节约管理成本提高管理效率

节约管理成本提高管理效率大唐电信运营商事业部质量保障部潘相东2014年3月QC活动成果一、QC小组概况八、对策实施二、选题理由九、效果检查三、现状分析十、巩固措施四、设定目标十一、遗留问五、原因分析题及今后打算六、确定要因十二、结束语七、制定对策一、QC小组概况（一）1、小组名称：IPMSQC小组2、小组组长、成员介绍：姓名职务组内职责组长赵雨佳架构服务部经理制定小组活动计划、整体决策与协调、选题、课题分析组员潘相东质量保障部副经理协助选题、课题分析、方案实施以及进度跟踪、效果检查组员段贺新研发工程师开发、方案实施组员范学谦测试工程师、配置管理员测试、方案实施、效果检查一、QC小组概况（二）3、小组组建时间：2013年10月份4、课题名称：节约管理成本提高管理效率5、小组活动计划：内容时间负责人选题2013年10月上旬赵雨佳、潘相东课题分析2013年10月下旬赵雨佳、潘相东方案制定2013年11月赵雨佳、潘相东方案实施2013年11月下旬到2014年1月中旬段贺新、范学谦方案测试2013年11月下旬到2014年1月下旬范学谦效果检查2014年2月中旬赵雨佳、潘相东项目上线和总结2014年2月下旬全组成员二、选题理由在工作中，部门管理者和项目管理者经常会抱怨，每个月将太多的时间浪费在工作量核对、工作内容核对以及跟踪员工行程等管理工作上，使得管理效率不高，难以控制管理成本。基于管理成本与管理效率上的考虑，我们希望能够通过小组活动来实现降低管理成本，提升管理效率的目标。因此经过反复研究与讨论，我们决定选取对承载公司员工日报填写、部门和项目工作量统计查询的管理系统----IPMS系统，对其进行二次功能开发，来满足管理者对于管理工作的实际需要，以求能够改善当前管理工作效率低、成本高的情况。因此，我们成立“IPMS”QC小组，并开始进行QC活动，实现我们“节约管理成本，提高管理效率”的目标。针对于管理者提出的管理效率低、成本高的问题，我们组织了多次的讨论以及实际的调研，用以确定管理效率低、成本高具体表现在哪几个方面。通过分析，我们梳理出以下几点。三、现状分析现状一：核对工作量耗费工时较多1、现状描述：管理者月底统计工作量方法不够简便且数据与OA系统不统一，时常需要与人力部门的统计结果进行二次核对。2、具体分析：IPMS上的工作量统计功能不够完善，且与OA系统完全孤立，数据上没有做自动的核对，导致OA上的出勤与IPMS的工作量数据时常不一致，需要管理者进行人工的二次核对。3、后果：增加了管理者核对工作量的耗时。三、现状分析（一）现状二：难以实时监控员工分布1、现状描述：管理者监控员工分布，只能依靠自制的EXCEL表格和记忆，对于在项目现场的员工行程难以实现实时监控。2、具体分析：暂时没有这种实时监控员工分布的工具或者系统功能，导致管理者在需要监控员工行程时需要与现场沟通和员工本人沟通。3、后果：沟通耗时多，难以做到自动化的实时监控。三、现状分析（二）现状三：查看日报填写情况不简便1、现状描述：管理者了解员工当天工作内容，需要查看当天员工日报填写情况时，操作比较繁琐，耗时较长。2、具体分析：缺少一个公共展现日报的功能，导致查看员工日报比较耗时，工作效率不高。3、后果：查看日报填写情况耗时较多。三、现状分析（三）通过现状分析，我们可以得出结论，管理者提出的管理效率低、成本高的问题主要表现在三个方面：核对工作量、员工分布监控、日报查看。因此，想要改善管理效率低、成本高的现状，我们需要针对性的对这三个方面的现状设定各自的目标。三、现状分析（小结）通过对现状的分析可知，问题具体表现在核对工作量、员工分布监控、日报查看三个方面。我们对这三个细化的方面分别做出目标的设定。通过调研现状数据以及我们设定的目标，我们设计了下表做现状与预期目标的对比，以针对性的解决问题。四、设定目标四、设定目标现状现状依据设定目标核对工作量耗费工时较多耗时：0.5天/人月耗时：0.4天/人月难以实时监控员工分布耗时：0.4天/人月耗时：0.3天/人月查看日报填写情况不简便耗时：0.5天/人月耗时：0.4天/人月总计耗时：1.4天/人月耗时：1.1天/人月四、设定目标根据上表可知，当前每个管理者每个月核对工作量、员工分布监控、查看日报分别耗时0.5、0.4、0.5天，共计1.4天；设定目标分别为0.4、0.3、0.4天，共计1.1天，即我们设定目标是每个管理者每个月管理耗时减少0.3天。