采购部职责

第1页共8页采购部职责权限及岗位说明书第一部分部门工作内容及考核要素说明第一条部门主要工作内容如“表1”所列，表中未提及的工作内容将作为部门考核的参考指标，参考指标指的是部门内部的辅助性工作指标；第二条“考核要素说明”栏中，指导程序是指质量体系中相关的作业指导程序；作业指导程序是部门规范、科学工作的重要指导依据；第三条“考核要素说明”栏中，相关规章是指公司为规范工作对相应的业务部门加强管理而出台的制度、规定、办法、通知等文件，这类文件是加强部门管理、规范业务活动而有针对性编制的政策，是部门业务活动的规范性文件；第四条“考核要素说明”栏中，表格、记录及评审过程是各部门日常管理中留下的工作记录，是部门经营活动的证据；第五条“指导程序”和“相关规章”是部门业务能力考核工作的基本指导依据，表格、记录及评审过程记录是考核工作中具体的评价依据；第六条表格中“○”表示该符号所在项是部门考核的评价项目，空白栏表示非考核评价项目，各部门经理应围绕列表的主要工作内容展开工作；第七条对于新增加的部门职责及工作内容和考核要素，在未及时收录至“表1”时，部门经理必须遵循新增的职责规定与工作内容及考核要素执行工作；第八条当“表1”与新颁布的政策、规章相抵触时，应以新颁布的文件为准。同时“表1”涉及的相关职责、工作内容和考核要素自动失效，按新颁布的文件要求执行，部门经理有责任对行政部提出修改的建议权。第九条部门日常工作应严格依照作业指导程序和相关规章制度进行操作，对于有文件记录要求的工作环节，部门经理应作为工作重点进行管理；第十条表中的考核要素是行政部检验各部门日常工作的常规考核内容，是对部门工作考核的刚领性文件，考核要素是对各部门不同特性进行了针对性设计，具体考核内容按《考核管理办法》执行，部门依据考要素要求作好日常工作。表1第2页共8页序号工作内容考核要素说明备注指导程序相关规章表格记录评审记录文件/记录管理1供应商资料的收集与管理○○○2供应商理管理○○○○○评审包含现场评审与文件评审3建立合格供应商目录○○○○4内部的沟通与协调○○○表格记录指内部联络记录5供应商的报价管理○○○○6供应商货款支付管理○○○○○7供应商质量管理○○○○含验收管理8异常状况的外部协调处理○○○○9合同协议的管理○○○○10供应商履约监督与跟踪○○○11供应商质量规划与辅导○○○12成本分析与控制○○○必须掌握供应商成本结构13部门预算的计划与管理○○○○14持续改善○○○○备注：以上供应商管理不包含日常生产之外的设备、设施的采购过程管理；第二部分部门职权行使规范第一条“表2”中列出部门日常工作中权限的基本划定，该表作为部门日常工作中的责权行使依据，部门经理应依据责权划定严格执行；第二条部门经理在行使权力时应秉持公平、公正的工作态度，以维护公司利益为出发点，正确行使公司赋予的权力；第三条列表2中未提取的情况，部门经理在执行工作任务时可请示上级部门或领导，当任务涉及到资金使用或对公司产生影响时，应申请书面授权后，再执行公务；第四条对于事件重大、紧急的情况，应以电话或其它快捷通讯方式向主管领导请示，在得到领导批示后，行使授予的权力。第3页共8页第五条部门经理在作出重要决定或对外工作协调时应有工作记录，一方面为后续工作提供依据，另一方面防止工作推委现象发生；第六条部门经理在行使职责权力时，应注意避免越权进行工作，防止出现管理投诉以及管理体系失效情况发生；第七条对于新增加的部门职责或工作授权，在未及时收录至“表2”时，部门经理必须遵循新的授权与职责内容；第八条当“表2”与新颁布的政策、规章相抵触时，应以新颁布的文件为准。同时“表2”涉及的相关责权条款自动失效，部门经理有责任对行政部提出修改的建议权。