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ICS01.110J01JB/T5054.10－2001产品图样及设计文件管理规则DrawinganddesigndocumentofproductManagementprinciples2001-01-02发布2001-06-01实施国家机械工业局发布I前言本标准是在企业产品图样和设计文件纸介质和缩微品归档的基础上，根据企业实施计算机辅助设计（CAD）的需要，参照GB/T17678—1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》的规定，对JB/T5054.9—1991《产品图样和设计文件管理规则》进行的修改和调整，其主要变化如下：1．本标准参照有关标准、法规、文件，对部分术语及定义作了规范和统一。如“底图、底稿”统称为“底图”；“复印图”改为“复制图”；“复印图、复印稿”统称为“复制图”等。2．标准内容章节的调整。增加第3章“定义”；原第5章“复印图、复印稿的复制和分发”、第6章“复印图、复印稿的管理和使用”合并为第6章“复制图的发放和管理”；原第7章“废图和废稿的处理”改为第9章“作废图样的处理程序”；增加第8章“CAD文件的归档和管理”等。3．标准内容的增加。在“基本要求”中增加了CAD电子文件归档流程的依据；增加了归档复制图的立卷、存档等管理要求；补充了缩微品归档管理的基本流程和内容；增加了CAD电子文件归档、管理的要求。增加附录A（提示的附录）产品图样和设计文件的归档流程，附录B（提示的附录）CAD电子文件归档入库单的格式。本标准自实施之日起代替JB/T5054.9—1991。本标准由全国技术产品文件标准化技术委员会提出并归口。本标准起草单位：上海柴油机股份有限公司、上海电机厂有限公司、上海市机电科技情报研究所、机械科学研究院。本标准主要起草人：蒋丽庆、金炜华、陆厦芳、杨东拜。JB/T5054.10－200111范围本标准规定了机械工业产品图样及设计文件，包括CAD图和设计文件（以下简称图样和文件或CAD文件）的归档、保管、复制、缩微、发放及管理。本标准适用于机械工业产品图样和文件，包括CAD文件的管理。其他图样及技术文件可参照执行。2引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准昀新版本的可能性。GB/T10609.3—1989技术制图复制图的折叠方法GB/T10609.4—1989技术制图对缩微复制原件的要求GB/T11822—1989科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T17678.1—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第一部分：电子文件归档与档案管理GB/T17825.10—1999CAD文件管理存储与维护JB/T5054.2—2000产品图样及设计文件图样的基本要求JB/T5054.6—2000产品图样及设计文件更改办法3定义本标准采用下列定义。3.1缩微品micrographics含有缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。3.2电子文件CADelectronicrecords由CAD系统产生的电子文件，能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码系列。以下简称CAD文件。3.3电子档案electronicarchives具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。4基本要求4.1图样和文件必须有专职的机构或人员管理。根据实际需要，企业可制定相应的图样和文件管理标准或制度。