搜索
SF速运集团物流系统分析与优化——采购管理优化设计物流092：王朋09078227张奔09078229物流，这个曾被世界著名管理学大师彼德德鲁克称为第三利润源泉的行业正在全球高速发展着，为社会和企业创造巨额的附加值。第三方物流是指由供方和需方以外的物流企业提供物流服务的业务模式，速运是第三方物流的一种特殊形式。SF速运有限公司作为一家主要经营国际、国内快递业务的港资快运企业，主要为广大客户提供优质、高效的专业速运业务，但在多年快速发展的过程中出现许多的问题。这些问题阻碍了企业进一步发展，针对SF的具体情况我们对其采购问题提出了优化方案。采购是企业供应链的源头，是企业经营的核心环节，是企业获取利润的主要渠道。采购对企业的产品开发、质量保证、整体供应链以及经营管理都起着极为重要的作用。因此，要从传统采购的误区中走出来，正确认识采购的地位，选择合理的采购模式来降低采购成本和提高采购效率十分有必要。运用采购管理的相关知识对其采购模式、采购预测、采购经济批量等方面进行优化设计，全面改善和大力提升企业物流采购供应链管理水平，以降低采购物流成本，提高企业效益。SF公司的简介SF速运（集团）有限公司成立于1993年3月，是一家主要经营国际、国内速递及报关、报检等业务的民营速递企业，在大陆、港澳台、新加坡等地区设立分部，总部设在深圳。在国内包括香港、台湾地区建立了庞大的信息采集、市场开发、物流配送、快件收派等业务机构，为广大客户提供快速、准确、安全、经济、优质的专业物流服务。SF的经营战略及发展定位是非常明确的。在十年内，发展成为国内领先、国际有一定影响力的大型速递企业集团。SF集团将积极抓住国内速递行业高速发展的市场机会，迅速做大做强，在追求规模扩张的同时，兼顾盈利能力和抗风险能力的同步增长。同时，将始终注重核心竞争力的建设，力求获得持续、健康的成长，为SF的百年基业奠定基础。SF明确的战略定位是：扎根中端，发展中端产品，逐步拓展中高端。问题的提出案例是SF采购中心的年终大会，各位采购部经理针对这一年的采购情况及采购过程中的各环节出现的问题在一起讨论，并针对这些问题明确来年的任务，案例中对各个问题并没有提出解决方案。我们要找出主要问题，然后分析问题，寻找解决方案。对案例进行分析后发现以下问题：（1）针对质检问题采用驻厂QC方案后，发现供应商无法满足公司的特殊化要求（2）需要建立一套采购人员考核体系，提高采购质量（3）各子公司按订单采购批量一般较小，供应商往往不愿给出比较优惠的价格，而且多频率的采购也使得采购活动本身成本不低，最终造成采购成本居高不下。（4）需求预测的准确性不高，采购计划失真，造成库存过高，流动资金紧张。（5）公司没有完善的采购管理信息系统，供需双方和各子公司信息不对称，采购活动盲目性强，造成了采购工作的低效率。（6）总部没有设置专门的集团采购部门，个子公司之间独立运作，甚至在某种程度上存在竞争关系，互相封锁供应商信息、销售情况和市场行情。导致无法进行集中采购。以上问题严重制约着SF有限公司的发展，增加了企业的采购成本。因此，搞好原材料采购管理,对降低SF集团的运营成本、提高SF集团的经济效益意义重大。解决方案分析设计根据SF集团现在的采购业务现状，集团公司管理模式及各子公司的经营现状，表明集团公司现行的采购模式不适合集团公司的发展，必须采用新的采购模式。目前可供选择的比较好的采购模式有集中采购模式、联合采购模式以及JIT采购模式。1选择先进的采购模式（1）集中采购集中采购是相对与分散采购而言的，它是指企业在核心管理层建立专门的采购机制，统一组织企业所需物品的采购进货业务。集中采购的优点：第一，有利于获得采购规模效益，获得数量折扣，降低进货成本和物流成本，争取主动权，第二，易于稳定本企业与供应商之间的关系，的达到供应商在技术开发、货款计算、售后服支持等诸多方面的支持与合作。第三，降低整个企业的储备，避免分散的库存，加速资金周转。第四，技术力量强，专业性强，有利于择优选购，保证质量。