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本节课的学习内容BasicAssignments公文的写作（六）——函、会议纪要的写作OfficialLetters函的概念函的特点函的分类函的写法一、函的概念（Conception）函是不相隶属机关.平级机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关部门请求批准事项、答复审批事项时所使用的公文。二、函的特点（Characteristic）1、平等性和沟通性——体现着双方平等沟通的关系2、灵活性和广泛性——行文关系灵活，除平行行文外，还向不相隶属上行文或向下行文3、单一性——函的内容必须单纯，一文一事原则函的格式概览武文线文武线只写单位名称函三、函的种类（Categories）用于不相隶属机关之间互相商洽工作。商洽函问答函用于不相隶属机关之间询问、答复问题。批答函用于请求批准事项、答复审批事项。商洽函概览询问函分析答复函概览请批函——指向平级或不相隶属的业务主管部门制发的请求批准函。有关机关(企业单位)涉及部门业务工作，需向平级或不相隶属的业务主管部门（如人事局、财政局物价局等）请求批准，但又因互相之间不是上下级的隶属关系而不能用请示行文，就应用函。请批函概览批准函分析标题主送机关正文生效标识函的结构四、函的写法（HowtowriteOfficialLetters）（发文单位）＋事由＋文种函的标题通常由组成。深职院关于商洽××同志调动工作事宜的函多数函的主送机关只有一个。（一）标题关于请求批准在官汕路宁江桥头兴建办公营业大楼的函（二）主送机关例（三）正文开头——发函的根据、目的、原因等。如是复函，先引对方来函的标题、发文字号。主体——说明致函事项。商洽工作？询问和答复问题？还是向主管部门请求批准事项等，结语—“特此函达”、特此函商”、“特此函询”、可否，请函复—“特此函复”正文常用“现将有关问题说明（函复）如下”等过渡。（四）生效标识•单一机关行文不用落款，盖印章生效。•公章盖在成文日期上。成文日期要写明年、月、日，用小写汉字书写，位于正文下方偏右。函与请示的区别：函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间商洽询问批准有关业务方面的问题时使用.请示则是用于有隶属关系的下级机关向上级机关行文请求指示批准重要事项时使用。复函与批复的区别：批复——下行文针对下级请示回复平行文复函回复平级机关不相隶属机关来文个案分析小王是万科地产公司办公室新招聘来的文员，某日，办公室副主任老李给她布置了一项写作任务，主题是向南山区国土局申请购买位于蛇口大南山脚下的一块土地。小王的拟稿如下：关于购买大南山脚下地皮的请示南山区委、南山区国土局:由于我公司业务发展需要，特向区委和区国土局请求将蛇口大南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司。当否，请批示。万科地产公司2004年10月25日老李认为这是一篇很不规范的文稿，首先文种就不正确，因此打回给小王，让她认真重拟。真是胡来！Help!SOS!难道请求事项不是用“请示”吗思考：询问和答复询问事项的函怎么写？1、根据下列材料，代X市塑料二厂写一份函，发文号自拟，发文日期自定。X市塑料二厂购买了XX市海威企业有限公司组装生产的“TK——89”型自动考勤打卡机，两年来，使用良好。但近来发现打印出现断痕，造成“3”、“6”、“8”、“9”等字难以分辨，估计是打印头断针。该厂在本市寻找多家电脑维修部，均说无此配套打印头。该厂在找不到该产品维修部又无生产厂电话号码的情况下，只好致函海威企业有限公司，询问在本市就近有无维修部，如何递交修理，维修费用多少，以什么方式付款。XX市塑料一厂×塑函〔2000〕11号XX市塑料二厂关于TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函XX市海威企业有限公司：我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机，两年来使用情况良好，但近来发现打印出现断痕，造成“3”、“6”、“8、“9”等字难以分辨，估计是打印头断针。