国家机械工业局2001-01-02批准中华人民共和国机械行业标准产品图样及设计文件管理规则DrawinganddesigndocumentofproductManagementprinciplesJB/T5054.10－2001代替JB/T5054.9—19912001-06-01实施JB/T5054.10－200124.2凡属密级的图样和文件的管理，应按国家有关保密法律及企业保密标准或制度的规定。4.3图样和文件的归档管理流程见附录A（提示的附录），CAD文件归档流程见GB/T17678.1的附录E。4.4验收的归档底图应完整，归档的复制图应立卷、存档，并保持完整、准确和安全。4.5用于设计、工艺、生产和经营的复制图，由使用部门负责保管，应保证其有效性和完整性。4.6底图和复制图，以及同一代号不同介质的CAD文件必须确保一致，其更改应按JB/T5054.6的规定。4.7保存底图和档案的库房，应保持清洁、通风，其设施和保管条件应符合有关规定。保存缩微品的库房应提高对温度和相对湿度的控制条件，并避开氨、酸、二氧化硫和有机溶剂等挥发的有害气体。电子档案库房应远离热源、酸碱等有害气体和强磁场。归档光盘不得弯曲、挤压、摔打，避免阳光直接照射，并达到GB/T17825.10的规定。5底图的归档和管理5.1底图的归档5.1.1归档的底图应无破损、无污迹和皱褶，无折叠印等，并符合JB/T5054.2的规定。5.1.2归档时应填写入库清单，按归档要求检查，办理签收手续，并按分类建立台帐。5.2底图的管理5.2.1底图的保管可按产品系列、机型、机组、零部件等分类，也可按幅面大小依次存放。但多张（页）组成的同一代号的底图，应保存在一起。5.2.2产品底图应平放或立放，A0以上幅面可卷放，但严禁折叠。大于A4幅面的底图，要缝边或包边。5.2.3存放底图的器具应有按保管底图分类编制的代号标签。5.2.4底图一般只在设计更改或重新复描（制）时可外借，但需按有关标准或制度规定办理借用手续。5.2.5底图要经常检查、清点，若有遗失应查明原因及时复制，并在台帐中注明，以确保底图的完整性。5.2.6对破损的底图应及时修补，如无法修补或复印，按JB/T5054.6的规定重新复制底图后归档。若替代原底图，应在其上加盖“作废”章存档备查。6复制图的发放和管理6.1复制图的发放6.1.1复制图可为蓝图或白图，图样必须完整和清晰。6.1.2各类图样的发放范围和份数、规定发放的程序和必要的手续，应在图样和文件管理标准或制度中规定。6.1.3按规定范围内发放的复制图，应盖发图专用章或标志。专用章或标志上可有部门名称或代号、发放日期、生产类型、发放类型等内容，发放时应办理签收手续。6.1.4在规定范围以外，包括因技术转让或用户需要等原因发放的复制图，应填写申请单，履行规定手续后才可发放。图样亦应盖发图专用章，发放类型应区别于规定范围内发放的复制图，更改时不予调换。JB/T5054.10－200136.1.5提供外协的复制图由外协归口部门负责转发，更换。具体办法企业也可在有关的管理标准或制度中另行规定。6.2复制图的管理6.2.1使用部门应有保管复制图的基本条件，并设专人管理复制图。其职责：a)验收、登记、造册；b)整理、装订、保管和借阅、回收；c)办理更改图、污损图的更换和遗失补图等。6.2.2复制图应整理、编目、装订造册后保管和借阅。复制图的存放应排列有序，取用方便，并应经常清点检查，确保帐物一致和复制图整洁、完整。6.2.3需更换新的复制图时，应做好记录，同时收回全部原复制图统一处理。如原复制图需要继续使用，应在原复制图上标示“作废”标记，与有效图样分开存放，并应按“图样和文件管理标准或制度”的规定限期回收。6.2.4复制图的借阅，应按“图样和文件管理标准或制度”的规定手续办理。保管人员应督促如期归还，并确认其完整、正确。6.2.5复制图由于污损或自然损坏影响使用时，由使用部门保管人员办理更换手续。发放部门发放新复制图后，收回原复制图。6.2.6复制图如有遗失，应按规定追究遗失者责任，并视情节轻重予以处理。企业应具有防止遗失图、稿被利用的措施。一旦遗失，则由该部门资料员代办遗失申请手续，经有关部门审批后给予补发。6.2.7复制图应按GB/T10609.3规定的任选一种方法折叠成A4幅面，并整理、组卷、编目、上架。