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数据库管理软件Access2003的使用本章主要内容1234建立查询认识数据库建立表创建数据库1认识MicrosoftAccess2003数据库基础知识Access2003简介1.1数据库基础知识1.数据与数据处理数据（data）是存储在某一种媒体上能够识别的数据符号。它包括描述事物特性的数据内容和存储在某一种媒体上的数据形式。数据处理是指将数据转化成信息的过程。2.数据库数据库（DB）是指按照一定的数据模型，有规则地存储在一起的相关信息的数据集合。简而言之，数据库就是数据的仓库。它不仅包括描述事物的数据本身，还包括了数据之间的关系。3.数据库系统数据库系统（DBS）是指引进数据库技术后的计算机系统，能有组织地、动态地存储大量相关数据，提供数据处理，实现数据共享，减少数据冗余。4.数据库管理系统数据库管理系统（DBMS）是建立、维护和使用数据库，对数据库进行统一管理和控制的系统。具体指数据库系统中管理数据的软件系统。在计算机系统中，数据管理通常使用数据库管理系统完成。也就是说，数据库系统包括数据库和数据库管理系统两部分。一个数据库系统可包含多个数据库。5.关系数据库每一个数据库管理系统都是按一定的结构进行数据的组织的，这种数据用数据模型来表示。数据模型可分为层次型、网状型、关系型三种类型。自上世纪八十年代以来，几乎所有的数据库管理系统都是关系数据库，如MicrosoftSQLSever，VisualFoxPro，Oracle等都采用关系模型。我们本章要学习的MicrosoftAccess也是一种典型的关系数据库。1.2Access2003简介Access2003是MicrosoftOffice2003办公套件中的一个重要组件。它功能强大，操作简单，且可以与其他的Office组件实现数据共享和协同工作。现已成为最流行的桌面数据库管理系统。图1.1Access2003的窗口数据库组件选项卡数据库窗口创建方法与已有对象列表图9.1Access2003的窗口窗口菜单应用程序窗口字段与记录在Access中，表将数据组织成列（称为字段）和行（称为记录）的形式。每一列的名字（字段名）是惟一的，每一列中的内容有相同的属性和数据类型。在创建表之前，先要对表结构进行设计，也就是根据数据的取值情况确定每个字段的名称和数据类型。字段名一般以字符开头，后面可跟字符和数字等允许的符号，最多74个字符，同一个表中不能有相同的字段名。而字段数据类型的设置则定义了用户可以输入到字段中的值的类型。表1.2Access的数据类型及用法数据类型用法文本用于存放文本或者文本与数字的组合，最多255个字符，默认大小为50。这种类型中的数字不能进行数学计算。数字用于存放可进行数学计算的数字数据，可以有小数位和正负号。日期/时间用于存放表示日期和时间的数据，允许进行少量的日期和时间运算。备注用于存放超长文本或文本与数字的组合，最多含75535个字符。货币用于存放表示货币的数据，可进行数学计算，可以有小数位和正负号。自动编号向表中添加一条新记录时，由Access指定一个惟一的顺序号（每次加1）或随机数。是/否又称逻辑型数据，只有两种可能的取值：“是”或“否”，“真”或“假”。OLE对象用于其他Windows应用程序中对象的链接与嵌入，最大1G字节。超级链接用于保存超级链接的有效地址。查阅向导用于创建一个字段，该字段允许从其他的表、列表框或组合框中选择字段类型。字段属性每个字段都有自己的属性，字段属性是一组特征，使用它可以附加控制数据在字段中的存储、输入或显示方式。属性是否可用取决于字段的数据类型。系统提供了如所示的13种属性供选择使用。表1.3Access的字段属性及功能属性选项功能字段大小使用这个属性可以设置文本、数字、货币和自动编号字段数据的范围，可设置的最大字符数为255。格式控制怎样显示和打印数据，可选择预定义格式或输入自定义格式。