OFDC 产品认证检查程序

OFDC产品认证检查程序1.目的为使OFDC批准和认可范围内项目的申请受理、文件评审、现场检查和认证决定工作有效、规范地进行，特制定本程序。2.适用范围适用于OFDC有机和GAP认证项目的申请受理、文件评审、现场检查和认证决定工作的管理。OFDC认证范围包括1)CNCA批准并经CNAS认可的中国有机产品标准认证，中国良好农业规范认证（China-GAP）;2)IOAS认可的认证范围，包括OFDC有机认证标准认证、加拿大标准有机认证以及欧盟有机认证等同证明的认证活动。3.职责1）检查一部负责在认可的业务范围内的申请受理工作；2）检查一部负责符合性判定和合同评审，签署认证合同；3）检查一部负责检查策划，委派检查组和下达检查任务；4）检查一部负责审核检查计划；5）检查组负责文件评审、检查计划编制、现场检查、检查报告编写以及不符合项验证工作；6）检查一部负责协调检查组检查进程、接收检查报告并转交认证认可部。4.规定4.1检查安排OFDC检查类型包括例行检查、追加检查和未通知检查。4.1.1例行检查的安排1)检查一部每年12月做好所有获证组织下年度例行检查的计划安排，并在各获证组织证书有效期结束前3个月前将申请书、调查表和认证要求等材料递交给获证组织，并通知其年度再认证。2）*加拿大有机认证要求：例行检查必须每年度进行一次。如果两次例行检查的间隔期超过了12个月，延迟时间也不能超过6个月，并且必须有充足的理由。延期后的两次检查安排时间必须确保检查年数与例行检查数目相一致。对那些有机生产体系还没有实施的申请者，在尚未进入实施的阶段可豁免检查。3）GAP的检查/审核时间安排按CNCA-N-004：2007《良好农业规范认证实施规则》之6.2.5、8.2.3.1作物认证的要求实施。4.1.2追加检查的安排1）下列情况下，经颁证委员会决定可安排对相关申请认证组织实施追加检查：OFDC-PR12-01版次/修订：B/3OFDC产品认证检查程序第1页共8页发布日期：2010-3-1实施日期：2010-3-1z颁证委员会认为检查信息不充分或纠正措施未及时完成，并需进一步进行现场确认的；z获证组织申请扩大/缩小认证，颁证委员会认为需要实施追加检查进行验证时；z获证组织发生重大变更，颁证委员会认为需要实施追加检查进行验证时；等。2）颁证委员会决定安排追加检查的时间，并通知检查一部委派检查组执行追加检查任务。视具体情况，追加检查所涉及的费用可由申请者或OFDC承担，检查程序按本程序5.2~5.5进行。4.1.3未通知检查的安排1）根据《OFDC有机认证风险管理规定》的分级方法被评为A级按信任管理不安排未通知检查；B级的获证组织，颁证委员会5%的比例抽取实施未通知检查的获证组织。颁证委员会应在每年12月做出下年度未通知检查计划，列入这些被抽取的获证组织，并在每年年初通知检查一部按计划实施未通知检查任务。2)根据《OFDC有机认证风险管理规定》，对于被评为C级的获证组织必须在证书有效期内安排一次未通知检查，检查必须安排在生产和加工的高风险阶段。3）若在证后监督中出现下列情况之一的，颁证委员会可决定针对某获证组织抽取特定的未通知检查，将此获证组织列入未通知检查计划，并通知检查一部在获证组证书有效期内实施该未通知检查任务：z获证组织生产的产品可能无法持续符合标准、技术规范要求和相关法律法规的；或z获证组织的管理和操作可能存在不符合认证标准的问题；或z获证组织发生被投诉现象，经申投诉处理临时工作组确认需要进行未通知检查；或z其他可能不符合OFDC规定，影响其认证资质有效保持的情况。4）*获得加拿大认证的组织，初级农产品生产者（作物生产、野生采集等）按3%的比例实施未通知检查，其他类型的操作者（加工者、贸易商等）按5%的比例实施未通知检查。5）GAP认证的未通知检查的实施按CNCA-N-004：2007《良好农业规范认证实施规则》的6.1.3、6.2.4、6.2.5、8.2.3.1b)等规定进行。