（2）联合采购是指对同一货物或服务有需求的许多买方，在相互合作的条件下合并各自需求以一个采购商的形式向供应商统一订货，用以扩大采购批量以达到降低采购价格或降低采购成本的目的。联合采购的优点：1)统筹供需，建立产销秩序。2)价格优惠。3)促进同业合作，达成经济外交。（3）即时制采购它是由准时化生产(JustInTime)管理思想演变而来的。它的基本思想是再恰当的时间、恰当的地点、以恰当的数量、恰当的质量提供给顾客恰当的物品。这种采购方式的核心是追求一种无库存生产系统，或是库存量达到最低的生产系统。它有以下几个特点：大幅度减少原材料和外购件的库存；提高采购物资的质量；降低原材量和外购件的采购价格，但运输次数增加从而增加运输成本。三种采购模式的使用范围：集中采购联合采购即时制采购适用范围大宗或批量物品、价值高或总价多的物品、容易出问题物品具有共同经营目标企业、具有通用材料的采购需求预测准确、供应需求稳定、采购批量较少、质量从源头控制鉴于SF集团所采购的原材料，市场价格变化波动大，很难实现对需求的精确预测，另外SF集团现阶段采购大都是大宗或批量物品，采购渠道较集中以及采购品种相对比较单一，为了使SF集团更好的发挥规模经济的优势，提出SF集团采取集中采购模式作为下一步的采购方案.SF集团通过对各地区分部实施集中采购，与供应商签订统一合同，实现大批量订购，利用规模优势，提高议价能力，从而大大降低采购成本。2实施集中采购模式在具体操作中，我们建立了一个采购中心来统一协调各地区分部的采购活动，各地区分部、二级核算单位取消自己独立的采购部门，它们通过向企业唯一的采购中心提出自己的采购需求，采购中心通过对各种需求的进行统一计算，形成一个大的采购订单，通过经济批量采购、紧缺品特殊采购等多种采购方法，来获得需求的满足。从而降低采购成本、提高采购效率。即由采购中心出面，集中向供应商进行采购，同时采供中心根据各地区分部的订单需求，合理地分配采购的物资。这样大陆、港澳台各地区实行集中采购可以消除多头指挥，避免重复采购和重复库存，从而强化企业的整体购买力。集中采购运作模式如下：1建立集中采购中心SF集中采购中心（价格折扣）分部1供应商A供应商B供应商C分部4分部2分部3销售预测、确定经济采购批量2集中采购信息收集由于“SF公司采购物资预测主要按历史数据、资产置换数据，缺乏计划性的需求信息，并且信息没有系统支持，需求、订单、库存都是进行内部对账，信息无法及时共享。”为此，我们需建立一个采购管理信息系统，这个系统可以把公司内部各个分部信息、上游供应商信息、下游客户信息有效的综合起来。该信息系统应该包括各分部的需求信息、供应商管理信息、公司的财务信息、销售信息、库存信息、员工信息等。其中，当各个分部的采购需求上报之后，由采购部对各个分公司的情况进行汇总，然后得到总的数据，再相应地进行集中采购，这样，就有了大的数量，在价格方面可以有更大的优惠。而且也相应降低了运输费用。3需求预测SF各个分部在提交需求量之前需要对下一阶段的需求量进行预测，由于预测不准确容易造成预计数量少，短货；或是预计数量太多，库存积压。为此，我们要采用科学的预测方法进行需求量的预测，较先进的预测方法有移动平均法、指数平滑法、线性回归法等。根据SF的需求情况以上几种预测方法都可以可采用，在此我们采用计算简单同时预测准确的指数平滑法。指数平滑法是对过去的观察值加权平均进行预测的一种方法，该方法使得第t+1期的预测值等于t期的实际观察值与第t期的预测值的加权平均值。使用方式如下：其中：0＜a＜1公式变为：在上述公式中，上期的预测误差值经过给定的α调整后，用来预测下期的需求。因此，使用指数平滑法时，关键的问题是确定一个适合的平滑系数α，因为不同的α会对预测结果产生不同的影响。它的确定规则如下：当a=0时，预测值重复上一次的预测结果当a=1时，预测值就是上一期的实际值当a越接近1，模型对时间序列的变化反应就越及时当a越接近0，模型对时间序列的反应就越慢一般而言，当时间序列有较大的随机波动时，宜选较大的a，以便能很快的跟上近期的变化；当时间序列比较平稳时，宜选较小的a，a值一般介于0.1到0.5之间。