小数位数指定数字、货币字段数据的小数位数，默认值是“自动”，范围是0～15。输入法模式确定光标移至该字段时，准备设置哪种输入法模式，有三个选项：随意、开启、关闭。输入掩码使用户在输入数据时可以看到这个掩码，从而知道应该如何输入数据，对文本、数字、日期/时间和货币类型字段有效。标题在各种视图中，可以通过对象的标题向用户提供帮助信息。默认值指定数据的默认值，自动编号和OLE数据类型没有此项属性。有效性规则是一个表达式，用户输入的数据必须满足此表达式，当光标离开此字段时，系统会自动检测数据是否满足有效性规则。有效性文本当输入的数据不符合有效性规则时显示的提示信息。必填字段该属性决定字段中是否允许出现Null值。允许空字符串指定该字段是否允许零长度字符串。索引决定是否建立索引的属性，有三个选项：“没有”、“有，允许重复”和“有，不允许重复“。Unicode压缩指示是否允许对该字段进行Unicode压缩。主键（主关键字）主键是表中用于惟一标识每条记录的主索引。主键不是必需的，但主键能将表与其他表中的外键相关联。所以，只有定义了主键，才能建立表与表之间的关系，同时也方便对表进行排序或索引操作。主键不允许为Null（空值），并且必须始终具有唯一索引。如果表中某个字段没有重复的内容，就可用作该表的主键。视图视图是按特定方式处理数据的窗口。Access2003为表提供了4种视图方式。最常用的是设计视图和数据表视图。图1.3设计视图图1.4数据表视图2实践案例——“学生管理”数据库2.1案例综述创建一个名为“学生管理”的数据库该数据库中“学生基本情况表”、和“成绩表”二张表二张表之间根据相关联的字段建立关系创建显示每位学生学号、姓名、三门课成绩的“学生成绩”查询创建“新生奖学金名单表”查询，可直接查询出高考成绩大于590分的同学的基本情况在“学生成绩”查询的基础上创建一个“成绩汇总”查询，将每位学生的三门课的成绩进行汇总、排序。表1.3学生基本情况表学号姓名性别出生年月籍贯电话号码高考分数01001赵云峰男1983-6-30湖南长沙0731-647890858901002李小巧女1983-12-8广西桂林0773-365478961201003梁海鸥男1984-4-10广西柳州0772-285430166801004秦淮梦女1984-1-25陕西咸阳0910-461283956801005何步耘男1983-9-29河南开封0378-461283957001006欧阳文通男1984-5-6天津022-5823456258301007吴英丽女1983-9-27广西河池0778-2133568594表1.5成绩登记表学号数学英语计算机010018892830100282898401003558377010047469810100591898501006828379010074967682.2创建新数据库图9.5Access2003启动界面图1.6直接新建一个空数据库图1.7保存文件对话框图1.8“学生管理”数据库窗口利用本机上的模板来创建一个新数据库图1.9数据库模板对话框根据现有文件来新建数据库根据现有文件来新建一个类似的数据库相当于是复制一个已有的数据库，然后对它进行修改编辑，形成一个新数据库。创建表的方法建表的方法共有五种，分别是：使用设计器创建表通过输入数据创建表使用向导创建表导入表链接表“学生基本情况表”结构字段名称数据类型字段大小字段属性学号文本10必填、主键姓名文本10性别文本2出生年月日期/时间中日期籍贯文本6电话号码文本15高考分数数字整型有效性规则：大于等于400且小于等于750图1.10定义表结构图1.11设置字段属性图1.12定义主键保存表结构图1.13“另存为”对话框图1.14警告对话框通过输入数据创建表直接在数据表视图中输入“成绩表”数据：学号数学英语计算机01001889283010028289840100355837701004746981010059189850100682837901007496768在数据库窗口中，直接双击“通过输入数据创建表”，打开数据表视图窗口，如下图所示将表中的数据直接输入到上图的数据表中，完成后如下图所示：再单击右上角的按钮，保存更改，在弹出的“另存为”框中，输入表名“学生成绩”后，单击“确定”。