督办工作实施细则(试行版)

人和商业控股有限公司经营管理事业部督办工作实施细则(试行版)二〇〇九年十二月十二日目录一、督办组织机构设置、编制…………………………………………………………………1二、督办工作原则………………………………………………………………………………………1三、督办制度………………………………………………………………………………………………1四、督办范围、内容及层面………………………………………………………………………2五、督办工作程序………………………………………………………………………………………4六、督办工作人员行为准则………………………………………………………………………6七、本细则适用于事业部督办工作…………………………………………………………7八、本细则自发布之日起开始执行…………………………………………………………7九、本细则由总经办督办组负责解释……………………………………………………7十、附件：……………………………………………………………………………………………………7为加强事业部督办工作，使之逐步实现规范化、制度化和科学化，改进各团队、部门工作作风，提高工作效率，根据总经理指示精神，结合事业部工作实际，特制定本实施细则。一、督办组织机构设置、编制督办工作是促进总经理各项决策、重要工作部署贯彻落实的重要手段，是对各团队、部门加强领导、实施管理的重要工作环节和工作方法。因此，特成立督办组，隶属于总经办，由行政副总进行督导，督办组工作结果直接对事业部总经理负责；加强督促检查，把总经理各项决策落到实处，督办组组长负有第一责任。督办工作实行逐级负责制，一级抓一级，一级对一级负责。编制设置：预计6人，组长1名（部长级，总经理助理/部长），副组长1名（副部级），督办专员4名（主管级）二、督办工作原则1．为决策服务原则：提供决策依据，树立宏观统筹、高度协同的服务理念；2．实事求是原则：督办工作人员要全面、准确地了解情况，讲真话、报实情；3．督而不决原则：督办组在督办过程中具有监督监察权，不得擅自决策和替代督办对象的职能工作；4．时效性原则：督办工作快速、高效，确保督办事项在规定时间内完成；5．保密性原则：督办组要严格遵守事业部保密制度，避免信息泄露。三、督办制度1．专管负责制度。督办工作实行专管（总经理/行政副总）负责制，层层明确责任，他人不得过问。2.请示报告制度。督办工作要一事一报，专项专报。督办过程中遇到疑难、重大问题要及时请示报告，按照主管领导的批示办理。3.通报制度。领导交办的督办事项的情况实行定期或不定期地通报制度。对成绩突出的单位和个人予以通报表彰；对办理不认真、不得力、敷衍推诿、贻误工作的，视情况给予通报批评。4.保密制度。要严格遵守企业《保密制度/规定》以及计算机网络保密的规定，对涉及事业部保密范畴的督办事项，要严守秘密；需要控制知情范围的督办事项，一定要在指定人员和指定范围内进行。5.归档处理制度。对督办过程中的报表、报告、决定、记录进行立卷归档。（文书档案、电子档案）四、督办范围、内容及层面指导思想：流程规范、形式多样、抓大放小、结果导向督办范围及重点：（1）项目公司：1.经营数据：收入、费用使用、空铺率等运营数据；2.客户服务：服务客户的具体举措；3.人力资源：员工异动情况及原因；（二）营销项目组：1.市场摸排：地区商铺的经营信息调查；2.经验总结：突出成果/经验/事件及费用支出等；（三）市场开发团队：1.调研信息：项目前期的市场全行情调查；2.制度落实：“一地一报制”的贯彻执行情况的督办；形式与方法：月报表的汇总分析，定期、不定期督办巡查制和秘密巡查等。督办概述简表督办对象部门/层级督办范围主要内容督办方式时项目公司/副总级以上领导指示/交办领导重要指示、相关会议决议1月报表（月初）2督办巡查制3专项督办1、月报为每月3日上报2、巡查周期：30—60天，即每个分公司最多1个月/次，最少2个月/次3、专项督办：一段时期内，针对重点工作驻于现场跟进督办，实时向总经理反馈信息（驻扎时间视督办事项及进展状态而定）经营数据收入（租金及其他收入）、费用（人资/营销/行政/物业等）、转租转兑价格及数量、租售比例、空铺率、客流量等等（数据化，比较化）客户服务举措、办法、成本、客户满意度、物业/安保等项目人力资源编制、员工流失率、员工满意度、员工关怀举措、培训提升、其他突出成果/经验/事件等营销项目组/负责人领导指示/交办领导重要指示、相关会议决议1月报表（月初）2督办巡查制3专项督办1、月报为每月3日上报2、巡查周期：30—60天，即每个分公司最多1个月/次，最少2个月/次3、专项督办：一段时期内，针对重点工作驻于现场跟进督办，实时向总经理反馈信息（驻扎时间视督办事项及进展状态而定）市场摸排阶段/认筹开盘阶段有效客户信息数量、竞争对手经营数据、商圈概况等/预约、登记、认筹、开盘等（量化数据）人力资源编制、员工流失率、培训提升、员工关怀、员工满意度等其他费用支出统计、突出成果/经验/事件等市场开发/负责人领导指示/交办领导重要指示、相关会议决议1报表上报（一地一报“一地一报”制市场开发团队从抵达一个城市始至离开该城市止，即第一时间完成该调研信息1、商圈、选址、品项、客户、政府接洽等重要指标信息2、项目前期建设工作人力资源编制、员工流失率、员工满意度、员工关怀举措、培训提升、制）2不定期巡查城市的工作报告并上报。