7.IATF16949记录控制程序

文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态记录控制程序7.5A/O第1页共2页1.0目的对记录的编制、编号、填写、传递、归档、贮存、保护、借阅和处理的基本要求进行规定，保证记录客观、真实、准确地反映体系活动的过程，为各项工作的可追溯性及采取纠正和预防措施提供信息，为质量体系有效运行和产品质量是否符合要求提供客观证据。2.0适用范围适用于公司质量管理体系运行中产生的质量记录的控制，包括法规、顾客要求及供方的记录的编码、标识、收集、编目、查阅、归档、贮存、保管和处理程序的管理。3.0职责3.1体系办负责对质量记录的编号、格式确认、登记并实施控制。3.2各部门负责按本程序规定对本部门的质量记录实施有效管理。3.3质量记录人员要认真如实地填写各项内容。4.0术语4.1记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。5.0工作程序责任输入过程活动活动要点输出各部门程序文件管理文件5.1编制/修订记录表单各部门依据程序文件或其他文件内容的需要和考虑顾客的特殊要求设计本部门记录的格式，并保证记录表格的规范化，合理化和标准化。记录格式各部门负责人/管代程序文件管理文件5.2.审核a)各部门编制的质量记录先由本部门负责人审核，然后交体系办登记、编号后方可使用。b)记录表单由公司统一联系印刷。各种记录空白表单体系办管理标准程序文件5.3.记录标识a)凡与质量体系运行有关的记录表均应统一编号。由体系办负责编制《受控记录清单》，明确每一种质量记录的名称、编号、使用部门、版本号、保存期。b)各部门应按要求使用规定的质量记录表格。受控记录清单各部门相关管理文件/作业指导书5.4.使用(填写)可a)受控后的记录可以打印/复印/印刷使用，无编号未受控的严禁使用。b)使用过程中不合适宜的地方需进行修订版本号相应升级.c)按要求填写记录中的相关项目，确保清晰、工整、真实、及时、准确、易于识别，不得脏污、破损。d)修改记录应在原处划改。各种记录各部门/负责人各种记录5.5审批记录需得到相关权限者的审批方能有效。审批后的记录记录标识使用（填写）编制/修订记录表单审核/备案审核确认（填写）文件编号程序文件名称标准章节号版本/修改状态记录控制程序7.5A/O第2页共2页各部门各种记录5.6贮存/保护a)各部门记录每月收集、整理、汇总、装订并由使用部门自行归档保管。记录需形成编目并制做封面标识：注明名称、记录的月份、保存期限，以便查找，如用箱贮存，需在外箱标识。b)记录按时间顺序存放（即新归档的质量记录放在已归档的上面）。c)贮存条件应满足防火、防潮、防尘、防损坏、防丢失及定置要求。d)存储在电子媒体上的质量记录，应注意防潮、防压、防磁，保留原始记录，以免存储内容丢失。计算机保存的电子质量记录要定期刻录光盘保存。e)必要时对重要记录采用双备份方式归档。f)外来的质量记录依据内容分别分类保存、便于使用、查验。g)需查阅、复印相关的质量记录，需经部门责任人同意。各种记录各部门文件借阅申请5.7检索a)公司员工因工作需要查阅质量记录，须填写“文件借阅记录”，本部门负责人批准，在质量记录归档部门内查阅；如需外借，须经部门负责人批准后，由质量记录归档部门提供复印件，应按规定期限归还。b)合同要求时或客户要求提交相关记录进行查阅时，由质量记录归档部门提供复印件。各种记录各部门各种记录5.8保存期限a)质量记录的保存期必须满足法规的要求，并在程序文件中作出规定。如顾客或合同有要求时，保存期则按规定要求执行。b)记录应按规定的保存期妥善保管。与质量体系运行的有关记录包括管理评审、质量审核记录、产品质量检验记录等至少保存3年；c)生产件批准的有关记录保存期为产品生命周期加一个日历年。安全特性的有关记录至少保存十五年，停工后仍然有效；与生产件批准的有关记录、工装记录（维护和所有权）、产品和过程设计记录、采购订单或者合同及其更改，保存至产品和活动的有效期应再加1个日历年；受控记录清单各部门各种记录5.9处置a)已作废或超过保存期的质量记录，必须由部门负责人审核、管理者代表批准后，方可销毁，并填写《文件销毁记录表》。b)对确认有保留价值的质量记录，需加盖“作废”“保存”印章标识，继续存档。c)供方和顾客的质量记录也按本程序控制。文件销毁记录6.0过程绩效指标及计算方法文件受控率=有效文件数/检查文件总数×100%7.0相关文件文件控制程序8.0相关记录《文件销毁记录表》贮存/保护检索保存期限处置