我厂曾在我市寻找多家电脑维修站（店），均无此配套的打印头。特发函向贵公司询问，贵公司在我市何处设有该种机型的维修部，应如何送交维修，预计维修费用多少，以及付款方式等。望予告知为盼。特此函达。XX市塑料二厂二○○○年五月一日例题XX市海威企业有限公司海XX函〔2000〕15号XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函XX市塑料二厂：你厂1月10日《关于TK－89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函》（X塑函〔2000〕11号）收悉。鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点，我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK—89型自动考勤打卡机。我公司拟在XX市设立维修网点，届时请贵厂给予支持和帮助。特此函复.XX市海威企业有限公司二○○○年五月五日例题五、撰写函件的要求开门见山，直叙其事措词得体，平等待人复函答复要明确，还要注意时效性。Therearemanymistakesinthisletter,couldyoufindout?Haveatry!1.XX大学拟行文与XX人力资源市场建立长期合作关系，应该使用的文种是（）A．请示B．意见C．函D．决定、函是用于（）之间办理日常公务的交往性公文。A、上下级机关B、党政机关C、平级或不相隶属机关D、企事业单位4、南方市公安局拟购买50辆摩托车，向主管部门市财政局行文，应用()。A、函B、报告C、请示D、通知深圳职业技术学院××函[2007]1号关于在××公司设立实习基地的商洽函××公司:由于贵公司对我校学生实习工作的支持。我校顺利地完成了各学期的实习任务,为了巩固良好的合作关系，加强合作。我校拟把贵公司作为学生实习基地。如贵公司同意，建议双方互派有关人员进行研究协商，达成协议。盼复特此函商深圳职业技术学院(盖章)二00七年十二月六日主题词：×××××××××抄送：××××××××××××××××2、请辨析以下函存在什么问题，应该如何改正。XX公司关于联系员工进修的函XX大学：为了提高我公司员工的专业能力，经研究决定，派5名员工到你校进修，进修时间为三个月，特此函达。此致敬礼参考答案这份函的主要问题在于：语气太生硬，要用委婉的商量的语气征询对方的意见，不能用“经研究决定”、“派”等带有命令性的词语。另外函的结尾不能用“此致敬礼。落款要写上发函单位的名称，日期用小写汉字。大发服装厂：贵厂女工孙小花与鄙厂宣传干事祖大明是一对恩爱伴侣，两人苦于相隔两地，鸳鸯纷飞。双方感情受煎熬不说，还加重了家庭负担，年迈双亲随女方缺人照料而苦不堪言，幼弱女儿随男方缺少母爱而目不忍睹。实乃现代生活的一幕大悲剧！鉴于以上实际情况，双方都曾多次提出，希望把两人调在一起，结束这种牛郎织女的生活，以使一家团圆，合家欢乐！我们是社会主义国家，工人是国家的主人，工人的疾苦就是我们的疾苦。从革命人道主义出发，我们决定同意祖大明调往贵厂，或请你们同意孙小花调往鄙厂。两者任选其一，你们意下如何？星星皮具厂二OO四年四月五日关于商调祖大明同志的函大发服装厂：我厂宣传干事祖大明与贵厂女工孙小花是一对夫妻，两人常年分居两地，生活很不方便。经其本人多次申请，为解决二人的实际问题，我厂同意祖大明调往贵厂工作。现特函询贵厂意见，如同意，请协助办理调动手续。特此函达。XX市星星皮具有限公司二OO四年四月五日XX市星星皮具有限公司X星〔2004〕18号会议纪要Summaryofmeetings一、会议纪要的概念（Conception）会议纪要——记载传达会议情况和议定事项公文会议纪要无需加盖公章二、会议纪要的特点（Characteristic）1、纪实性会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它具有凭证作用和资料文献价值。2、概括性综合、概括、有所选择、有所强调。3、指导性落实会议的议定事项。