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常用公文格式与写作2016年3月目录一、公文的格式二、公文种类的选用三、几种常用公文的基本写法第一部分公文的格式公文的格式，也叫公文的版式，是指公文规格样式，即公文中各组成部分的构成方式。根据条例规定，公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行；一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个部分组成。1.用纸:采用60g/㎡—80g/㎡胶版纸或复印纸，纸张白度在80-90%。2.开本：国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm，允许误差为±2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。一、公文版面及装订要求3.版心：版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。4.字体、字号、颜色：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋_GB2312字体；文字的颜色均为黑色。一、公文版面及装订要求二、公文格式要素划分版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。版头部分版头：公文首页红色分隔线以上的部分。包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。1.份号。是指公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。如需标注份号，一般用6位3号黑体阿拉伯数字(如000001)，顶格编排在版心左角第一行。2.密级和保密期限。是指公文的秘密等级和保密的期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。绝密★30年，机密★20年，秘密★10年。版头部分3.紧急程度。是指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。版头部分版头部分4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。版头部分5.发文字号.由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。用仿宋_GB2312字体，编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文时居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋_GB2312字体，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。版头部分主体：公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体。包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。主体部分7.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；多行标题排列回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。主体部分梯形标题中共××委员会关于××××请示××××：×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××委〔2012〕x号签发人：xxx（空二行）（空一行）8.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用全称或规范简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格；回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。主体部分9.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋_GB2312字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。主体部分主体部分正文中的层次序数。文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1.”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。主体部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.××××××××××××××××××××2.××××××××××××2012年×月×日10.附件说明公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1.XXXXX”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。主体部分×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1.×××××××2.×××××××××××××××××2012年×月×日11.发文机关署名应用全称或规范简称，用3号仿宋_GB2312字体，位于正文的右下方（与正文或附件说明空一行），居右排，后空2个字。两个以上机关联合发文，发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。主体部分12.成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期；联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，月、日不编虚位(即1不编为01)，位于发文机关署名右下方，用3号仿宋_GB2312字体。主体部分×××××××××××××××××××。XXXXXXXXX2012年X月X日13.印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符；有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。主体部分加盖印章的公文：成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。主体部分加盖印章的公文：联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名。最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期。印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心。首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。主体部分不加盖印章的公文：单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字。如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。主体部分NoImage14.附注一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期左下方。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。主体部分主体部分NoImage附注↓15.附件附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。被批转、印发、转发的机关公文，不属于公文的附件，应在批转、印发、转发“通知”之后另页排印。主体部分NoImage抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××。××××办公室2012年X月X日印发附件1XX市文件清退制度XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（第一行）（第二行）版记：公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。格式要素包括抄送机关、印发机关和印发日期、页码。版记部分版记部分NoImage16.抄送机关除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。如有抄送机关，一般用4号仿宋_GB2312字体，在印发机关和印发日期的上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。版记部分17.印发机关和印发日期。公文送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋_GB2312字体，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。版记部分18.页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。版记部分附件：1·××××××××××2·×××××××××××××2012年X月X日（联系人：×××联系电话：×××）抄送：××××××××××，××××××，×××××××××××。××××办公室2012年X月X日印发NoImage××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。×××××××××××。××××××第二部分公文种类的选用(一)必须在《条例》规定的范围内选用文种。条例规定公文的种类有15种，分别是决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。如果超出条例规定的范围，就会使文种失去规范性和通用性的特征，就会出现生造公文、滥用公文的现象。一是生造文种。如：将汇报、要点、办法、总结等当成公文文种使用。二是滥用文种。特别是请示和报告的滥用。表现为请示、报告混用，如《关于请求审批XXX项目的报告》、《关于上报XXX情况的请示》；表现为请示、报告并用，如《关于召开XXX会议的请示报告》。第二部分公文种类的选用(二)注意区分党委机关和行政机关在公文文种选用上的不同。决议是党委机关特有的，不适用于行政机关；命令(令)、公告、通告、议案是行政机关特有的，不适用于党委机关。其余的10中公文，