但实际应用时，还应考虑预测误差，这里用误差均方来衡量预测误差的大小，确定a值是，可选择几个a进行预测，然后找出预测误差的最小的行为作为最后的a值。经过集中采购信息系统对各个分部需求量的初步处理得到SF集团2010年每个月的巴枪总需求量，如下表1.在此，我们选取a=0.1、a=0.3、a=0.5进行预测，最后选取预测误差最小的作为预测值计算如下表2三种不同a预测值值及与实际值的比较图示如下表3表3预测值与实际值比较表05010015020025030035040045012345678910111213时间需求量实际值a=0.1的预测值a=0.3的预测值a=0.5的预测值•通过上表可以看出a值越接近0.1趋势波动越小，说明指数平滑法适合SF的巴枪采购预测，从表3看出，a=0.1时预测效果较好。因此，我们选择a=0.1时的预测值约为265台。通过运用指数平滑法准确的预测下月需求量。最后采购部依照预测量进行采购，则可以在最大限度上提高采购的效率，减少库存量从而降低库存成本。4集中采购经济评价和建立集中采购机制SF集团的采购任务大都按客户的需求按单采购，而且又是向几家供应商同时订货，由于采购批量小，供应商往往不愿给比较优惠价格，多频的采购又使得采购活动本身成本高。为此，我们采用经济批量采购模型，来解决何时采购和采购多少的问题，通过数学分析的方法来降低采购及库存成本。经济采购批量，也称最佳进货批量，它是指在一定时期内进货总量不变的条件下，使采购费用和储存费用总和最小的采购批量。在经行经济批量采购时，我们最关心的还是成本。成本公式为：年总成本=年采购成本+年订购成本+年存储成本即：式中：Tc为年总成本D为年需求量P为单位产品购买价格C为每次订购成本Q为订货批量K为单位产品的年平均存储成本集中采购经济评价由于三家供应商对巴枪的报价都提出批量折扣，其中A供应商的折扣最为优惠，而且产品质量好又是长期合作伙伴，为此，我们选择A供应商的折扣报价进行经济评价。已知SF集团的平均年总需求量为3000台巴枪，由经验知道，SF集团的每次订购成本为15元，单位物品平均变动储存成本为5元。已知A供应商的价格折扣表如下表4：SF实行向三家供应商分别订货和集中向A供应商订货总成本计算如下：集中经济订购成本==134.164≈135（台）N=D／EOQ=3000／135=22.22≈23(次)TC=3000*2000+3000*15÷135+135*5÷2=6000670.83≈6000671(元)分散订购成本分散订购成本=年采购成本+年订购成本+年存储成本=（2500000+2550000+2480000）+（3*15+7*15+3*15）+年存储成本=7530195+年存储成本注：由于分散订购的每次批量不固定所以年存储成本无法计算虽然分散订购总成本是2009年11月份到2010年5月份的数据，但是两者都是需求3000台，且都满足了客户的订单需求，因此两者可以进行比较。经计算集中采购3000台巴枪的总成本约为6000671元，而分散订购的总成本大于7530195元，明显集中采购的总成本大大小于分散采购。因此SF实行集中采购比分散采购具有无比的优越性。建立集中采购机制由以上可以比较出，当实行集中采购时，每次采购135台，每年大约总共采购23次，采购时间的确定有以下图表得出。见图1当库存水平达到这一订货点时就应当进行订购且订购量为Q，经过一段固定的交货期L后，商品便到达入库。库存量由零上升为最高库存量，然后开始下—个存储周期，形成多周期存储模型。L进货周期订货点（ROL）最高库存量数量时间分部销售部门务必提高对需求量预测的准确性，上报需求数据必须真实。采购部根据各分部上报的需求数量进行统一汇总，再利用经济批量定制产品，达到经济折扣的效果。采购的原材料产品先由集团