防贪锦囊-采购

採購引言物品和服务采购是公司或机构运作中的主要一个环节，通常占日常开支很大的比重。以往的贪污案件显示，采购是最容易出现贪污舞弊行为的环节。采购过程如出现贪污，不但会给公司或机构带来重大的经济损失，更会影响其作为可靠业务伙伴的声誉。为确保采购项目「物有所值」和防止采购过程中出现不当行为，公司或机构必须在制度上设立足够的防贪措施。本《防贪锦囊》旨在就有关物品和服务采购的事宜，向各机构和公司提供简便实用指引与防贪措施。本《防贪锦囊》的使用者可根据机构的组织、可用资源、工作需要和所面对的风险，适当地采用建议的各项防贪措施。廉政公署防止贪污处私营机构顾问组可根据私营机构的要求，提供免费、保密并适合个别机构需要的防贪顾问服务。该顾问组可就如何实施本《防贪锦囊》内的防贪建议提供意见。如需更多信息，请按以下联系方式与该顾问组联系：电话：[phone]传真：[phone]电子邮箱：[e-mail]引言如何使用本《防贪锦囊》为提供简便快捷的参照，本《防贪锦囊》运用以下标记，方便使用者找出所需信息：表格範本–範本以供采用（如适用）指针–相互参照本《防贪锦囊》内的其它章节目录页码第一章-采购程序1.1主要程序11.2采购物品11.3采购服务2第二章-采购物品–建议工作常规2.1制订指引32.2申请采购42.3物色供货商52.4邀请报价62.5邀请投标(公开/局限性)62.6接收和开启报价单或标书72.7评审报价82.8评审标书92.9评标后的议价程序102.10订购和验收物品112.11小额现金采购112.12监察供货商表现122.13管理层的监察13第三章-采购服务–建议工作常规3.1订明服务要求143.2批出服务合同153.3管理服务合同15附录页码一采购申请表范本17二报价邀请书范本19三招标文件内的警告条款范本20四标书评核表范本21五购货订单范本22六零用现金凭单范本23七零用现金补充表格范本24八供货商表现评核表范本251第一章1.1主要程序以下概述采购过程中各主要程序1，而接下来的各章节会详述每个主要程序所建议的防贪措施。1.2采购物品申请采购(2.2)物色供货商(2.3)小额现金采购(2.11)以报价方式采购(2.4,2.6,2.7)以招标方式采购(2.5,2.6,2.8,2.9)订购和验收物品(2.10)监察和评核供货商的表现(2.12)管理层的监察(2.13)1从监管角度列出主要程序，它们并不具有规限性。采购程序21.3采购服务申请采购(2.2,3.1)物色服务供货商(2.3)小额现金采购(2.11)以报价方式采购(2.4,2.6,2.7)以招标方式采购(2.5,2.6,2.8,2.9)批出服务合同(3.2)监察和评核供货商的表现(2.12,3.3)管理层的监察(2.13)3第二章2.1制订指引管理层‡订明不同价值物品的采购方法，以及相关的审批人员的职级，如下：•公开招标–对于价值高的采购时，应公开邀请所有有意竞投的供货商投标（例如在公司网站发出邀请或在报纸上刊登广告）。审批人员的职级应为管理层。•局限性投标或报价–采购其它高于一个指定金额的物品时（小额现金采购除外），需要邀请指明数量的供货商投标或报价，而供货商应该从认可供货商名单，或从市场挑选并由使用者提名。对于局限性投标以及价值较高的采购，审批人员的职级应为高级管理人员。对于报价以及价值较低的采购，审批人员的职级应为监督人员。•小额现金采购–采购价值较小（少于指定金额）的物品时，应由获授权人员负责直接向供货商进行采购。‡订明有权批核过少供货商（例如只有一位或两位供货商）竞投的采购项目（以报价或招标方式采购）的人员。‡决定是否需要采取双封套制度（即是对价值较高的采购而价格并非唯一的考虑因素时，投标人须分开递交质量方案和标价，并放入两个密封的信封内，供评审之用）。‡倘若标价和质量同样需要评估，应委任由使用部门、采购部门和专家或技术人员（如有需要）组成的标书评选委员会，负责评审标书。