高效会议技巧

高效会议技巧张宝钰人与人之间最需要做的是沟通的工作现代职场的沟通方式会议：沟通的一种形式关于会议的第一个问题对大多数企业而言，会议究竟起到多大的作用？让数据来说话经济学人智库（EconomistIntelligenceUnit）一项对全球187个企业的研究，这些企业的总市值至少达10亿美元。但这项关于会议价值的研究结果并未令人欣慰！只有5%的受访人说，他们公司有严格的程序，使他们把注意力集中在具有高潜在价值的事情上。让数据来说话一般而言，会议议程基本上是为了应付当前的危机而临时凑合起来。有一家公司甚至在高管人员会议上根据谁先提起其最爱谈的话题，来决定议程的优先次序。研究发现，紧急事务挤走了重要议题。大约有60%的高管人员说，他们常常在未就重要议题达成共识之前被别的事情转移了精力(跑题)让数据来说话而有22%的人说，通常是还未提及关键的议题就已经没有时间了。只有12%的人认为，他们的高管会议一直能够针对重要的战略问题做出决策；许多机构表示，他们很难切实执行决策，因为他们并不清楚会议上达成了什么共识另一组数据前身为世通（WorldCom）的通讯公司MCI进行的一项年度调查结果——2003年在美国每天召开的1100万个会议中，与会的管理人员认为有一半是浪费时间标杆学习《哈佛商业评论》中的一篇文章说，吉百利史威士公司（CadburySchweppes）首席执行官办公室会在开会前5天将有关阅读资料分发给与会者，并附上关于议程事项是作为信息传达、讨论议题还是有待议决事项标明需要议决的事项将优先处理标杆学习美国芯片制造商英特尔（Intel）的前总裁和首席执行官安迪•格罗夫（AndyGrove）就曾经给所有新员工上如何开会的短课。而且，所有会议室都在墙上贴着3个问题：“你知道这次会议的目的吗？你有会议的议程吗？你知道自己在会议中的角色吗？”课程纲要一、会议管理基础二、低效会议面面观三、高效会议的八大特征四、会议主持技巧五、会议中的典型问题及其应对六、情景模拟、实战训练七、现场答疑一、会议管理基础主题研讨主题：开会有什么好处？为什么？时间：10分钟流程：分组研讨、分组呈现、导师点评。一、会议管理基础职场哈哈镜—“无辜的第三者”当高层和中层在一起开会的时候？当中层和基层在一起开会的时候？当高层和基层在一起开会的时候？会议：集思广益的渠道会议的六大功能发布与搜集信息解决问题开发创意(头脑风暴)激励士气监督工作进展协调矛盾会议的种类A.部门例会B.专题会议C.全体员工大会D.项目会议E.其他会议会议的“成本核算”时间成本直接成本间接成本会议的直接成本会议的间接成本会议的“频率安排”例会频率专题会议频率全体会议频率项目会议频率例会的“频率安排”以周为单位居多最多不能超过一个月专题会议的“频率安排”定期举行根据需要举行全体会议的“频率安排”根据需要召开通常超过月度项目会议的“频率安排”根据项目的需要召开低效的会议二、低效会议面面观二、低效会议面面观你有几次会这样说呢？“上次的会议真是太棒了！”二、低效会议面面观效率效果二、低效会议面面观会议前：准备不足会议中：组织不力会议后：跟进不够效率不高的具体原因—时间会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘辘，无心开会。效率不高的具体原因—地点会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打断，无法正常进行。效率不高的具体原因—对象该来的没来，不该来的……必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可无的参加者。效率不高的具体原因—主持人会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着鼻子跑，无法达到会议意图。效率不高的具体原因—参会者参会者发言混乱，不断跑题。