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第一部分考点大纲第一章绪论第一节秘书实务的对象和范围1、实务与秘书实务实务，含有实行与业务的意思；秘书实务，意指秘书或秘书机构所实际从事的业务活动。秘书实务作为秘书科学的一个分支，它是一门研究秘书业务活动及其规律的综合应用学科。2、秘书实务的对象任何一门学科，都有其特定的学科对象。秘书学的对象是秘书工作，即秘书人员为领导者进行决策与管理所采取的辅助行为。受秘书学对象的规定，秘书实务的对象是秘书业务活动，就是秘书或秘书机构为领导工作和机关工作的实施所采取的专业辅助行为。3、秘书实务的范围由于秘书实务的对象是秘书业务活动，而秘书业务又有常规业务和非常规业务之分，因此秘书实务的研究范围相当广泛，并有不断扩大之势。就其日常秘书业务活动而言，秘书实务的主要研究范围包括：研究每项秘书业务工作的一般理论；研究每项秘书业务工作的具体内容；研究每项秘书业务工作的操作规范；研究每项秘书业务工作的运作程序；研究每项秘书业务工作的具体方法，等等。第二节秘书实务的性质和特点1、秘书实务的性质秘书实务的学科性质，是由它的学科对象确定的。也就是说，秘书业务活动的性质，决定了秘书实务的性质。所谓秘书业务活动，就是秘书专业工作。因此，专业性是秘书实务的性质，即秘书实务的本质属性。2、秘书实务的特点事物的性质和特点，是两个既有联系又有区别的范畴。受秘书实务专业性的规定，秘书实务还是具有实用性、规范性、程序性和可操作性等特点。正是这些特点的存在，才凸现出秘书实务的专业性。第三节秘书实务与相关学科1、秘书实务与秘书学概论的关系在秘书科学的众多分支学科中，秘书学概论是秘书学的基础理论学科，属于理论秘书学的研究范畴。它以秘书工作为其学科对象，以秘书学的自身理论为其研究内容。而秘书实务是秘书学的应用理论学科，属应用秘书学的研究范畴。它以秘书业务活动为其学科对象，以各项秘书业务工作为其研究内容。两者之间是纲与目、总与分、虚与实的关系，也是统领与被统领的关系。2、秘书实务与文书学的关系文书学是一门研究文书及文书工作的应用理论学科。它主要研究文书自身及其制发、传递、办理和保管等全过程的管理工作。由于秘书业务工作包括文书工作，文书工作是秘书实务的重要内容之一，因此，两者之间是整体与部分的关系，也是包含与被包含的关系。为保持学科知识体系的完整性，又不出现研究内容上的重复，秘书实务仅限于对公文处理过程的研究。3、秘书实务与应用写作学的关系应用写作学是写作学的分支学科，它是一门研究应用文体写作活动及其规律的学科。由于秘书的文字工作，如文字记录、文稿撰拟和文书审核等，渗透于秘书的各项业务工作之中，因此秘书实务与应用写作学之间，实际上存在着相互交叉、相互包容的关系。第四节学习秘书实务的目的和方法1、学习秘书实务的目的学习秘书实务的直接目的是：熟悉秘书业务知识，掌握秘书工作的内容、规范、程序和操作方法，提高从事秘书工作的实际能力。其根本目的是：通过对秘书实务的自学和考试，增加应考者的知识总量，培养应考者的专业素质，提高应考者的业务能力，以适应现代社会及秘书职业的实际需要。2、学习秘书实务的意义学习秘书实务，对于应试者具有重要的意义，它不仅能够造就出为现代秘书职业所需要的应用型秘书人才，有助于满足现代领导工作的需要，而且能够提高秘书工作的质量和效率，还有助于理解秘书专业其他课程的相关知识。3、学习秘书实务的方法秘书实务的性质和特点，要求应考者应注意运用：学习秘书实务同学习相关学科相结合的方法；学习秘书实务同现场调查相结合的方法；学习秘书实务同实际操作相结合的方法。第二章秘书的一天第一节上班之前的工作1、回顾昨日工作——在秘书的各项业务工作中，有些可以当日事当日了，有些要在数日内方可了结。不论是否了结，秘书在当日上班之前，一般都要对昨日的工作予以回顾或反省：哪些事务已经处理完毕，自己满意与否，领导者满意与否，有何体验与缺憾；哪些事务尚需继续处理，从哪里人手，于何时结束，怎样做才会获取最佳效果；等等。