举办论坛活动流程

举办论坛活动流程（一）前期工作1.确定组织方主办单位联系人及联络方式经费经费用途承办单位联系人及联络方式协办单位联系人及联络方式2.会前宣传事项内容落实人备注宣传稿件涵盖召开时间、地点、论坛主题、报名方式等信息网站宣传注意活动信息是否有更新微信宣传注意活动信息是否有更新新闻媒体宣传注意活动信息是否有更新其他3.联络嘉宾拟邀请嘉宾名单类型姓名职务联系方式联络人政府部门ABCD金融领域ABCD新闻媒体ABCD律师行业ABCD4.确定会议主题（二）筹备工作1．活动安排事项内容备注确定时间第一天上午下午晚上第二天上午下午晚上选择地点会议地点提前预定场地用餐地点考虑用餐类型，中餐/西餐/自助餐住宿地点提前与酒店联系，预定房间统计报名人数已报名每天进行更新汇总待定根据预计人数，有选择性跟进统计收费情况免费每天进行更新汇总已缴费每天进行更新汇总待定根据预计人数，有选择性跟进统计住宿信息第一类参会人数共计名和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。单人间标准间第二类参会人数共计名和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。单人间标准间第三类参会人数共计名和与会人员电话或邮件确认住宿的信息，持续更新信息。单人间标准间2.会务筹备人员及分工类别人员姓名联系方式工作内容领导小组组长副组长会务筹备组组长组员A负责准备背景板、横幅、音响、投影等工作组员B负责准备笔、本子、手提电脑、会议记录组员C负责打印胸牌、会议指南、准备资料袋、签到表、嘉宾牌组员D负责准备鲜花、水、餐券组员E负责更新统计报名人数、住宿信息嘉宾联系组组长组员A与嘉宾联络，准备嘉宾发言PPT，嘉宾个人简介等组员B负责嘉宾机场酒店的接送组员C配合嘉宾其他需求，如退宿等组员D会后给嘉宾寄发票、写感谢信现场布置组组长组员A布置背景板、横幅组员B调试投影仪、电脑、音响、麦克风组员C摆放纸笔、水、及座位卡宣传报道组组长组员A联系媒体、记者组员B现场拍照、录音录像组员C通讯稿的整理、会议速记3.活动具体流程安排事项具体安排备注时间签到时间：在活动开始前的2-3个小时地点：准备事项签到表做好排序，尽量与会务材料一致，方便发放。签到台提前与酒店协商好，并放置收纳名片的托盘打印机检查是否可以打印签字笔备用2-3支微信指示牌设置微信公众账号，引导大家扫码加入讨论群组领导致辞发言人领导A5分钟领导B5分钟主持人合影15分钟主题演讲演讲人主题备注时间X法官准备法官PPT、法官简介、演讲大纲等Y律师准备律师PPT、律师简介、演讲大纲等主持人进行现场互动提示嘉宾是否需要提前准备一些问题30分钟Z律师准备律师PPT、律师简介、演讲大纲等午餐时间地点统计好就餐人数1-2个小时主题演讲演讲人主题备注时间嘉宾A准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等嘉宾B准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等茶歇15分钟嘉宾C准备嘉宾PPT、嘉宾简介、演讲大纲等主持人现场现场互动视活动具体时间情况而定会议总结总结人：15分钟会后合影4.经费预算预算经费类型费用备注餐费统计好就餐人数场地费与酒店提前协商嘉宾住宿费及车费酒店停车票材料会务费背景板横幅会务资料摄影费鲜花、水讲课费决算决算经费类型预计支出实际支出备注餐费场地费嘉宾住宿费及车费材料会务费讲课费（三）会后工作事项负责人工作内容备注送嘉宾及与会人员离场组员A送嘉宾到机场、火车站组员B帮助嘉宾退宿组员C发放停车券会场清理组员A确保会场没有遗漏任何与论坛有关的资料组员B清理签到台组员C检查是否有参会人员遗漏物品会后宣传组员A整理通讯稿件组员B向主要嘉宾发送感谢信组员C向组织方寄送发票等资料会后结算组员A向酒店结算住宿费用组员B餐饮费结算组员C其他费用核算