会议管理制度细则

会议管理制度细则第一章总则第一条目的为切实加强****有限公司有限公司（以下统称：公司）会议管理，规范管理程序，明确会议承办部门职责，确保各类会议切实发挥领导决策、统筹协调、交流信息、推动工作等作用，特制定本办法。会议的目的有两点：统一思想和解决问题。统一思想是指通过上级在会议上宣贯决议、方案、政策等，以达到从上到下的一致统一；解决问题是指通过下级在会议上提出问题、共同讨论、得出结论，使问题最终得以解决。第二条适用范围本制度适用于****有限公司有限公司各部门。第三条术语1、公司会议：是指公司通过集众议事的工作形式，贯彻上级指示、制定方针政策、讨论主要问题、决定重要事项、部署和检查工作。2、会议管理：是指对各类会议会前、会中、会后相关事务性工作的管理。第四条原则1、会议管理应遵循务实、节俭、高效的原则可开可不开的会议一律不开，会议规模应尽量控制，会议时间应尽量缩短，会前充分准备，会中高效决策。2、“首办负责制”原则依据职责范围，作为第一个收悉工作任务的承办者，须认真办理、注重实效，对整项工作的办理过程全权负责，确保完成质量，不得因任何原因推诿、延迟工作进度。3、处罚兑现原则总经办将对延时办理情况予以记录，视情况给予相应的处罚。第二章管理职责第五条公司总经理、副总经理1、召集、主持相关会议；2、审核、确定会议议题和参会人员；3、集中正确意见做出会议决议；4、签发会议纪要；5、审批预算外会议开支。第六条会议主办部门1、承办收集会议议题、拟定与会范围、通知会议、准备会议相关材料、申请预算外会议开支等会前管理工作；2、承办会议签到、会议记录等会中管理工作；3、承办撰写《会议纪要》，保存会议有关材料；4、支持总经办开展督查督办工作；第七条会议与会部门1、根据会议主办部门的要求，及时提供会议材料、准时与会；2、协助会议主办部门拟写会议纪要；3、配合会议决议的有效执行。第八条总经办1、汇总、协调全年会议计划；2、掌握计划内会议以及公司领导临时布置的重要会议的召开情况；3、督办会议决议的执行情况；4、统一发放《会议纪要》，确保会议决议执行等会后管理工作；5、协助会议主办部门，做好相关会议管理工作；6、安排临时会议等事宜；7、负责会议室资源管理，协调会议室使用冲突等事宜。第九条财务部1、根据预算正常报销会议预算内开支；2、规范预算外会议开支的申报、审批、报销流程，审核预算外会议开支。第十条行政部1、维护会议室设备，进行会议环境设置、设备操作等；2、根据会议管理需求，进一步完善相关功能。第三章公司会议分类第十一条公司季度例会、月度例会、周会1、会议的主要任务是：研究公司重大经营决策、各部门日常工作问题、总结汇报上周工作、计划安排下周工作。2、召开时间：原则上每周一召开，遇有重要情况可随时召开。3、会议主持：总经办召集并主持4、主办单位：行政部负责主办会议，收集议题、协调各部门参会，沟通、协调会期，会议记录等会务。5、参加人员：总经理、副总经理；各部门负责人和其他需要参会的人员。第十二条年度工作会议1、会议的主要任务是：分析全年经济运行情况，总结全年工作，部署次年工作任务，总经理与副总经理、总经理与各部门签订业绩合同书等事宜。2、召开时间：每年12月最后一周。3、会议主持：总经理4、主办单位：总经办负责主办会议。总经办负责工作报告的起草和会务工作；人力资源部准备业绩合同书；行政部、财务部支持总经办、人力资源部的相关工作。5、参加人员：总经理、副总经理、各部门负责人。第十三条年度表彰大会1、会议的主要任务是：总经理发表讲话，发布当年度的经营任务、政策安排、重点工作、公司福利政策安排等；对上一年度被评选为各类先进的员工进行表彰、颁奖等。2、召开时间：每年1月第一周。3、会议主持：总经办行政助理4、主办单位：总经办负责主办会议。总经办负责总经理讲话稿的起草和会务工作；负责各奖项的组织评选、报批，名单准备等工作。5、参加人员：总经理、副总经理、各部门部长、主要员工和先进员工代表等。第十四条工作分析会1、每个季度召开一次工作分析会，会议的主要任务是：对前一个分析周期的销售、市场情况进行综合分析，检查前一个时期业绩完成情况；对各部门工作开展情况进行质询，进行目标、工作纠偏；研究、部署下一段时间的重点工作、重大举措等。4月份、10月份召开的工作分析会分别研究前一个季度的工作；7月份召开的工作分析会研究前半年的工作运行情况；全年的工作分析工作纳入12月最后一周召开的年度工作会议进行，对全年的工作进行总经分析。2、召开时间：4月、7月、10月和12月召开3、会议主持：总经理主持4、主办单位：总经办负责会议通知、会期协调、会议纪要发放、战略管理部负责工作分析报告的准备、会议记录、会议纪要编写等工作；财务部负责财务分析报告的准备。