效率不高的具体原因—准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓而无成效。糟糕会议的可能后果浪费时间浪费金钱分散了对更为重要的任务的注意力减缓进程，延误行动制造分歧挫伤士气……什么是合适的会议时间三、高效会议的八大特征1、只有在必要时才召集尝试取消或减少不必要的会议1、只有必要时才召集（MUST必须开NEED需要开）2、经过好好筹备过3、拟定和分发了议程表4、严格遵守了时间三、高效会议的八大特征5、一切都要按部就班6、请了最有经验的人出席7、结束时做了评论和总结8、记录了决定、建议和负责人三、高效会议的八大特征三、高效会议的八大特征2、好好筹划过清晰的目标明确的议题合适的参与者得力的主持人三、高效会议的八大特征3、拟定和分发了议程表一份会议议程表应该包括哪些内容？三、高效会议的八大特征4、遵守时间会议的提前通知期会议的起止时间控制。参会者不遵守时间怎么办？三、高效会议的八大特征5、一切按部就班按事先的议程控制会议的进程避免临时性议题成为主角按部就班是否太“死板”了呢？三、高效会议的八大特征6、让最有经验和才能的人出席确保参与者能够深入地交流信息和针对性地解决问题我见过的“知趣”的参会者三、高效会议的八大特征7、进行点评和总结通过点评阐明“提倡什么和反对什么”的立场通过总结提炼有价值的观点和结论“亮点”需要被留下三、高效会议的八大特征8、记录所有决定、建议和负责人会议的沟通和决策职能需要通过正式的会议纪要发挥“法律”效力。“落实到人”案例分析《金达铝业中高层管理者周计划、周总结、周例会制度》解析该制度的亮点需要完善的地方2008年7月第1周管理周报审批:刘亚新拟制：邓竹艳管理课东莞市金达铝业有限公司491.上周会议记录跟进结果2.人员出勤率3.招聘按时率4.7S执行状况5.奖罚及餐费状况6.人均培训时间7.本周计划8.请求支援事项目录东莞市金达铝业有限公司501、上周会议记录跟进结果返回主目录会议主题：周一例会时间：6.3018：30～20：00地点：会议室记录：刘亚新审核：主持人：李国恩参会人：李国恩、王锦川、李国涌、李国旗、蔡培勇、刘亚新、王振文、舒帮琴、刘仁峰、李敏、周受明6月第5周会议内容行动负责人预计完成时间实际完成时间跟进结果1品保课、挤型课和物料课务必开会讨论品刮伤问题并制订改善方案刘仁峰、罗伟、王振文6-30始7-2上午已开会讨论2本周周四（7-3）召开月会，请各部门做好相应准备各部主管7月3日7-3OK3各部门绩效标准尽快建立，以保证在7月份执行新工资方案各部主管6月30日7-7OK2、人员出勤率说明：上周请假累积23人次，其中长假人员1人次，其中低于公司平均出勤率为：挤型课90%、五金课92%、物料课88%.返回主目录数据统计表原因分析523、招聘按时率说明：本周招聘到位有五金普工6名、修模普工2名.返回主目录数据统计表原因分析534、7S执行状况返回主目录图片原因分析54说明：以上数据由7S点检组长刘仁锋提供。5、人事报表及餐费状况55返回主目录考勤情况其他人员流动情况（人次）伙食情况（元）星期迟到/人次早退/人次旷工/人次请假/人次奖/人次惩/人次进出日购菜款日人均伙食人数日1723.005.28137一46766.505.59137二412770.905.55139三54766.705.36143四43779.805.34146五3115793.705.59142六3331799.605.55144合计00023381375400.205.46说明：奖：管理课黄国贵、维修组吴何贵在在食堂无人做饭的情况下，积极配合，应付了一次突发事件.品保课金仕勇在工作善于思考，能从中创新，提高工作效率.罚：挤型课陈人树、李国鹏违反《工厂管理制度》4.1及4.5.3.1.模具课陈古军、张云违反《工厂管理制度》4.3.1.11,曾庆亮违反《工厂管理制度》4.3.1.14.品保课刘仁锋工作督导不周，石维出货资料出错，王存财工作不认真..6.人均培训时间培训课程：品保课：品保人员观点、职责加强.