修改“学生成绩表”表结构(1)在“数据库”窗口中，选中表“成绩”。单击“设计”按钮，产生“表设计视图”。(2)在表设计视图中，将光标定位到“字段名称”下的“字段1”处，将其改为“学号”，将数据类型改为“文本”，字段大小设置为“10”。以此类推，分别将各字段名称改为“数学”、“英语”、“计算机”，字段大小为“单精度”，小数点位数为“1”。修改好的学生成绩表”表设计视图如图9-11所示。2.3数据表数据的编辑和使用2.3.1向数据表输入数据在数据库窗口的“对象”选项卡中，选择“表”。双击“学生基本情况表”表，或者单击选定“学生基本情况表”，再单击“打开”，打开表“学生基本情况表”，进入数据表视图，如图所示单击工具栏上的“保存”按钮，保存数据表，但是不关闭表。单击“学生基本情况”表对话框右上角的”×”（关闭）按钮，将保存数据表并关闭“学生基本情况”表。2.4数据的排序、筛选和打印对表“学生基本情况”表按“高考分数”字段的值从高到低排序。操作步骤如下：(1)在数据表视图中，打开“学生基本情况”表，单击“高考分数”的列选择区。(2)单击工具栏上的“降序”按钮，数据表中的数据已按降序方式排列。在“学生基本情况”表中，要查找籍贯字段值中含有“广西”的所有记录(1)在图1-14所示的数据表视图中，选定“籍贯”字段中某一个记录值中的“广西”字符串。图1-14数据表视图(2)选择菜单栏的“记录”→“筛选”→“按选定内容筛选”，如上图中箭头所示。(3)“按选定内容筛选”的结果如图1-15所示，籍贯字段中含有“广西”的记录均被筛选出来。2.5表之间的关系操作通过“学号”字段，在表“学生基本情况”和表“成绩”之间建立一对一的关系。（1）选择菜单栏“工具”→“关系”选项，出现“关系”窗口，并出现“显示表”对话框。如果“显示表”对话框没有出现，则单击工具栏上的“显示表”按钮可调出它。（2）选择“表”选项卡。在列表框中，选择“学生基本情况”表后，单击“添加”，再选择“成绩”表，单击“添加”，然后单击“关闭”按钮，关闭“显示表”对话框。在“关系”窗口就显示出要建立关系的两个表。（3）在“学生基本情况”表中单击“学号”字段，并将其拖放到“成绩”表中的“学号”字段上，则弹出“编辑关系”对话框。单击其中的“实施参照完整性”复选按钮，再单击“创建”按钮，在关系窗口中的这两个表之间就出现了一条一对一的关系连线。如果未选“实施参照完整性”复选按钮，或者事先没有将“学号”设为主键，则这两个表之间就只出现一条连线，它并不反映一对一（或一对多）的关系。双击关系连线（无论是否反映一对一或一对多的关系）都会弹出“编辑关系”对话框，可以重新确定是否“实施参照完整性”检查。（4）单击“关系”窗口右上方的“关闭”按钮。系统将询问是否保存关系布局更改，其目的是确定是否保持“关系”窗口内各个表之间的相对位置。无论是否保存该更改，表之间的关系都已保存在数据库中。3、修改表之间的关系（1）删除表之间的关系删除关系的操作是在“关系”窗口中进行的。如果“关系”窗口未曾关闭，想要删除的关系还在其中显示，只要单击关系连线，使之变粗，然后按一下delete键，即可删除该关系。（2）更改关联字段更改关联字段的操作是在“编辑关系”对话框中进行的。在关系窗口双击关系连线，可以弹出“编辑关系”对话框，分别单击两个关联表的下拉列表框的下拉箭头，从弹出的下拉列表中选定新的关联字段，然后单击“确定”按钮，即完成关联字段的更改。3数据库的查询3.1查询的种类1．选择查询2．交叉表查询3．操作查询3.2查询设计器及其使用创建一个名为“数学及格”的选择查询，将表“成