如何做好建设单位的合约管理工作

如何做好建设单位的合约管理工作摘要：近年来，企业的经济往来，主要是通过合约形式进行的，一个企业的经营成败和合约及合约管理有着密切关系。在项目建设过程中，工程项目的管理一切均在成本、工期和质量这三要素的指导下，通过承包合同这个纽带，来完成合同约定的义务，合同管理作为工程项目管理的核心，是法律、工程管理、成本控制、质量标准的综合体现。那么，作为建设单位的合约管理人员，又该如何做好其管理工作呢？本文结合作者多年的工作实践，对建设单位的合约管理工作展开一系列探讨，并提出了自己的观点，供同行参考。关键词：合约管理建设单位项目管理成本控制合约管理是成本管理与工程项目管理的关键载体，工程项目各项工作的实施都是围绕合同总体目标来运行的，是融合了财务、招标、工程、法律等多个部门对生产过程综合管理的体现。是需要多部门通力协作才能显现效果的项目核心经营管理工作之一。因此，有效的工程项目管理和成本控制是通过有效的合同管理实现的。合约的管理贯穿于整个工程项目的始终。项目工程建设的工作过程概括起来就是两个环节：一是签订合同环节，二是执行合同环节。这两个环节是密不可分的，前一个环节是后一个环节的基础，后一个环节是前一个环节的继续，缺一不可。项目的一线工程管理人员对现场的质量、进度等管理还是很强有力的，但忽略了合同的管理。很多工程管理人员对合同条款不够熟悉，这就要求加强对项目工程管理人员的合同管理培训让全体一线管理人员的合同管理意识得到提高。1建设单位工程合约管理的现实意义1.1加强合约管理是市场经济规律的必然要求市场经济机制的有效发挥要靠契约和法律。施工合同作为调节业主和承包商经济活动关系的主要法律依据，必须按照市场规律要求，健全和完善内部各项管理制度中，其中合约管理制度是其管理制度的关键内容之一，其对建筑市场机制的健全和完善，作用不言而喻。1.2加强合约管理是规范建设各方行为的需要目前，从建筑市场经济活动及交易行为来看，工程建设的参与各方缺乏市场经济所必须的法制观念和诚信意识，不正当竞争行为时有发生，承发包双方合约自律行为较差，一定程度上导致了建筑市场经济秩序的混乱。因此，加强建设工程施工合约的管理，对规范市场主体的交易行为、促进建筑市场的健康稳定发展十分必要。2我国建设单位合约部的管理目标2.1提高全员的合约管理意识合同管理作为工程项目管理的重要组成部分，它必须融合于整个工程项目管理中。要实现工程项目的目标，必须对整个项目、项目实施的全过程和各个环节、项目的所有工程活动实施有效的合同管理。在工程建设中，没有合同意识，则工程项目整体目标不明；没有合同管理，则项目管理难以形成系统，难以有高效率，并使效益丧失殆尽。没有有效的合同管理，则不可能有有效的工程项目管理，当然就不可能实现工程项目的目标。合约部将通过台帐、会议、培训、检查等手段提高生产管理人员的合约意识、法律意识。促使生产过程中的各部门、各环节互相衔接，密切配合，保证项目经营管理活动的顺利进行，使生产过程的质量、进度、成本得到有效的控制。2.2强化合同交底工作在以往的工程项目管理中，只是注重“图纸交底”工作，忽略“合同交底”工作。在现代市场经济中，合同交底更为重要，只有“按合同施工”才能在执行合同时不出偏差。项目在开工前必须首先进作合同交底，分解合同责任，实行目标管理。在总承包合同签订后，具体的执行者是项目部人员。项目部从项目经理、项目班子成员、项目中层到项目各部门管理人员，都应该认真学习合同各条款，对合同进行分析、分解。项目总、生产主管经理要向项目各成员进行“合同交底”，对合同的主要内容及存在的风险作出解释和说明，使大家熟悉合同中的主要内容、各种规定及要求、管理程序，了解作为业主的合同责任、工作范围、工作半径以及法律责任。