省政府工作会议纪要(xx)广东省人民政府办公厅二○○○年一月一日ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ。参加会议人员：ХХ、ХХ、ХХХ。主题词：经济管理、会议纪要分送：ХХ、ХХХ，ХХХХХХ。抄送：ХХХ，ХХХХХ。会议纪要格式会议纪要与会议记录的区别性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要三、会议纪要的种类（Categories）以传达会议情况为主要内容，适用于各种座谈会、经验交流会和学术会议。情况型议决型用于记载或传达会议的决定事项。其特点是指导性强。消息型用于发布会议成果，带有新闻报道性质。多适用于学术性、协商性会议。标题正文日期会议纪要结构四、会议纪要的写法（HowtowriteSummaryofmeetings）（一）标题会议纪要的标题多是以会议名称、文种两个要素构成。例：全国高校技术创新大会会议纪要另外，也有采用“事由+文种”格式，如：关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要（二）正文正文分为前言、主体两大部分。1、前言：记述会议的基本情况。包括主办单位、召开会议的时间、地点、会议名称、主要出席人、会议主要议程、成果及评价等。如：2000年1月1日至13日，教育部在北京召开了全国高校技术创新大会。中共中央政治局常委、国务院副总理李岚清向大会发表了重要书面讲话，教育部党组书记、部长陈至立出席大会开幕式并作了重要讲话，副部长韦钰作了大会工作报告和总结。各省、自治区、直辖市教委、教育厅（高教厅）、主任（厅长），84所高校校长，有关部门负责同志出席了大会。（二）正文2、主体：主要写会议研究的问题、达成的共识、提出的要求、各种主要观点及争鸣情况等等。（1）条文式写法。就是把会议议定的事项分点写出来。（二）正文（2）综述式写法。就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分，每个部分谈一个方面的内容。（3）摘记式写法。就是把与会人员的发言要点记录下来。（二）正文由于这部分内容复杂，多数情况下都需要分条分项撰写。也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语，以体现内容的层次感。这次会议的主要任务是要全面学习和贯彻全国技术创新大会精神，认真落实《中共中央、国务院关于加强技术创新，发展高科技，实现产业化的决定》精神，采取积极措施，……。李岚清副总理的书面讲话，对高等学校的技术创新工作作了重要指示，他强调指出：“……”陈至立部长在讲话中强调指出：“……”韦钰副部长在《全面开创高校技术创新工作新局面》的报告中分析了目前形势，总结了……，深入剖析了……。会上，代表们对教育部的工作，特别是教育部对大学科技工作的指导工作提出了很好的建议，主要有以下几点与会代表一致认为，这次会议的召开，将为高等学校开展技术创新工作开创新的局面，为构筑国家创新体系、增强自主创新能力和实现中华民族伟大复兴产生积极影响。例文——有些会议纪要还有结尾部分。——结尾比较简短，通常用来强调意义、提出希望和号召等。注意•一般没有主送机关–不用加盖公章。需要注意的问题县长办公会会议纪要7月6日，县政府副县长宁渝宽受县长鲍小华委托主持召开了县长办公会议。县政府办公室、贸易局、自来水公司、食品公司、出口肉食加工厂、肉食水产公司的负责同志参加了会议。会议专题研究了食品公司院西居民区供水问题。县食品公司西侧居民区共有居民116户，其中84户居民长期以来依靠食品公司两眼机电井提供水源。由于近年来严重干旱，食品公司已不能正常供应居民生活用水，造成居民吃水难。县政府决定为该地区建设自来水管网，供应居民自来水。经过与会领导认真研究，会议议定：一、关于自来水供水工程建设资金问题（略）二、各司其职，各负其责，全力做好工作，确保工程早日建成。１、关于资金的筹集问题。责成政府办牵头组织信访办、贸易局、外贸局以及食品厂、出口肉食品加工厂、肉食水产公司，共同做好84户居民思想工作，尽快集够资金施工。２、由信访办、政府办、自来水