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采购过程与成本绩效管理前言常言道﹕千方百计的挤破脑袋瓜﹐来改善工程﹑提升效率﹑降低成本﹐比不上一位采购专家一句话一签字来的有效﹐所以做与買差别即一目了然﹐可见采购是非常重要的课题.一、采购概论在企业里﹐采购部门的重要,有那些因素呢?1.物料成本最少占总成本的65%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入,所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那么会影响公司的经营﹐如果所购得的价格过高那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场﹐反之购的单价偏低其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。2.采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高﹐所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可避免生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压.3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.4.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低成本﹐并提升品质与确保交期.5.采购部门所得到和任何信息,都应资源共享﹐让公司的成本可以随时降低﹐促使公司业绩成长.6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件﹐都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼知已才能百战百胜﹐所以要谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。7.在交期﹑成本﹑质量上的运用﹐须用任何技巧与智慧才能达到目的﹐并使双方面共识进而达到双赢﹐才是上上策.二、采购的组织结构与职能1.采购的组织要明确﹐并要把职能规范说明清楚.2.采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确规范.3.采购部门所有人员应具备相关资料﹐并不是每位人员都可以当采购﹐故要规范该部门人员的基本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.4.采購組織(參考)圖﹕采購經理原材類經理助理五金類包材類塑膠類采購課長三、供应商管理1.采购部门的组织结构职能都完成后﹐接着要找寻供货商﹐而好的供货商是公司的好伙伴﹐不好的供货商是公司的要害﹐所以要如何要选对供货商是重要的工作.2.我们选择供货商有什么重要的意义﹕供货商对公司﹑对采购﹑工作者是一项非常重要的工作﹐它有如“女人嫁错郎﹐男人娶错老婆”一但嫁错﹑娶错一生不如意﹐过苦日子﹐相同的供货商选对平步青云可以大展鸿图﹐选择错供货商即叫苦连天﹐所以我们选择供货商的重要意义﹕2.1.供货商供应物料的顺畅2.2.进料品质的稳定2.3.交货数量的符合2.4.交期的准确2.5.合理的成本2.6.各项工作的协调.3.一个好的供货商应包括哪几项主体?好的供货商﹐应有下列几项主体﹕3.1优秀的企业领导人3.2高素质的管理干部3.3稳定的员工群体3.4良好的机器设备3.5良好技朮3.6良好的管理制度3.7良好的互动.4.寻找和评估供應商4.1.为提升公司生产效率和减少停工待料﹐采购部必须以实际需要寻求供货商。4.2.采购部在寻找供應商中﹐必须要了解该公司的设备﹑制造能力﹑配合度……等。4.3.当采购确定新的供應商可以与公司配合后﹐必须会同品质部﹑技朮部等相关部门主管作该厂商的评鉴。4.4.该厂商评鉴中必须依据公司供應商评审考查表进行考核﹐经相关主管判定合格或不合格。4.5.供應商判定不合格者﹐给予通知限期改善不合格项目﹐改善后通知重新评审要求﹐收到评审要求后另行约定时间重审.4.6.