2、构思当日工作——新的一天开始，秘书在回顾昨日工作的同时，也要构思和预测当日的工作：哪些事项先办，哪些事项后办；遇到偶发事件怎么办，遇到领导临时交办事项怎么办；同时遇到多项必办之事又该怎么办；等等。3、修饰个人仪表——秘书的个人形象，直接关系到组织形象和领导者的形象。为了给人以美好的印象，无论男性秘书还是女性秘书，均应在上班之前，对自己的仪表略加修饰：头发是否梳理，面部是否修整，指甲是否剪过；着装是否得体，领带(结)是否清洁，鞋子是否干净；化妆是否适中，首饰是否必要；等等。3、先于他人上班——不少领导者，特别是事业型领导者，习惯于提前上班。即使不提前上班，也习惯于在上班之前向秘书发号施令。因此，一位追求效率的秘书，应先于他人上班：一则可以随时听候领导者的调遣；二则可以提前处理急办事项；三则可以接待急于办事的外地客人。第二节上班之后的工作1、整理办公场所——办公部门或秘书机构，是机关的门面和窗口。它是否整洁、美观和舒适，也折射出组织和领导者的形象问题。因此，秘书上班后的第一件要事，就是用最快的速度整理办公场所：打扫卫生，做到窗明几净；调试照明、空调，做到环境舒适；摆放桌椅，做到整齐有序；等等。2、报告当日安排——秘书上班后的第二件要事，就是向领导者汇报当日工作安排：何时出席某一会议；何时会见某位要员；何时参加某一谈判；何时签发某份文件；何时宴请某位客人；等等。上述安排如果与领导者事先计划处理的事项发生矛盾，秘书应当场予以修改，直至领导者认可为止。3、请求工作指示——秘书在报告当日工作安排的同时，应适时就超越自己职责范围的重要事项，请求领导者给予指示：某项活动如何协调；某个会议如何组织；某项请示如何答复；某份文件如何起草；某一上访事件如何处理；等等。4、处理日常事务——秘书工作的事务性，决定了秘书每天要处理大量具体的、繁琐的和重复性的日常工作。为了卓有成效地工作，秘书应将当日的工作按轻重缓急分成三类：急办、必办和缓办。优先处理急办事项，抓紧处理必办事项，抽空处理缓办事项，做到有主有次，有条不紊。第三节下班之前1、突击未了事宜——忙碌了一天的秘书，即使在下班之前，也难以轻松下来，往往仍有不少事务、特别是紧急事务尚待处理。此时的秘书，仍要本着急事先办的原则，集中力量，加快速度，在最短的时间内完成某项工作。如第二天上午开会的会议通知，第二天上午会商或会签文件的撰制，第二天上午会见客人的具体安排，第二天上午领导人出差的准备工作，等等。2、浏览当日文件——秘书机构是各种信息的集散地，每天都要收到许多文件。为了及时处理各方来文，秘书应于下班前集中精力阅读当日文件。然后按照行文目的，将文件分为办件和阅件，并分送有关领导人或部门处理。3、清理文件资料——由于事务缠身，秘书难以边处理日常工作，边清理文件资料。但在下班之前，秘书务必抽出时间，对当日接收的文件资料加以分类、编号、排序、归档和存放。对于保密范围内的文件资料，秘书于下班前一定要存放在专用的卷柜之中，以防失泄密。4、记录当日大事——在秘书的日常工作中，每天总会参与或处理重要的活动与事件。为了如实反映和记载机关工作的全貌，并便于日后备查，秘书应于下班前记录当日的大事。这种一日一记、一事一记的大事记，也是秘书文字工作的一部分。第四节下班之后1、继续处理紧急事务——下班之后，本应是秘书的休闲时间。可是，仍有一些紧急而重要的事务，要求秘书必须继续处理。如赶制急用的会议文件，撰拟急用的汇报材料，收集急用的社会信息，处理突发性的事件，以及处理领导人临时交办的紧急事项，等等。2、随从领导人应酬——由于公务的需要，领导者在下班之后常常有社交活动。这些活动，有的是经领导人同意并由秘书安排的，有的是领导人自行安排的，也有的是由领导人的不速之客决定的。如出席宴会，会见外宾，拜访客人，参加文艺晚会，等等。不论何种情况，如果领导人需要，秘书原则上应随从之，并做好必要的准备工作。3、陪同领导者加班——不论是领导者个人，还是领导集体，为了处理紧急而重要的公务，加班加点时有发生。