6.2.8复制图的案卷应有档案号，其案卷的构成应符合GB/T11822的规定，并确定保管期限和密级。7缩微品的归档和管理7.1提供缩微的图样和文件应经验收，确认其符合GB/T10609.4的规定。7.2缩微胶片应进行像幅校对和检查，测试其密度、解像力等。经确认清晰，影像无形变的合格缩微品方可登记、造册、归档。7.3缩微品一般应一式两份分开保管。一份存档保存，不外借；另一份可供外借、阅读和还原。7.4保存缩微品的卡片或保存袋上应标有图样代号或案卷号；存放缩微品卡片或保存袋的器具应具有缩微品的代号标签，以便于查找。7.5存档的缩微品每年至少进行一次倒片检查与抽样检查。检查中发现有保管不当时，应找出原因设法补救，确保其准确完整和安全可靠。7.6已制成缩微品的图样和文件更改或重描后，应及时制成新缩微品并更换旧缩微品。被更换的旧缩微品应另行保存，并在保存卡片或保存袋上做出标记加以区别，必要时按第9章程序处理。8CAD文件的归档和管理8.1CAD文件的电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态（含更改后的状态）、相关软件及说明文件等方面保持一致。在管理上应维护其安全与完整，并能提供检索、查阅和利用。8.2归档的CAD文件应为本阶段产品技术状态的昀终版本。归档时应填写归档入库单，其格式见附录B（提示的附录）。JB/T5054.10－200148.3CAD文件应使用两种以上的介质归档。不同介质、同一图样和文件的内容、格式、签署和审批程序应相同，以保证相同内容不同介质档案的一致性。8.4归档的CAD文件应按要求写入不可擦除型光盘，光盘应具有填写编号和名称的标签。归档光盘至少一式两套，一套封存保管，另一套供查阅利用，两套分开保管。必要时可复制第三套，异处保存。8.5CAD文件归档时，由归档部门填写光盘标签，办理交接签收手续，检查光盘有无病毒、有无划痕、是否符合归档要求；检测在归档入库单规定的环境平台上能否准确读出电子文件。经鉴定合格，在归档入库单上填写结论后，方可归档。8.6归档的CAD文件应及时建立电子档案台帐、机读目录，确定档案密级和保管期限。8.7电子档案应定期检查，按照电子档案保管环境的要求，严格执行管理制度。电子档案每五年进行一次有效性、安全性检查，如发现光盘损坏等问题，应及时拷贝。如软、硬件平台发生改变，则应及时转换。8.8归档光盘不外借，网上传输的电子档案应规定查阅权限。如需查阅超越权限的电子档案，则按企业有关规定执行。8.9对超过保管期限，经鉴定确无保存价值的电子档案，按第9章程序处理。9作废图样的处理程序9.1企业应按图样和文件管理标准的规定，对归档底图、缩微品、CAD文件和立卷存档的复制图等，应进行不定期清理和鉴定。对超过保管期限或失去利用价值，又无继续保存意义的应按报废处理。9.2凡需要鉴定销毁的档案，应编制鉴定目录清单，申请鉴定。通过鉴定，形成结论意见，包括：作废销毁、延长保管期、转换成缩微品和CAD文件介质保存、原图销毁等，经企业技术负责人批准后，方可处理。9.3凡作废销毁的底图和复制图案卷等，应编制档案销毁清册再行销毁。同一代号的副底图、复制图应一并处理。9.4重新复制及设计更改后作废的复制图，也可按上述程序鉴定销毁。JB/T5054.10－20015附录AA1产品图样和设计文件归档管理的流程见图A1。图A1（提示的附录）产品图样和设计文件归档管理流程图图样和文件交收接归签档归档底图更改调发建立台帐复制图样发放签收鉴定销毁立卷存档接收部门缩原微件复交制接拍摄冲洗校对检查登记入库建立台帐缩微品档案归档保管倒片检查抽样检查阅读还原JB/T5054.10－20016附录BB1CAD文件归档入库单格式见表B1。表B1CAD电子文件归档入库单CAD电子文件归档入库单产品名称电子文件编号归档部门归档日期软、硬件平台说明其它说明归档部门移交人归档部门审核检查人验收日期检查结论1）保管部门签收人签收日期备注1)由保管部门填写此表。（提示的附录）CAD电子文件归档入库单格式JB/T5054.10－2001中华人民共和国机械行业标准产品图样及设计文件管理规则JB/T5