避免在合同执行过程中发生扯皮、争议等不利于顺利生产的现象。2.3最大限度的实现合同范本化采用范本合同是为了对参投单位体现公开、公平的原则。是为了避免在招标过程中的“暗箱操作”。使招标投标活动具有透明度，给予所有投标人平等的机会，使其享有同等的权利并履行相应的义务，不歧视任何一方。采用范本合同也是为了让甲方管理人员尽早熟悉管理体系，使各项目的现场管理动作都是标准动作，是集团标准化建设的重要一环。2.4规范及完善现有的现场沟通机制业主和总承包商、监理工程师、分包商之间的沟通都应该以书面形式进行，或以书面形式为最终依据。这既是合同的要求，也是经济法律的要求，更是工程管理的需要。这些内容包括：定期的工程实施报告，如每月的工作量报表；在工程过程中发生的特殊情况及其处理的书面文件，如工程环境的突然变化、不可预测的地质条件以及其他情况等等，这些都必须有监理工程师及总承包方的签署和认可。对在工程中合同双方的任何协商、意见、请示、指示都应落实在纸上。使工程活动有依有据。2.5通过信息化手段完善资料的归档工程的原始资料都是在合同实施的过程中产生的，是由业主、施工单位提供的。对各种合同资料和相关的工程资料的收集、整理和保存是非常繁复的，是需要花费大量的时间和精力，并且纸质资料的保存并不容易，查找起来也费时费力。所以只有通过信息化手段，把除需保存原件外的绝大部分资料变成电子文件，通过建立完善的资料存档系统及查询系统，来减少资料的流失及减轻一线管理人员的工作负担。为日后工程的索赔与反索赔奠定坚实的基础。2.6合同的统筹化管理为了将“集团决策，地区、项目执行的管理思路”进行落地。就要把涉及到决策的环节统筹到集团统一管理。统筹合同管理是其中重要的一步，只有通过固化范本、制订标准化的流程、明确各层级的权限等统筹手段，才能将各项目合同管理的步调统一，对整个集团的统一经营提供有力支持。只有将合同管理进行统筹，才能把一线的生产管理人员从繁杂的招标事务上解放出来，去从事质量管理、跟踪落实生产计划等保证项目生产的一线管理。3建设单位合约管理在项目管理中的核心体现3.1工程管理合约决定着工程项目的目标。工程项目管理的合约其实也就是项目管理目的在工程管理中的目标和依据。在工程承包合同中，一般都必须明确提出要求施工达到的质量等级；工程进度的目标是在何时完工等；工程中标价多少万元，因而工程合同管理控制着质量管理，进度管理，成本管理等目标。3.2合约规定是双方的最高行为准则。合约一经签订，只要有效，双方的经济关系就限制在合约范围内。由于双方权利和义务互为条件，所以合约双方都只能利用合约，保护各自利益，限制和制约对方。合约不但决定双方在工程过程中的经济地位，而且合约地位受法律保护，在当事人之间，合约是至高无上的，如果不履行合约或违反合约规定，就必将受到经济甚至法律的制裁。3.3合约是解决双方争执的依据。在工程施工中争执经常发生。合约对争执的解决有两个重要的作用：①争执的判定以合约作为法律依据。即以合约条文判定争执的性质，谁对争执负责，负什么样的责任等。②争执的解决方案和程序由合同规定。4结语信息网络技术的高速发展为管理流程的改进提供了很大的空间，全面推动了流程管理的实现与组织的变革。对工程项目合同管理的实施，进行流程分析将相互关联的管理过程作为系统，加以识别、分析和理解，确定项目管理流程、操作程序、工作逻辑关系。从而提出并优化有关管理流程。建立一套标准化、工作程序化、规范化、科学合理的管理工作流程，将有利于对整个项目系统或系统中的某个过程及其相互作用进行动态的、系统的管理，从而保证了各项工程施工活动的决策正确性及其实施结果的预期性，最终有效地保证项目合同管理目标的实现。