五、原因分析为了达到预期目标，我们需要清楚的知道是什么原因导致了问题的发生，然后根据原因进行改进。对此，我们需要先设定可能导致问题的原因范围。我们利用调研和假设相结合的方法，对于可能造成管理成本高，管理效率低的末端原因进行了梳理与分析，并通过各个末端原因的特点，划分为人、工具、环境、方法等四个大方面，共计5个末端原因。具体原因如下图的鱼骨图所示：管理成本高，管理效率低人工具方法管理者经验不足环境IPMS与OA系统未打通缺乏人员分布即时查询功能无基于数据的体现员工工作状态的方法缺乏日报公共展现功能五、原因分析细分为：1、人：管理者经验不足。2、工具：（1）缺乏人员分布即时查询功能。（2）缺乏日报公共展现功能。3、环境：IPMS与OA系统未打通。4、方法：无基于数据的体现员工工作状态的方法。原因1：管理者经验不足--------人1、原因猜想：管理者较为年轻，经验不足2、测试方法：（1）调研管理者从业年限、管理经验（2）侧面调研对于管理者能力的评价3、测试结果：（1）管理者都是从业年限比较多的且经验丰富的员工担任。（2）员工以及各级领导的上级主管对于管理者评价均较高。4、结论：确定管理者经验不足这一假设不成立，不是主要原因。六、确定主要原因（一）原因2：缺乏人员分布即时查询功能--------工具1、原因猜想：缺乏自动的实时监控人员分布的工具或者平台2、测试方法：（1）梳理公司用于管理的工具、平台（2）咨询经验丰富的管理者3、测试结果：（1）现存的工具、平台，不具备自动监控人员分布的功能。（2）反馈知暂时没有这种实时监控人员分布的技术手段。4、结论：缺少这种自动的实时监控人员分布手段，导致只能通过人工来完成，做不到自动化管理，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（二）原因3：缺乏日报公共展现功能--------工具1、原因猜想：缺乏公共的日报展现功能，导致日报查看不方便。2、测试方法：（1）研究当前IPMS日报查看功能结构（2）调研管理者对于当前日报查看功能的使用反馈3、测试结果：（1）当前的IPMS日报查看功能使用繁琐，需要输入每个员工的名字后才能查看，每次仅能查看一个员工，无组织架构分级。（2）反馈不够完善，无法查看组织结构下的所有员工日报。4、结论：日报查看功能不完善，没有公共组织结构下全部员工，仅能单个查看，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（三）原因4：IPMS与OA未打通--------环境1、原因猜想：两个系统环境独立存在，数据不统一2、测试方法：导出IPMS系统2013年9月份质量保障部员工工作量统计，OA系统2013年9月份质量保障部员工考勤统计，进行工作量统计数据以及考勤统计数据这两个统计结果的数据核对。3、测试结果：IPMS的工作量结果和OA的考勤结果不一致。4、结论：IPMS和OA数据不一致，导致需要进行工作量和考勤数据的人工二次核对，耗时费力，确认为主因。六、确定主要原因（四）原因5：无基于数据的体现员工工作状态的方法--------方法1、原因猜想：缺乏以数据统计为支撑的体现员工状态的方法。因此导致在管理过程中需要进行多次沟通。2、测试方法：调研管理者判断员工表现、展现员工工作状态的方法。3、测试结果：调研结果知，管理者缺乏的是从侧面体现员工状态的数据依据，而这会影响到员工评价的科学性，但是不会影响到管理的耗时以及效率，因此不会涉及到管理成本以及效率。4、结论：无基于数据的体现员工工作状态的方法，不会影响到当前管理工作的耗时，不会导致成本难以控制，因此该假设不成立，确认不是主因。六、确定主要原因（五）结论：经过多次的测试、讨论，最终确认要因：1、缺乏人员分布即时查询功能。2、缺乏日报公共展现功能。3、IPMS与OA未打通。主因确定，我们就可以根据以上原因有针对性的制定对策。六、确定主要原因（小结）导致问题的主要原因已经确定，那么针对于这三个主要原因，我们就可以有针对性的制定对策，进行逐一解决。