5、参加人员：总经理、副总经理、各部门负责人、业务骨干等。第十五条年度经营计划和预算编制启动会1、会议的主要任务：根据董事会确定的下一年度总体经营目标，对各部门的任务进行初步安排，解读基本的年度业绩计划框架，确定计划编制时间安排。对预算编制原则、基本假设、预算指导文件进行解读，确定预算编制时间安排。2、召开时间：每年10月中旬前（会议可与当月举行工作分析会统筹安排）3、会议主持：总经理主持4、主办单位：总经办负责会议通知、会期协调、会议纪要整合和发放等会务工作；战略管理部根据董事会确定的下一年度总体业绩目标，准备年度业绩计划基本框架、时间进度安排，并负责相关内容解读、协调、会议记录、相关部分会议纪要编写等工作；财务部准备预算编制原则、基本假设、时间进度安排，并负责相关内容解读、协调、会议记录、相关部分会议纪要编写等工作。5、参加人员：总经理、副总经理、各部门负责人和财务负责人等。第十六条运营调度会1、会议的主要任务是：听取运行部各部门、车间工作进度、质量等完成情况的汇报，协调各方面的资源，不断推动生产链的快速反应能力，组织、指挥、协调各单位，提高协作、配合的默契性。2、召开时间：每周三召开3、会议主持：运营总监主持4、主办单位：运营部负责会议通知、会期协调、会议记录、会议纪要编写等工作。总经办负责会议纪要发放等会务工作。5、参加人员：运营部、市场部、技术部、财务部等相关部门负责人和其他必要参会人员。第十七条临时召开的专题会议根据情况由公司领导召集或批准召开的专题会议，会务工作由总经办或相关职能部门负责。第四章会议管理第十八条会议主办部门应遵循“首办负责制”原则，承办会前、会中和会后的管理工作。第十九条会前管理1、确定会议议题议题提出，涉及其它部门的须经相关职能部门会签意见，并报公司分管领导审核后，方可安排上会。2、确定会议名称、时间、地点、与会人员、列席人员会议名称应准确、简练、恰当的概括会议的主题思想，做到一目了然。会议主办部门应与有关领导、与会人员协商，确保会议必须参加者达到会议要求出席的人数后，方可确定会议时间。根据会议议题，列出与会人员、列席人员名单或参加人员的单位、部门、职务等要求，限定会议规模。3、通知会议会议主办部门预定会议室，同时将会议要求明确、及时告知与会单位。被通知者应及时回复与会情况。公司领导的与会情况，可由总经办协助确定，会前务必落实。4、准备会议材料与会部门如有会议材料，应在会议前2个工作日提交会议主办部门；主办部门务必在会前1个工作日内，将所有会议材料分送与会人员阅知（不需要送发资料和需保密资料除外）。5、确定会务安排会议主办部门应综合考虑会议的重要性、会议地点、与会范围、会期等因素，填写《会务工作检查单》。涉及预算外的会议费用，应列明开支预算，以公司内部呈批件，请示公司领导审批。第二十条会中管理1、会议签到。与会人员不得缺席、迟到、早退或中途离开。人在公司，必须参加会议。如遇出差在外等确实不能出席的，须在会前向总助请假，并指定一名本部门人员代为出席。2、会议主办部门在与会人员入场时，组织签到工作，掌握与会人员的出席情况，准确统计到会人员情况。3、与会人员应将手机设置振动或无声，会议中有电话，需到会议室外接听。4、会上严禁吸烟。5、会议记录会议主办部门如实记录会议情况、反映会议内容和进程。主要记录会议名称、时间、地点、出席人员、主持人、议题、发言内容等，务必做到真实、准确、完整，不得随意增删改动。6、会场场务会议主办部门注意会议进程，灵活应变突发事件，确保会议进展顺利。第二十一条会后管理1、制发会议纪要会议主办部门将会议决议、要求记录后，形成的《会议纪要》，于会议召开后一个工作日内以公司名义制发，会议决议正式生效。总经办负责执行会议决议的督办工作。2、保存会议有关资料如有会议资料，主办单位应妥善保管，以备核查。会上发出的密级文件和材料，必须编号印发，做好登记，会议结束时应当全部收回。3、督办会议决议的落实情况总经办根据《会议纪要》，确定督办标准与完成时限。在会议决议的执行期间，总经办依据完成时限，随时通过口头询问、书面沟通等方式，向决议主办部门了解决议的执行情况，并予以督促（具体参见《****有限公司有限公司督导督办制度》）；会议决议主办部门自《会议纪要》下发之日起，应严格履行职责，确保会议决议按期落实、执行，在决议规定的完成时限内向总经办回复完成情况，将落实情况或未完成原因等报总经办。第五章附则第二十二条本制度的修改、补充由总经办提出，经总经理审核后报总经理办公会批准通过。第二十三条本制度自下发之日起执行。第二十四条本制度由公司总经办负责解释说明。第二十五条相关支持文件1.《****有限公司有限公司督导督办管理制度》