判定合格的供應商﹐采购部列入合格供應商名录﹐下单开始列入供货商管理办法。4.7.采购部必须随时寻求新的供應商﹐以利于公司的运作以降低公司的成本。4.8.供應商評估主要有哪些控制要點﹕a.供應商的遷擇條件b.供應商的品質保証能力C.供應商的樣品品質鑑定d.供應商評估內容及步驟的確定e.供應商評估結論的審核與批准f.合格供應商的批准g.合格供應商檔案的建立h.合格供應商的供貨情況i.根據供應商定期考核情況進行優勝劣汰或輔導j監督以及發現問題的處置4.9.供應商的控制方法主要有哪些﹕a.駐廠b.定期或不定期到工廠進行檢查c.設監督點對特殊的工序進行檢查d.要求供應商及時報告生產狀況f.組織管理技朮人員對供應商進行輔導g.進料檢查5﹑供货商管理办法﹕5.1.供货商必须依公司下达的采购任务﹐保质﹑保量﹑准时的送货.5.2.供货商的绩效考核评分.5.3.供货商每满一年必须重新评审一次﹐不合格者经限期修改合格后依然可与配合﹐重审不合格者终止合作。5.4.经评审合格的供货商﹐必须先行打样确认合格后才能正式成为供货商。5.5.供货商提供样品确认合格后必须有正式的报价单提供采购部参考。5.6.供货商的考核﹕交期占30%﹑品质占40%﹑成本占15%﹑配合度占15%。5.7.供货商每月的考核由品质部负责评估﹐成本由采购部评估。6.报价﹑比价﹑议价6.1.新品(旧品)材料﹑配件都须经过供货商的报价后﹐再议价。6.2.任何报价都须三家供货商以上﹐才不会吃亏.6.3.每家供货商报价单上﹐应要求成本分析﹐未能分析者﹐我们必须给予说明﹐尔后可依照我们的思路完成﹐那么应给予单价与质量﹐双方都能有保障与共识.6.4.当各供货商报价﹐采购部必须进行比价﹐议价.6.5.要比价﹑议议除了采购人员要备具对产品的市场行情与加工过程的精确﹐否则要议价谈判相当成功是有因难的.6.6.所以在议价中﹐采购不员无法达到指对标的﹐或者已达标﹐但还有空间﹐可以用后兵之计﹐请示上级再确定﹐或先把信息带回给主管﹐老板请示后再给信息﹐相信对我们较有保障.6.7.但有些供应或材料﹐必须在谈判议价中必须立即谈妥并签名的,才不会夜长梦多﹐这种状况的事项﹐必须要胸有成竹与高度的自信才会成功.6.8.在議價談判中的技巧有那些﹕以下提供參考﹕6.8.1.带一点疯狂酌量情势；6.8.2.高目标达成要求；6.8.3.装得小气一点让步要慢；6.8.4.不以『大权在握』的口吻进行谈判；6.8.5.不要轻易亮出底牌；6.8.6.运用竞争的力量；6.8.7.伺机喊『暂停』；6.8.8.当心快速成交谈判进行太快；6.8.9.出奇不意在过程中改变方法、论点或步骤；6.8.10.兵临城下的大胆做法，进行相逼；6.8.11.柔性哀情战略；6.8.12.积砂成塔，小利也是利；6.8.13.要有耐心、耐性，不要期望对方立刻接受你的新构想；6.8.14.不要逼对方走投无路，总要留点余地；6.8.15.到供應商要降價﹐不要立即做下即請降價的事﹔6.8.16.大幅的降價最好到供應商公司去﹐不要請他到自己公司﹐才是上策﹐除非不得已.7.供應商確認為合格后﹐還要那些事項7.1.應給予圖紙或現階樣品做打樣確認.7.2.再確認評估是否真正有實力﹐有能力﹐可承做公司質量要求.7.3.確認打樣答應的時間是否准時.7.4.打樣送來的物件﹐必須經技朮部﹑質量部確認合格后﹐即為是合格的供應商.四.采購控制1.采購要求有那些原則?1.1.適價﹕大量使用與少量使用﹐長期使用與短期的價格往往有差別﹐所以一個合適的價格有下列步驟﹕a.多方面詢價b.比價c.自行估價d.議價1.2.適時﹕在訂購與采購計划中要恰到好處﹐采購過早會增加資金積壓與場地的浪費﹐過慢造成停工待料﹐所以適時的采購進料可以使生產銷售順暢﹐又可以提高市場竟爭力與節約成本.1.3.適質﹕采購材料的成本是直接的﹐一般老板都非常重視﹐而品質成本是間接的﹐這是一般老板所忽略的﹐俗話說﹕“價廉物美”才是最佳的選擇﹐所以偏重任何一方都會增加成本.1.4.適量﹕采購量多價格便宜﹐但不是量大就好﹐必須考慮資金﹑場地以及周轉率及成本﹐所以物料需求計划采購必須以最經濟的采購量.1.5.適地﹕供應商要在公司附近﹐因為這樣降低運費與配合度高﹐如果無法在公司附近必須與5公里划圓以此類推﹐才是上策.2.采購有哪些方法﹕2.1.采購地區分類﹕a.