料件预计进货表工单预计进货表采购预计进货表供应商料件交货排程表采购需求书面或计算机1.参考单别.参考单号.参考序号.来源单号:输入时可为订单、工