如召开重要办公会议，开展重大社会活动，学习上级重要文件，处理重大突发事件，等等。遇到此种情况，秘书特别是领导者的个人秘书，应当同领导者一起加班加点，哪怕是日以继夜、通宵达旦地工作。4、双休日与节假日——正常情况下，秘书的双休日与节假日应由自己支配。可是，在秘书界有“秘书无休息日”之说。就是说，只要领导工作需要，或者仍有急办之事尚未出手，即使是双休日或节假日，秘书也必须继续工作，直至完成任务为止。如起草重要文件，筹备重要会议，接待重要来宾，调查重大问题，参与重要活动，等等。第三章文字工作第一节文字工作概述1、文字与文字工作文字的本义，可以有多种解释。本章所言文字，意指语言的书面表达形式，即文书或文章的意思。所谓文字工作，就是秘书运用书面语言代领导者和领导机关记载及表达某种思想的专门业务活动。2、文字工作的意义秘书的文字工作，在秘书的各项业务工作中占有重要的地位，对于领导工作具有重要的作用。其意义是：秘书的文字功底，是秘书的基本素质；秘书的文字表达能力，是秘书的基本能力；秘书的文字工作，是对领导工作的重要补偿。3、文字工作的特点秘书的文字工作，不同于其他职业人员的文字工作，如记者的文字工作，编辑的文字工作，作家的文字工作，科学家的文字工作，等等。秘书的文字工作具有显著的受动性、抽象性、综合性和程序性等职业特点。第二节文字记录1、文字记录的种类文字记录，就是秘书把听到的话或经办的事写下来，为撰拟文稿或处理事务提供初始依据。文字记录是秘书文字工作的重要内容，其种类很多，主要有电话记录、值班记录、来访记录、会议记录、大事记、调查记录、领导讲话记录等，秘书都必须快速而准确地予以记录。2、文字记录的过程文字记录虽然是文字工作的初始行为，但要出色地完成各项文字记录任务，必须依次做好文字记录过程中的相关工作：备好笔和纸，随时准备记录；用心倾听和判断，快速做出记录；及时补充和修改，认真整理记录。如果需要领导者阅示，秘书应将整理后的文字材料尽快上报，不可拖延误事。3、文字记录的方法秘书若要快速而又准确地记录，必须熟悉和掌握记录的方法和技巧，如要点记录法；详细记录法；常用的速记法；特殊的标识法；笔记与录音并用法，等等。第三节文稿撰拟1、文稿撰拟的范围文稿撰拟，就是秘书按照领导人的交拟，动手起草书面材料的智能活动过程。它是秘书文字工作的主要内容，也是秘书能力结构中的重要因素。文稿撰拟的范围十分广泛，它包括各种法定公文的撰拟，各种常用文书的撰拟，各种领导讲话稿的撰拟，各种公关文书的撰拟，各种署名文章的撰拟，等等。2、文稿撰拟的过程文稿的撰拟有宏观过程和微观过程之分。宏观过程，是就秘书成长的一般规律而言，它包括朦胧阶段、模仿阶段和自如阶段；微观过程，是就一篇文稿的成文程序而言，它包括准备阶段、起草阶段和审定阶段。3、文稿撰拟的要求文稿的撰拟，是秘书知识、思维和能力的综合运用，需要长期的积累和实践。一篇合格文稿的撰拟应符合以下要求：符合必须行文的原则；符合国家现行的法律、法规；符合党和政府的方针、政策；符合实际情况；符合领导意图；提出的政策和措施要切实可行；涉及其他部门或地区的问题要协调一致；文字表达要合乎语法、修辞；格式、标点符号、数字、计量单位要符合现行标准。4、文稿撰拟的方式在领导机关中，文稿的撰拟通常采用以下方式：个人撰拟，即文稿撰拟的任务仅有一位秘书完成；集体撰拟，即文稿撰拟的任务由多位秘书完成；文稿代拟，即文稿撰拟的任务由某个职能部门的人员代为完成，再由秘书机构统一审核和印制。第四节文稿审核1、文稿审核的作用文稿审核，就是对文稿内容、体式及行文规则的综合审查与核定。它是文稿签发前的重要环节，也是文书制发阶段的关键环节。它的作用是：能够控制发文总量；能够确保文稿质量；能够减轻领导者负担。2、文稿审核的内容文稿审核的内容涉及诸多方面，主要有以下六项：法律审核；政策审核；事实审核；文字审核；格式审核；程序审核。3、文稿审核的制度文稿审核制度是保证文书质量的办事规程和行为准则，秘书必须共同遵守，这主要是文稿的三审制：初审，即由秘书