表2序号职责审批权限权限依据行使规范编制审核批准程序规章授权1供应商的评审与确定○⊙2供应商报价的批准○⊙可在上级授权范围内审批3供货质量判定○⊙4供应商货款支付决定○⊙5异常状况的外部协调处理○⊙⊙程序规定之外要上级批准6部门预算计划○○⊙7部门预算使用管理○⊙8部门内人事调整与工作安排○⊙9奖金的内部分配○○⊙10部门预算费用的支配权○⊙11用车计划○○⊙12部门内职员的考核结论○⊙第三部分部门预算制的要求与说明第一条各部门应依据《部门预算管理办法》的条款规定切实做好部门预算的监督与控制工作；第二条“采购部”现阶段为费用中心，根据总调度的生产计划编制采购费用预算；第三条为了更好地执行全面预算，预算单位必须将本部门预算分解到内部各环节和各工作岗位，形第4页共8页成全方位的预算执行责任体系，确保预算目标的完成。第四条部门预算制度是部门费用支出的主要制度依据，各部门应做好内部费用支出的记录及明细分类，为部门预算控制与监督做好准备工作。第五条专项费用的预算不在部门费用预算范围内，如有项目费用使用需求，应按公司相关规定进行专项费用申请手续办理。第四部分部门考核要素说明第一条对部门的考核工作由公司行政部人力资源专员进行考核，部门经理应全面配合考核工作的进行，并按考核要素要求提供相关考核证据；第二条部门经理应根据公司考核计划的安排做好考核工作的前期准备，包括对文件、记录的整理归档，部门内部人员的考核管理资料的递交；第三条部门经理应加强对《考核管理办法》的学习，并能较深入的理解该文件阐述的内容与方法，通过对文件的学习，协调人力资源专员推进考核工作的开展；第四条部门经理应视考核为一次检讨机会，同时也是提升部门管理的一次机会，通过考核工作，总结经验、教训，提出改进措施；第五条在日常工作中，部门经理应依据部门考核要素对部门职员进行辅导，应加强对部门职员的监督与指导工作，做到常检查，多纠正，少犯错，快提升；第六条部门经理应根据考核要素的要求，对人力资源专员提出考核意见与方法的建设性提案，对滞后不能适应管理要求的考核方法或操作提出建议；第七条“表3”是部门内部考核的基本要素列表，部门经理应根据“表3”的要求进行目标控制与考核管理，该表的评价结论是部门职员晋升、调薪的重要依据；第八条当部门职员对考核结论不满需要申诉时按《员工绩效考核管理办法》相关规定执行。第5页共8页表3序号考核项目工作内容要素核对备注指导程序相关规章表格记录评审记录文件/记录管理1业务能力供应商资料的收集与管理○○○供应商基本信息资料2建立合格供应商目录○○○○合格供应商名录管理3供应商的报价管理○○○○询价议价和记录评证4供应商货款支付管理○○○○○供应商货款的支付记录5供应商质量管理○○○○供方每月质量统计与分析数据6异常状况的外部协调处理○○○○对外处理与协调的书面记录7合同协议的管理○○○○包括订单的审核与管理8供应商履约监督与跟踪○○○实际交付结果与履约的一致性记录9供应商质量规划与辅导○○○供方的质量状况与信息回馈10成本分析与控制○○○对采购产品的成本分析与阶格控制11部门预算的计划与管理○○○○部门预算的编制，使用记录12协调与改善内部的沟通与协调○○○与各部门沟通、协调的文字记录13部门之间会议协调与组织○○是否有其它部门协调、配合的记录14承担跨功能小组任务○○是否存在与其部门合作共同完成的项目记录15持续改善○○○○纠正与预防措施及改善记录第6页共8页序号考核项目工作内容要素核对备注指导程序相关规章表格记录评审记录文件/记录管理16辅导培训考核对下属的业务指导与培训○○○培训记录及下属评价17文件、办公设备的应用指导○○○如：OA系统的应用指导、程