对于我们制定的对策，我们也做了具体的分析以及任务的分工。七、制定对策对策一：1、针对原因一：缺乏人员分布即时查询功能。2、对策：对IPMS进行功能开发，增加人员分布图功能。3、期望效果：希望新功能能够清晰容易的显示部门、项目组的人员分布。4、副作用：可能会影响到其他功能的正常使用，并且增加系统功能，可能会导致系统压力大。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定需求、功能点，针对员工分布图功能进行设计。（2）段贺新针对新增的员工分布图功能点，进行IPMS的功能开发以及过程中的问题改进。（3）范学谦在段贺新开发过程中配合进行员工分布图功能的测试以及系统性能测试。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查，并将新的需求反馈给段贺新。七、制定对策（一）对策二：1、针对原因二：缺乏日报公共展现功能。2、对策：对IPMS进行功能开发，增加日报墙功能。3、期望效果：希望新功能能够更快速、更容易的查看员工日报。4、副作用：可能会影响到其他功能的正常使用，可能会导致系统压力大。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定需求、功能点，针对日报墙功能进行设计。（2）段贺新针对新增的日报墙功能点，进行IPMS的功能开发以及过程中的问题改进。（3）范学谦在段贺新开发过程中配合进行日报墙功能的测试以及系统性能测试。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查，并将新的需求反馈给段贺新。七、制定对策（二）对策三：1、针对原因三：IPMS与OA未打通。2、对策：对IPMS统计功能进行开发，并打通与OA系统之间的通道，使之能够进行数据的自动核对。3、期望效果：希望改进后能够直接得到需要的工作量结果，并且结果值能够与OA的考勤数据相符合，不必进行二次核对。4、副作用：可能会影响到OA系统的正常使用、增加系统压力。5、分工：（1）赵雨佳、潘相东确定打通与OA系统之间通道的实施方案，并对IPMS统计功能进行设计。（2）段贺新开发IPMS与OA系统之间的接口，并对IPMS的统计功能进行开发。（3）范学谦核对打通通道后OA与IPMS的数据统一性以及准确性。（4）赵雨佳、潘相东对于使用效果进行检查。七、制定对策（三）七、制定对策（内容小结）号项目现状目标措施地点负责人完成日期备注人员分布监控难以实时监控人员分布实时监控人员分布IPMS系统改造，增加人员分布图功能公司本部赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦2014年2月方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦日报查看查看日报填写情况不简便能快速查看员工日报IPMS系统改造，增加日报墙功能公司本部赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦2014年2月方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦核对工作量核对工作量耗费工时较多减少工作量核对耗费工时，无需二次核对IPMS系统改造，重构统计报表功能，并打通与OA之间，进行数据自动交互核实公司本部赵雨佳、潘相东、段贺新、范学谦2014年2月方案：赵雨佳、潘相东开发：段贺新测试：范学谦八、对策实施制定完对策，我们即开始针对制定的对策进行对策的具体实施。我们的实施工作更多的在于IPMS系统改造本身的设计、功能开发以及功能测试上。八、对策实施（一）对策实施1：IPMS增加人员分布图功能1、实施过程：（1）13年11月份由赵雨佳、潘相东确认最终方案，确定在IPMS系统上增加人员分布图功能并完成人员分布图的设计。（2）13年11月起，由段贺新对IPMS进行功能开发，在IPMS上增加人员分布图功能。于14年1月初完成研发。（3）与段贺新开发开始同步启动，由范学谦负责人员分布图功能的功能测试以及系统压力的性能测试，于14年1月初完成测试。八、对策实施（二）对策实