采购物品–建议工作常规4‡规定所有参与采购的员工须申报任何实际或被视为有利益冲突的情况。如有这种情况，应指派其它员工接手处理有关工作或规定监督人员须严密监督采购过程，以免除冲突。‡指示所有参与采购的员工应避免与供货商有过度的社交活动，或接受供货商提供过于频密或奢华的招待。2.2申请采购使用者‡使用采购申请表（附录一）提出采购申请。如有需要，应向指定审批人员要求批核采购申请。‡拟订规格以列明物品的所需功能。‡避免指明物品的牌子和型号，因为此举可能被视为偏袒某一供货商。‡若要采购专利或品牌产品，须详述理由并获得指定审批人员的许可。审批人员‡审核采购申请后才作出批核，以确保有关采购实属必需并已预留拨款，以及不会因规格过严而削弱供货商之间的竞争。52.3物色供货商采购人员备存认可供货商名单‡就经常采购的物品编订一份供货商名单，名单须按照所提供的物品分类，并由管理层核准。‡确保名单上每类物品均载有合理数量的供货商。‡制定将供货商加入名单和除名的准则与程序，并知会各供货商（例如在公司网站发布）。‡审核所有加入名单的申请是否符合准则，包括由内部人员或使用者推荐的申请。‡定期总结研讨供货商名单，以剔除表现欠佳或较少入标的供货商。为非经常性采购筛选供货商2‡按照由审批人员批核的既定准则物色供货商。‡从使用者提名、生意伙伴推荐和从公司网站等其它途径物色，以及从主动接触公司并符合既定准则的供货商中进行筛选。‡如只能物色到一家或两家供货商，须提供理由和依据。2通常指不经常性的采购，以及没有既定的供货商名单。62.4邀请报价采购人员‡根据所规定的报价数量，邀请认可供货商名单上的供货商报价，或按审批人员核准的既定准则编制入选名单（如有需要）（2.3）。‡如使用认可供货商名单，应确保按照公平分配原则（例如以轮流方式），邀请名单上的供货商报价；如非采用轮流方式发出邀请或频密邀请某几个供货商，应解释原因。‡由使用者或其它员工提名的额外供货商，必须符合有关入选供货商名单准则才可获选入名单中（2.3），但他们不可用作取代从认可供货商名单挑选的供货商。‡指明递交报价单的方法（例如通过传真或电子邮件）和截止日期。‡在报价邀请书中（附录二）加入反贪信息。‡根据使用者的要求（2.2），清楚订明所需物品的规格。2.5邀请投标(公开／局限性)采购人员‡公开招标：通过公司网站或报刊广告公开邀请所有有关供货商投标。‡局限性投标：邀请认可供货商名单上的供货商报价（2.3），或根据由审批人员核准的既定准则编订入选名单（2.4）。7‡指明递交标书的方法（例如亲自递交/邮寄至指定人员、电子传送、投入标箱）和截止日期。‡进行正式招标邀请，并于招标文件中列明：•清楚列出所采购物品的规格；•倘若价格并非唯一的考虑因素，应列明甄选准则以及它们在评核之中所占的比重；及•加入警告字句，说明禁止向公司员工提供贪污贿赂，并注明如发现藉贿赂或「围标」取得合同的情况，公司即有权终止合同和索取赔偿（附录三）。‡确保所有投标人均获得相同的信息，以拟订标书。‡如有需要，考虑举行说明会，供有意竞投的供货商参加。‡规定投标人须把标书一式两份封存于密封的信封内递交，或通过电子投标系统（如有）递交标书。2.6接收和开启报价单或标书管理层‡订定程序与预防措施，防止有人篡改／外泄报价单或标书，例如：•指定设有防止擅用功能的传真机，或具有于截标前有限制进入系统功能的电子报价系统接收标书／报价单；或将标书／报价单交由不涉及采购过程的员工保管；或采用双重上锁的稳固标箱，两把钥匙应由不同员工分开保管。8•委任由多于一名员工组成的小组，负责于截止时间后尽快开启报价单／标书。采购人员‡在限期前不应开启报价单或标书。‡所有口头报价应以书面记录。‡妥善保留所有接获的报价单和标书的记录（例如保存报价单／标书副本），以作日后核查之用。‡报价单／标书副本应交由不涉及采购程序的指定员工保管，以供日后参考之用。2.7评审报价采购人员／使用者‡核查报价单内容是否符合所订规格要求（2.2）。