建筑公司工程管理部门资料管理制度

公司资料管理制度1.资料管理目的为了完善公司现代化、规范化，系统化、统一化的管理制度，为了给公司各部门提供更便利的服务，工程管理部将全面加强管理公司所承建的项目资料，并根据日常各部门所需资料，特制定本公司的工程资料管理制度。2.资料管理范围2.1此管理制度适用于本公司工程中所有工程资料的管理工作。2.2本制度中所称的公司工程资料，是指公司的各项建筑施工；包含有：施工中标通知书、施工合同正版、施工图纸原件、施工竣工资料、有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件，具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。3.资料室管理机构及职责3.1公司资料工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司工程管理部资料室的统一管理；二级管理是指各部门及项目在本部门资料室已领取的自管管理。3.2工程管理部资料室对公司各部门上交的资料进行管理。3.2.1公司根据各项目的竣工期限及现场质量保质期期限有关合同条约和设计要求，再确定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁等有关规章制度。3.2.2工程管理部负责监督并指导项目部资料收集，后期竣工整理和移交归档工作。3.2.3统筹规划公司各部门及项目资料工作，并建立独立的资料室，负责公司资料收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。3.3各部门应该指定专人负责内部的资料管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立资料目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。3.3.1坚持平时整理，根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。3.3.2负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。3.3.3归档资料做到组卷合理，页码编写准确，目录清楚，案卷标题简明扼要。3.3.4保管好本部门应归档的资料，保证文件材料的安全和保密。3.3.5接收资料员的指导规划，按规定时间向资料室移交资料。3.3.6资料管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。3.3.7资料管理人员变动时，资料主管要对档案交接负有监交责任，且应该在《资料移交书》上签字确认。4.资料管理原则4.1资料室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、等安全条件。4.2归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。4.3借出资料原件资料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经资料主管上报经理批准。4.4任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。4.5归档文件的密级，按照公司的相关要求，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生；涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。4.6借阅归档时如发现资料丢失、损坏、缺页等情况，资料管理员立即向资料主管报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。4.7借用存档文件资料时，资料员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《资料借阅登记表》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证资料的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。4.8公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司资料，需持公司介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。4.9公司对保管期限已满的资料进行鉴定，对确无保存价值的资料登记造册，按资料管理规定经总经理批准后，由销毁资料的所属部门负责人进行监销。5.档案管理办法5.1资料档号的编制：5.1.1档号编制原则：档号是存取资料的代号，如：青环路-QH排架的依据,QH-01，它反映公司资料分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。5.1.2档号编制方法■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、）年度号和案卷号组成。5.2资料保存期限：5.2.1档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。5.2.2工程资料（综合文字材料、施工物资文件、施工记录文件、施工试验记录及检测记录、施工质量验收文件、竣工验收资料）列为永久保存、长期保存、短期保存；工程合同（劳务分包合同、联营项目合同）长期保存;(公司对项目的来往函)短期保存。5.3资料的归档5.3.1归档范围：是关于本公司所建设的项目，包含自营、联营项目的有关资料。5.3.2归档要求：工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式一份原件归档；电子档案由各项目形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于竣工备案后5日内向资料室移交；资料交接时，双方当面点清，并同时在《资料移交单》上签字。已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给资料管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，只能保存复印件。5.4工程竣工资料管理：5.4.1工程资料从中标开始，经营部门接到中标通知书后负责去领取，要存放工程资料室先登记管理，登记后各部门及项目再来签字领取，工程管理部资料室必须保存有至少一份原件，不够安排原件情况下，项目只能领取原件自复印。包含中标通知书，施工合同、施工图纸及电子版.（合同优先级，先是行政部留原件。）5.4.1工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交工程管理部，办理资料移交手续。5.4.2项目部在上交建设单位的竣工档案时，需与建设单位办理档案交接单，并将此单上交工程管理部，归档存放。5.4.3档案借阅时按规定填写《资料借阅登记表》，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回资料室。5.4.4年终资料归档结束后，将存档情况上工程部经理。5.4.5定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报工程部经理。5.4.6资料一律存放在柜内，资料按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放。档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。6.档案分类管理说明6.1文件档案的管理：6.1.1归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。6.1.2资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门负责人审批。6.1.3归档的资料以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。6.1.4文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达到210mmx297mm尺寸标准。6.2电子文档的管理：6.2.1收集、积累要求：■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。■在无纸化计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件；用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。6.2.2收集、积累方法：■及时按照要求制作电子文件备份。■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。6.2.3归档要求：■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式一套，封存保管，必要时，复制第二套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。6.3声像档案的管理：6.3.1照片收集、积累方法：■各在建项目每周必须上传本周的施工照片给工程管理部资料室存档，照片文件夹要按分部、分项、分段的存放。■每张照片要命名，部位、内容、时间。6.3.2竣工后期声像资料的收集整理；按项目的所有照片刻制光盘。6.3.3文字说明的编写要求：■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。■照片的自然张应由资料管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。6.3.4声像档案存放期间定期对照片进行检查。6.3.5光盘应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。6.3.5光盘一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。本制度有附表在工程管理部的工程表格：1、《资料借阅登记表》2、《资料移交单》3、《文件更改申请表》4、《卷内备考表》5、《资料封面样式》6、《资料移交书》