4.2检查组的委派1）委派的检查组的专业能力应与所检查项目的专业匹配。个别检查工作如因技术复杂而检查组缺乏相应专业经验的，可以委派技术专家随同检查组执行检查任务。2）在检查组执行检查任务之前，被检查单位有权利要求获悉检查组成员的身份（不适用于未通知检查），但没有权利选择或推荐检查员执行检查任务。但如果涉及到潜在的公正性问题，被检查单位有权利提出拒绝该检查组对其执行检查任务。此信息应以书面的形式通知检查一部。3）检查组接受委派时，遇到如下情况之一的应拒绝委派的任务：z检查委派项目的内容已超出自身的检查能力；z与被检查单位存在利益冲突；OFDC-PR12-01版次/修订：B/3OFDC产品认证检查程序第2页共8页发布日期：2010-3-1实施日期：2010-3-1z在预定的时间内不能完成检查项目。4）对同一申请人或生产者/加工者不能连续3年或3年以上委派同一检查员实施检查。5）为确保能够实施全面和正确的检查，检查前检查一部应向检查组提供完整的申请和检查文件；对于再认证的获证组织，检查一部还应向检查组提供上年度认证机构提出的不符合项，以及获证组织采取的纠正和纠正措施等。4.3检查计划4.3.1检查时间安排1）检查时间由申请者与检查组协商确定，检查的时间应当安排在申请认证的产品生产过程的适当阶段，在生长期、产品加工期间至少需进行一次检查。对于不在同一时间段进行的生产或加工，应分别在生产或加工的适当阶段进行现场检查。2）根据受检查方的生产、加工及风险评估情况，检查可安排在以下高风险阶段之一：z播种季节；或z施肥期间；或z病虫草害高发期；或z作物收获期间；或z平行生产/加工期间；等。3）*加拿大有机认证要求：存在平行/并存生产的加工厂（例如，申请认证和未申请认证的产品在同一家场所生产），检查必须在申请认证产品的加工期间进行。4）GAP认证的检查安排还应遵循CNCA-N-004：2007《良好农业规范认证实施规则》8.2.3的规定。4.3.2检查范围1）检查范围包括生产者（供方）的生产、加工及包装过程的各个环节；如果供方将部分生产或加工活动分包给其他供方来完成，还应根据《OFDC获证组织分包规定》对其分包的生产过程进行检查。2）对于生产基地的首次检查，检查范围应不少于2/3的生产活动范围（地块数量和面积）。所有正在生产的产品种类应全部实施检查。加工厂的首次检查范围为所认证产品的整个生产过程或环节。3）对于多农户组织从事的有机生产的检查，农户的抽样数和选择范围应按照《OFDC小农户集体认证指南》中5.5.3条要求进行。4.3.3高风险情况的特殊要求1）为防止有机产品被污染或混淆，认证机构应验证是否在生产/加工、贮藏和销售各环节有明确的文件规定来区别认证的产品和非认证产品。如果产品种类上没有明显区别，则应在收获时或收获后的处理过程中采取必要的措施来防止污染或混淆。2）对于密集生产、高度依靠外购生产资料及生产周期短的情况，OFDC为减少风险应适当增加检查频次。OFDC-PR12-01版次/修订：B/3OFDC产品认证检查程序第3页共8页发布日期：2010-3-1实施日期：2010-3-13）对于同一认证范围获得双重或多重认证的情况，OFDC应要求供方提供加施不同认证标志产品的销售记录及各认证标志使用记录，适用时还包括有机产品销售证，并对供方提供的记录进行审核，以防止非有机产品作为有机产品销售。4.3.4检查时间的变更和取消1）由于申请/受检查方认证负责人缺席或对检查工作缺乏必要的准备等原因，致使检查不得不暂时取消，申请者应尽早与检查一部联系，重新确定检查时间等事宜。2）如果获证组织多次无故取消年度检查，检查一部应通知OFDC颁证委员会，实施暂停或撤销认证程序，并书面通知该单位。3）在下列情况下，检查组或申请者可提出变动检查时间，但必须向检查一部提交书面说明，包括建议和原因：z检查组已履行了必要的手续，作了检查准备或已经前往检查，而申请者由于主客观的原因提出暂缓检查；或z检查组认为检查时间应进行调整，安排在更为适合的时间段；或z连续3年以上都在每年的同一个时段检查；或z自然灾害等不可预见的情况。