‡选取最低价而又符合所订规格要求的报价。倘若价格并非唯一的考虑因素，则应根据甄选准则评估报价。‡倘若报价是主要的考虑因素，若不建议采纳最低价的报价，须申明理由。‡在采购申请表（附录一）上推荐所挑选的供货商，并附上所有接获的报价单，供审核人员批核。92.8评审标书标书评审委员会‡在招标前预先厘订一套评审标书的准则、各项准则的相对比重和评分制度（假如标价不是唯一的考虑因素）。‡开标后不得修改任何准则及其相对比重；因为在开标后才订定或修改任何准则会有不公平之嫌。‡核查标书内容是否符合招标规格（2.5），并选出最佳的标书。‡如采取双封套制度（2.1），则应在评审质量方案后才开启标价。‡如要对质量因素进行评审，应设计一份标书评核表供各委员使用，使评审程序更为公平（附录四）。‡要求各委员根据评审准则，在标书评核表（附录四）上各自评审标书。‡有需要时可邀请投标人简述标书内容，并确保所有符合资格投标人享有平等机会，以表公平。‡选取符合规定的最低价标书，或得分最高的标书，否则须提供充分理由。‡提交书面建议推荐所挑选的供货商给审批人员批核。102.9评标后的议价程序管理层‡制定评标后议价程序的指引，包括：•挑选投标商进行洽谈的准则（例如得分最高或得分最高的前三名投标人）;•根据采购价值，订定议价小组的组成和成员的职级；•底线价格和条件，如超越这个价格或条件，商议小组须向管理层请示；•禁止在洽谈期间披露其它投标人的标书；及•规定投标人于洽谈后须以书面提交最佳且最终的报价。‡委任由最少两名适当职级的人员组成的议价小组，就采购高价物品进行洽谈。议价小组‡按既定的方式进行洽谈，如有需要，应向管理层请示。‡记录洽谈的要点和结果。‡对最佳且最终的报价进行评审，并向审批人员提交书面建议。审批人员‡确保有关建议符合既定准则并有理由和依据支持；如有需要，应审核所有接获的标书。‡假如经洽谈后原本的招标要求有重大更改，应考虑重新招标，以避免对落选的投标人有不公平之嫌。112.10订购和验收物品采购人员／使用者‡发出编号顺序的购货订单（附录五），详细列明批核的要求（例如订购物品的规格和数量）。‡委派一名员工（如条件允许，应委派没有参与挑选供货商的员工为佳）根据购货订单接收交付的物品并进行查验，以确保没有交货不足或货与订单不符的情况。‡如采购高价物品，应委派督导人员监督物品验收过程并在收据上加签字。‡安排胜任人员测试交付的物品（例如由信息科技员工测试计算机），满意后才验收。‡员工必须在交付物品后的指定时限内核实验收，并确保供货商尽快补救不足。2.11小额现金采购管理层‡订定程序以保存小额现金账户，用以支付小额采购。‡如申请付款，必须出示发票或收据。‡指派专人负责管理小额现金和设立一个预设限额的账户，并订立补充账户现金的程序和权限。12使用者‡须以零用现金凭单（附录六）申请付款或退还款项，并附上发票或收据正本；如未能出示收据，则必须签署凭单作依据。管理小额现金的人员‡审批申领表后才批出付款或退还款项。‡签署零用现金凭单并在发票和收据上盖上「已付」印章，以防员工重复使用单据申领款项。‡规定员工用零用现金补充表格（附录七）向会计部申请现金补充，并须随附所有有关款项的凭单和收据。2.12监察供货商表现使用者‡设计一份供货商表现评核表格（清单）列明须予以评核的表现特性，例如物品质量、送货速度、售后服务等（附录八）。公司可根据各自需要修订表格内容。‡利用评核表格收集和记录使用者的意见。‡如以定期合同雇用供货商，应定期对供货商的表现进行评核，确保必须有良好表现记录才可获得续约。‡如无须采用上述较完善的评核制度，也应记录欠佳表现，作日后参考之用。‡将填妥的表现评核表格或欠佳表现报告交予采购人员作记录用。采购人员‡按既定政策和程序处理表现未达理想的情况（例如发出警告或在一段时间内暂不邀请竞投）。13‡如有供货商经常表现欠佳，应经适当批准后从认可名单上将供货商除名或永不邀请其竞投。2.13管理层的监察管理层‡定期检讨采购政策和指引，当中应考虑运作