内部沟通及信息传输管理制度

Page１of3内部沟通及信息传输管理制度一、目的为提高日常运营效率，确保内部沟通的顺畅、快捷，加强业务衔接、协调功能，实现决策、管理的透明化与科学化，特制定本制度。二、范围公司全体员工。三、定义1.面谈：主要指一对一的面对面谈话2.会议：包括问题讨论会议、工作协调会议、员工座谈会、全体员工大会等方式。3.书面沟通：包括工作报告、文件、内部刊物等方式。4.网络沟通：包括电话、电子邮件与网络即时联络工具等方式，有紧急事项需处理时必须确保与当事人直接对话。5.层级管理：在组织管理过程中，明确各职位的职责、权力和利益，各在其位，各司其职，各负其责，严格按照组织程序。四、内容：内部沟通协调与信息平台建设是企业日常运营中必不可少的关键环节和重要基础，公司全体人员必须牢固树立一盘棋思想，立足本职、注重细节、快捷反应，充分协调、紧密衔接、有效沟通、分工协作；共同构建顺畅完善的沟通协调和信息传输操作体系，从而为公司管理、决策提供坚实的保障条件，减少失误，降低内耗，提高运行效率。内部沟通协调与信息传输实行双轨运行机制，一条自下而上，另一条自上而下，二者同时作用，互为补充，并相互验证、监督。在各个沟通环节中，凡须有回复的意见或问题，沟通双方必须明确反馈的时限。担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。（一）人事部门1.要积极促进各部门间的沟通，并给予中层以上管理人员沟通技能的培训；2.定习进行员工满意度调查问卷，了解员工的目前工作的状态和需求。（二）管理人员1.在新员工入职时，要与其进行入职谈话，介绍公司及工作的简要情况，并表达对其在公司发展的期望与祝愿；2.在员工试工期满转正时，要通过面谈，对其试用期的表现做出评价，表扬优点、指出不足，并提出对其今后的工作期望；3.在员工工作绩效不佳时，要通过面谈，帮助员工寻找与工作目标之间的差距、与公司要求的差距，提出改进意见，并表达对员工的期望，以提高员工工作绩效；4.在员工工作心态出现问题时，要立即与其谈话，帮助其分析原因并改变心态；5.当员工表现优异时，要表达出对员工的赞赏，并提出对员工的工作期望；Page２of36.当得知员工家庭出现重要事件时，要对事件情况表达关注；7.须时常了解员工对自己管理风格、管理方式的意见和建议，并积极改进。（三）工作人员1.当工作中出现需要与上、下级或同级同事沟通的事项，要立即沟通，以促进工作成效；2.不同部门从事相同或类似工作的人员，彼此之间要加强沟通，促进业务技能的提升与信息的传递；3.对于本部门的工作有任何意见或建议时，可与上级进行沟通，促进改进；4.于本公司的发展与变革有较好的意见或建议时，可通过《合理化建议管理制度》流程、填合理化建议表格或直接与相关人员沟通，以促进企业发展。（四）公司及各部门1.在各项与员工相关的管理制度下发之前，要充分沟通，了解员工对制度的意见或建议；2.各项与工作相关的制度和流程下发之前，要和相关岗位的员工充分沟通，听取他们的分析，了解他们的意见和建议，提高制度与流程的准确性与可执行性；3.公司下发的文件，各部门要通过召开会议等方式及时、准确地向本部门员工表达；4.工作中需得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议等各种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，以确保工作配合时不会出现因沟通不畅而产生的问题。（五）沟通方式1.按照层级管理模式，下级员工有事必须首先同主管上级取得沟通，属主管上级职责范围内且能够自行处理的，由主管上级协调解决，超出职责范围或不能自行解决的，可向更上一级反映，直至完全解决，对处理结果存在异议或不能接受的，允许越级申诉，最高可达总经理、公司董事长。上级领导有工作安排，非特殊情况，一般交由直接下属安排处理，原则上不允许越级行事，下级协调不了或处理不到位的，可直接参与处理或指导办理，上级领导对交由下级办理的事项应按时限要求及时跟踪检查并纳入日常考核，下级办理完毕后必须主动、及时、如实地向主管上级反馈具体结果。若遇紧急事项，可临时应急安排办理；之后及时报告。2.公司领导与员工之间，员工与员工之间经常进行工作交流和思想沟通，任何人不得无故拒绝他人的咨询或求助，更不得虚与应付，放弃责任。管理人员要密切关注下属的工作、思想和行为动态，发现问题，及时介入，帮助将问题消灭在萌芽状态，激励员工甩掉包袱，奋发向上，从而确保队伍的凝聚力和战斗力。3.日常管理和运营过程中发生异常事项，必须遵照谁主管谁负责的原则快捷反应，迅速行动，以及时处理、解决，不允许扯皮推诿，否则以失职论处。同时对相关信息要及时报告，不得隐瞒或虚报事实真相；否则一经查实，对直接责任人进行处罚，情节或后果严重的，还将给予相应的行政处罚。处理问题：处理现场问题建议遵循三现主义原则；所谓“三现”，指的是现场、现物、现实；当发生问题的时候，管理人员要快速到“现场”去，亲眼确认“现物”，认真探究“现实”，并据此提出和落实符合实际的解决办法。4.信息沟通传递中属公司机密的严格按保密规定执行，不得随意扩大保密范围。保密规Page３of3定与本制度所涉及程序相互矛盾的，以保密规定为准。（六）奖惩规则：1.公司员工，提出的可行性建议经公司采纳后，产生了显著效果的，按相关制度进行奖励。2.违反本制度规定造成公司经济损失的，按以下进行处罚（同一事件同时违反公司其他规章制度的，以其中较重的进行处罚）：额度在500元以下的，由相关当事人全额承担；额度为501-1000元的，当事人承担80%；额度为1001-3000元的，当事人承担60%；额度为3001-8000元的，当事人承担40%；额度在8000元以上的，当事人承担20%。仅造成不良影响的，每次对相关责任人根据具体情节给予50～500元罚款。五、制度说明本制度解释权和管理监督权属公司行政部，自下发之日起试行；如在一个月内未修订，自动转为正式版本执行。