检查一部根据书面说明决定是否变动检查时间，由部门负责人签字批准后书面通知检查组和申请者。4）检查一部对于每一项检查取消和检查时间变动的情况都应建立记录，并存档。4.3.5认证信息追踪检查一部必须将每个客户的申请/检查环节的信息及时输入OFDC数据库，包括所有申请组织和生产单元的认证状态，以及目前的认证范围（如适用），以便于对所有认证项目的追踪审核。5.程序5.1认证申请和受理1）申请者向OFDC检查一部提出申请意向，并索取申请书、调查表以及其他公开文件等。2）申请者将完整的申请材料（包括申请书、调查表和必要的资质材料等）提交给OFDC检查一部，检查一部根据申请材料所反映的实际情况对完整性进行审核。3）若审核后发现申请材料填写清楚,且符合认证标准规定要求，检查一部收到申请者完整的书面申请材料之日起在规定的时间内（有机10个工作日，GAP14个工作日），完成对申请材料的评审，并做出是否受理的决定，并通知申请者。4）若审核后发现申请表中所填写的内容不能完全反映情况,检查一部与申请者进行联系,要求其作必要的补充、修改或说明，待符合规定后，再接受申请。5）如果预审核发现申请表填写的内容明显不符合申请要求，且与申请者联系确认后仍不符合申请认证要求,检查一部将通知申请者不接受申请并说明理由。当申请认证的范围为国家认证标准未涉及内容，但符合OFDC认证标准时，应向申请者进行必要的解释。OFDC-PR12-01版次/修订：B/3OFDC产品认证检查程序第4页共8页发布日期：2010-3-1实施日期：2010-3-16）检查一部实施合同评审，以了解申请者的生产基本情况的适宜性和充分性，是否符合认证标准和相关的法律法规，从而确定能否实施现场检查。合同评审人员填写《OFDC合同评审表》，并与申请者签订认证检查合同。OFDC和申请人的认证合同期限最长为3年，到期后可续签或延长3年。7）GAP认证的申请受理还应遵循CNCA-N-004：2007《良好农业规范认证实施规则》7.1、7.2、8.1的规定。5.2检查组委派1）检查组成员在接受检查任务前须签署《OFDC检查员利益冲突声明》，以确保与拟实施检查的申请者和被检查方无任何利益冲突。2）检查一部在正式派遣检查组前向申请者送达《OFDC检查安排确认函》，以确保申请者在检查之前得知检查组成员的身份，并且不存在利益冲突关系。如申请者对检查安排存在异议，可于接到《OFDC检查安排确认函》3日内向检查一部反映，否则将视作默认同意OFDC检查安排。如申请者有理由证明OFDC派遣的检查员与其存在利益冲突，OFDC检查一部将进行确认，并在确认理由成立的情况下，派遣其他检查员实施检查。3）在确认不存在利益冲突关系并征得受检查方的同意后，检查一部向检查组送达《OFDC认证检查任务书》以及必要的检查认证文件。4）GAP认证的申请受理还应遵循CNCA-N-004：2007《良好农业规范认证实施规则》8.2的规定。5.3文件审核1）检查组接受检查任务后，由检查组长实施文件审核，并填写《OFDC认证文件评审记录》。2）若文件审核中发现存在问题，检查组应与申请者联系，要求其递交补充材料直至符合要求（未通知检查除外）。5.4检查计划1）检查组长根据文件评审情况编制《OFDC检查计划书》。检查计划应包括：检查依据、检查内容、访谈人员、检查场所及时间安排等。2）检查计划形成后提交检查一部负责人批准，并至少提前一天将检查计划发送给申请者确认。3）申请者如对检查计划持有异议，可与检查组长沟通进行合理的调整。4）未通知检查计划无需与申请者协商，但可以在检查前24小时内向获证组织提供检查计划。获证组织无正当理由不得拒绝检查。5.5评价（检查）和评价（检查）报告1）检查组按照适用的法律法规、认证标准和申请者/受检查方质量管理体系文件对其管理体系进行评价，核实生产、加工过程与申请者提交的文件的一致性，确认生产、加