序文件培训18内部讨论会议与工作分配○○○部门会议记录及工作安排记录；19部门内考核依据与结果○○○提依部门内部的考核书面依据与核考记录20作风与纪律下属对上司的看法○○○此处记录指访谈记录与评价；21部门员工对集体的看法○○○此处集体是部门内部的团队合作、协调22员工的不满情绪表达○○○员工对部门工作事务是否存在不满现象23员工是否有投诉途径○○○员工是否有正确的投诉途径和方法，是否有正确的渠道建设；第7页共8页第五部分人事、薪酬管理与规范第一条部门经理对本部门员工有人事调配权，对员工的职务、薪酬依据工作需要和被调配员工的本人意愿进行调配。人员职务、薪酬调整按行政部相关规定办理调整手续；第二条部门经理对本职位的副职人员无人事调配权，但对该职位任职人员拥有考核权；当人事需要调整时，部门经理对本职位副职任职人员有人事调配、任用的建议权；第三条公司任命部门经理副职时，应通过组织程序与部门经理沟通、协调。但原则上任何职位安排必须符合公司利益，满足公司对部门的管理要求；第四条部门经理对属下员工负有业务指导与培训责任，属下员工由于业务操作失误导致企业损失的情况，当事员工负有主要责任，部门经理负有连带管理责任。第五条下属员工的考勤、休假、辞职、辞退、招聘管理依据《员工手册》和相关人事管理规定进行管理；第六条下属员工的考核工作，依据本部门管理特性及本规定中“部门考核工作规范”和考核要素制定考核计划与考核方案；第七条部门经理对员工薪酬中奖金部分的发放管理必须提供考核依据，考核结果将作为奖金发放的参考依据；第八条员工薪酬中“奖金基数”部分，在公司确定浮动比例后，奖金依据部门考核结果进行奖金调配，调配办法按《部门考核办法》规定执行；第九条部门员工的薪酬级别调整的主要依据是部门经理对该员工的每月考核结果，考核结果必须真实、客观的反应该员工的工作情况和集体认同评价；第十条当人事调配或由于薪酬分配引起下属的投拆情况时，部门经理与公司行政部应本着实事求是的认真态度展开调研工作；工作要以维护公司利益和形象的原则进行调解工作。同时，应确保内部矛盾稳步化解，避免矛盾进一步激化；第十一条由于部门经理工作失误造成下属职员投诉，且后果严重的，公司行政部应成立专案小组进行事件调查，当事件结果与部门经理工作失误有直接关系，应给予部门经理调岗或降职处分；如事件影响为局部或较小时，应给予部门经理通报批评处理；第8页共8页岗位职务说明书制表日期：年月日部门采购部岗位名称采购经理直接上司总经理版本A/0任职条件学历大专以上（含大专）学历或同等学历资格工作经历机电制造业相关岗位5年以上工作经验专业知识机械、电子、机电一体等专业毕业。基本要求（1）熟悉物资采购招投标程序；（2）丰富的流程管理技能，熟悉物流管理业务流程；（3）熟练使用电算及办公软件；要求序号工作内容备注序程文件规章制度上级授权业务工作1供应商数据管理；依据考核要素要求建档○2对供应商的现场及文件评审；○3供应商确定及合格供应商登录工作；○4供方收支管理；○5对外合同、订单管理；○6异常情况对外协调与处理；○7成本分析与控制；○8部门预算的计划与实施○日常管理1月度工作计划安排及跟进○2月度考核工作实施与呈报○3工作纪律的监督与管理○培训辅导1业务指导与监督2会议组织与协调○3协助内审工作，并展开检讨行动○协调改进1参与内部团队合作及分工○2资源协调比如用车协调○3持续改善○注释：（1）本岗位说明书中列出的工作内容并非该部的全部工作内容；（2）在本文件中出现的考核要素是部门经理重点管理的工作内容，即使在岗位说明书中未出现有关内容说明；（3）由于公司政策或管理方式出现变化引起岗位功能和职责的变化，本文件将依据新要求修订本岗位说明书；