國內采購b.國外采購2.2.按采購方式可分為﹕a.直接采購b.委托采購c.調撥采購2.3.按采購政策可分為a.集中采購b.分散采購2.4.按采購性質可分為﹕a.公開采購b.秘密采購c.大量采購d.零星采購e.特殊采購f.普通采購g.正常性采購h.投機性采購i.計划性采購j.市場性采購2.5按采購時間分為﹕a.長期固定性采購b.非固定性采購c.計划性采購d.緊急采購e.預定采購f.現金采購2.6.按采購訂約方式可分為:a.訂約采購b.口頭電話采購c.E-mail采購d.試控性訂單采購2.7.按采購價格方式采購﹕a.招標采購b.詢價現購c.比價采購d.議價采購e.訂價收購f.公開市場采購3.采購交易條件有哪些?3.1.交期地點3.2.包裝及送輸方法3.3.付款方式3.4.品質標准3.5.不可抗力的天災異常處理3.6.違約責任3.7.訴訟地點3.8.其它4.什么是經濟訂購量﹕經濟訂購量是指存貨總成本最低情況下所訂購的批量﹐存貨總成本有哪些﹕4.1.訂購成本:隨訂購量的增加而減少a.請購手續成本b.采購成本c.驗收成本d.入庫成本e.其它成本4.2.存貨儲備成本﹕隨訂購量的增加而增加.a.存貨的品質為持需要資金的投入b.搬運成本c.倉儲成本d.折舊與呆滯成本e.其它4.3.物料訂購價格﹕在物料訂購價格的情況下經濟訂購量由訂購成本和存貨儲備成本來決確.4.4.經濟訂購量的公式﹕經濟請購數量=√2×年用量×(設置成本+采購成本)(每零件成本×儲備成本)5.采購品質5.1.采購對任何供應商與下單前須說明清楚材質﹑功能﹑規格等要求﹐不可任意與隨便﹐差不多的心態﹐而處理采購作業.5.2.當供應商接到訂單后﹐要求買方提供說明品質要求條件時﹐買方應提供相關資料或樣品給予依據.5.3.采購對供應商過去交貨品質狀況要清楚﹐上一次出狀況的品質與再下單時必須注明﹐加強提醒供應商﹐不可再犯同樣的錯誤.5.4.采購對供應商可要求﹐自已無法檢驗的配件﹑材料供應商要提供檢驗報告或品質保証書﹐以確保品質與生產的順暢.5.5.供應商所交材料配件﹐無法達到公司的標准﹐但退已來不及出貨時﹐供應商必須派人前來處理﹐及最迅速的補貨﹐來達到出貨准時的目的.5.6供應商與買家應不定期的檢討質量﹐成本等問題﹐以迎合雙贏的走勢.6.采購時間6.1.采購對供應商的交期﹐應嘹若如掌﹐才不會造成停工待料.6.2.采購對供應商的備貨時間要詳知﹐才知如何下單以及插單是否可行.6.3.采購下單后﹐對交期的跟催與掌控,必須到位6.4.采購購料時間,在計划生產的狀況下﹐必須依據采購方式來決定之.7.采購價格7.1.采購最適當的價格?最低單價總不是采購是適當的﹐如依最低單價采購﹐可能品質會差﹐交期會延誤﹐配合會不好﹐所以最適當單價是在既定品質﹐交期或其它條件下﹐所能得到的價格為最適當.7.2.會影響物料價格的因素有哪些?a.物料成本影響物料價格的高低﹐中間不可能有大的差距.b.物料供需問題會影響物料價格的高低c.季節性變動會影響物料的高度d.經濟循環會影響物料的價格e.內部條件的變更會影響物料價格f.交易條件變更會影響物料的價格g.戰爭或天災也會影響物料的價格h.不肖廠家壟斷市場也會影響物料的價格7.3.采購降低成本的途徑有哪些?a.改變采購技朮b.尋找新廠商c.尋找物料的來源d.改變設計e.尋找替代的配件或材料f.改善加工作業g.標准化的進行h.降低維護費用i.改變搬運或儲運的方法7.4.產品成本要從哪方面降低?a.設計結構的改變b.找尋新的廠家c.找尋新的客戶與市場d.改變制造方式e.找尋替代品.7.5.成本如何分類?a.按因素分類﹕物料成本﹑人工成本﹑制造成本b.按產品關系分類:直接成本﹑間按成本c.按業務機能分類﹕制造成本﹑管理成本﹑銷售成本.7.6.工廠常見浪費成本?a.人員過多﹐3人能做完的事﹐安排5人做b.組織系統不明確﹐工作難以協條﹐權責不分.c.生產無計划﹐生產的時候頻頻更換機型浪費時間.d.物料無計划﹐庫存積壓過多﹐造成資金周轉不靈e.品質不良率過高f.產品無標准化g.工廠流程排配不當.8.采購程序8.1.采購程序包括哪些步驟﹕a.物控根據BOM與庫存計算出物料需求量后提出請購單交給采購部門b.尋找合適的購買時機c.收集供應商資料d.詢價﹐比價﹐議價確認供應商價格e.與供應商簽定采購合約并開具訂購單f.跟催供應商交期g.根據進貨驗收單了解供應商