其他费用支出统计、突出成果/经验/事件等五、督办工作程序根据督办检查任务，由督办组对督查事项分解细化、列出条目，形成督办要点，填写《督办推进审批表》，报主管领导（行政副总）审批后，实施督办。1．一级督办内容包括公司的重大战略部署，重要会议决策，总经理重要指示（专项督办）；它主要有现场督办和巡查督办现场督办人员配备：至少2人以上；周期：现场驻扎时间视督办事项进展状态而定；督办人员须针对该专项工作进行全程跟进，要求深入、细致，了解全过程。具体程序如下：根据总经理指示，督办组拟定专项工作督办事项，填写《督办推进审批表》，报主管领导（行政副总）审核批准后，向督办对象下发《督办通知单》，督办人员进驻现场实施督办，并适时向总经理报告督办进展情况，待督办事项督办结束后，在8小时内形成《督办报告》（一事一报），上报主管领导（行政副总）。流程图：督办组拟定专项督办方案督办组下发专项督办通知批示总经理审阅适时向总经理反馈呈报总经理审批总经理交办督办专项工作具结专项督办报告专项工作督办结束督办人员进驻现场实时督办巡查督办人员配备：3人以上，其中负责人须为副组长以上层级人员；巡查时间：周期为2—3天巡查分类：公开巡查和保密巡查；巡查申请必须由总经理核准；巡查工作内容须事先确定，巡查过程中如需调整或改变巡查计划，需经主管副总同意方可执行。流程图：下发督办巡查通知单具结督办巡查报告总经理审阅适时向总经理反馈督办组拟定督办巡查事项巡查周期1～2月呈报总经理审批批示原则上3人或以上必要时可采取保密巡查方式督办人员开始巡查按拟定事项及时限督办2．二级督办内容包括计划督办和领导交办事项督办等（例行督办）；具体程序如下：督办组依据对《周工作总结》、《月工作总结》进行汇总分类，根据各单位工作计划安排，拟定督办事项，填写《督办推进审批表》，报主管领导（行政副总）审批后，开始督办。并适时向总经理报告督办进展情况，待督办事项督办结束后，在8小时内形成《督办报告》，上报主管领导（行政副总）。流程图：督办组汇总月报呈报总经理审核批示事项督办完结汇报总经理审阅反馈根据月计划拟定督办事项督办组收集月报每月3日各项目公司及部门上报按拟定事项督办对已办结的事项，督办人员应及时将有保存价值的督查工作材料按密级、类别进行收集、整理、立卷，定期归档。六、督办工作人员行为准则“三严”“四要”“一个统一”三严：1.严格遵守督而不决的工作原则，督办不代办；2.严格要求自律，不断提高自身、团队的思想觉悟和专业技能；3．严格保守企业秘密，绝不向无关人员透漏消息。四要：1.要讲原则、讲正气，不得弄虚作假；2.要谦虚谨慎，不得肆意妄为；3.要深入实际，全面、准确的了解反映各部门工作情况；4.要开动脑筋，在工作中不断创新，努力探索督办工作的新方法、新思路。一个统一：统一思想，高度树立督办工作既是为总经理的决策提供重要依据，更是事业部内控管理的一个重要手段的指导思想。七、本细则适用于事业部督办工作　　八、本细则自发布之日起开始执行　　九、本细则由总经办督办组负责解释十、附件：1、《督办工作推进审批表》2、《督办通知单》3、《督办报告》模版4、《督办工作月度报告》模版5、《督办工作记录表》【附件1】督办工作推进审批表部门：总经办督办组时间：2009年月日编号督办对象工作项目预期目标审批督办组长：主管副总：填报说明：1、“编号”栏编号规则为：年月+序号，如091201（表示09年12月份第一项督办工作）；2、“预期目标”栏内容尽量用可以量化的数据予以体现。【附件2】人和经管督字[2009]号关于×××的督办通知×××:根据，现将关于的决定事项（总经理交办事项）交由办理。为了及时向总经理汇报上述事项的落实情况，请×××于月日前将办理情况（包括书面报告和电子版，按事业部报告模版填写）反馈到总经办督办组，汇总上报。特此通知附件:年月日（联系人：×××，联系电话：×××，E-mail:×××）抄送：（有关单位）【附件3】人和经管督字[2009]号关于×××的督办报告×××:根据总经理（总经理办公会议决议）指示，于年月日至年月日对部工作的完成情况，进行跟进督办，实际情况汇报如下：督办结果简述：一、；二、；三、。取得成果、经验/存在问题、不足：一、；二、；三、。督办组建议/意见：一、；二、；三、。特此报告附件：1.《督办工作记录表》2．其他相关材料【附件4】督办工作月报日期：年月编号督办工作项目负责人督办工作结果总结（成果、经验/不足、教训）填报说明：1、“编号”栏编号规则为：年月+序号，如091201（表示09年12月份第一项督办工作）负责人签字：编号部门/负责人督办事项督办过程首次跟进二次跟进时间形式状态时间【附件5】督办工作记录表督办记录人签字：日期：