物料课：工作7原则.修模组：生产挤型课：品质、技能、安全操作.业务课：7S讲义.管理课：军事体能、消防安全.56返回主目录7、本周计划序号工作事项预计完成时间1招聘挤型普工2名，物料普工2名7-112安排生产安全事故隐患排查治理知识竞赛答题7-10前3跟进未完成事项持续57返回主目录8、请求支援事项序号需支援事项协助单位预计完成日期58返回主目录四、会议主持技巧——慎说不说无关的话快速进入主题不唱独角戏以与会者接受的方式引导会议进程。四、会议主持技巧——倾听眼到心到脑到四、会议主持技巧——巧答选择性回答通过其他参与者回答清晰地正面作答四、会议主持技巧——善势主流原则目标原则亲和原则凝聚原则五、会议中的典型问题及应对与会者发难与会者分心与会者争议与会者拒绝参与与会者情绪变化少数人垄断会议主持人自己离题五、会议中的典型问题及应对与会者发难“我搞不懂今天究竟要讨论什么”“我认为XX主题更值得讨论。”与会者分心上面开大会，下面开小会。与会者争议“我觉得你提出的方案根本就不切实际，解决不了问题。”“你的方案更离谱！”——什么是对的，比谁的对的更重要。与会者拒绝参与如何打破沉默向他提问赞扬他与会者情绪变化脸上浮现不耐烦的表情频繁看表少数人垄断会议一言堂主持人自己离题不由自主跟着跑题六、实战训练、案例分析模拟：《一份会议通知》案例：《例会制度解析》模拟：《一份会议流程》一份会议通知（背景）目标：对年内是否启动6S项目作出表决。议题：《年内上马6S项目的可行性》参会者：相关部门主管（哪些部门呢？）时间：2006年10月28日下午?点到？点地点：美的学院A105其他你认为在会议通知中应该说明的事项？西门子会议通知及流程（案例）一份会议流程会议名称：“中层主管周例会”会议目的：协调工作，解决问题。题目：“这个例会怎么开？”要求：从会议开始直到会议结束，说明主持人和参会者应该如何共同完成会议。格式是“第一步：XXX；第二步：XXX。”主持企业内部销售会议参会者：接到通知的人员主持人：自告奋勇时间：15分钟—其他学员点评—导师总结结束会议复述这次会议的目标。总结这次会议所取得的成果。多谢与会者参与(或在适当场合下，感谢他们的贡献或关注)。必要的时候，宣布下一次会议的目标、时间及地点。作为参会者应该做到的会议前1.开会前要充分理解议题。2.在会议前充分准备好开会所需要的资料。3.事先思考要表达的意见。4.准时参加会议。作为参会者应该做到的会议中1.注意倾听别人的意见，尽量不要在别人发表观点时打断。2.积极参与发言。3.注意力发言不脱离主题，对事不对人。作为参会者应该做到的导出结论1.尽心尽力地协助会议主持导出结论。2.能赞成别人较好的意见，而放弃自己的意见。3.能坚持找出最好方案的态度，导出结论。天高任鸟飞海阔凭鱼跃第一讲当今会议面面观1、引言2、会议的意义3、会议的目的4、会议的种类5、会议的频率6、会议成本的计算引言会议的主要目的就是解决问题部门经理，业务直线经理应该是一个人力资源管理专家，他会负责人才的选育用留，现在我们说首当其冲的部门经理应该是一个主持会议的专家，会议管理的高手意义1、是一个集思广益的渠道2、显示组织或部门的存在3、是重要的群体沟通方式目的1、开展有效的沟通2、资讯传达3、监督员工的工作进展4、达成协议、解决问题5、决策和资源共享6、开发创意7、激励员工的士气8、巩固经理人地位会议的种类按人数分1、一对一的会议2、团体的会议会议的种类按开会方式分1、面对面会议2、电话会议3、视频会议会议的种类按开会目的分1、固定的部门会议2、临时处理突发事件的会议3、宣布人事安排和政策的会议4、当众表扬或批评别人的会议5、集思广益的会议关于会议频率的建议1、固定部门会议至少每月一次2、全体的会议建议每半年一次3、处理突发性会议避免频繁4、一对一的会议可以随时举行会议的成本会议的时间成本=参加会议的人数*（与会者的准备时间+与会者的旅行时间）+会议秘书工作时间+会议服务人员工作时间会议的成本会议