会议组织流程

会议组织流程一、会议通知1、会议提前一天将会议的具体时间、地点、会议主题以文字通知或电话通知的形式通知物管中心客服部和参会人员（临时会议临时通知），全台职工大会要确定各单位参会的负责人及联系方式。2、落实参会人员。及时了解掌握参会人员的信息，对于不能参会的人员按规定跟主管领导请假，同时将参会情况及时向本级领导汇报。3、全台大会及重要会议要安排摄像（总编辑部）、摄影（创意策划研发部）人员。4、开会前以短信的方式提醒参会人员及时参会。（全台职工大会和周一例会除外）5、上级领导或外单位来我台学习考察的，要及时落实上级领导、外单位领导及人员情况，以便于对口接待。二、会场布置1、根据会议主题需要按规定在中间位置悬挂主题条幅。2、主席台就坐的领导按主要领导桌签在主席台中间位置，其它的领导按主要领导一左一右的方法摆放桌签。3、其它参会领导按职务一左一右的顺序在相应的位置拉摆放桌签，其余参会人员摆放本单位桌签。4、安装和调试现场音响及电脑设备。5、上级领导或外单位来我台学习考察的，要准备桌签信笺、笔和接待流程（包括外单位领导及嘉宾、台领导及参会人员、考察内容等）。三、会场组织1、会议组织人员提前30分钟前到达会场，准备好签到的物品，并对音响、电脑等设备进行检查。2、协助参会人员签到登记，并按指定的位置就坐。3、检查人员到会情况，并及时督促各单位参会负责人落实各单位参会人员。4、上级领导和外单位来我台学习考察的，要提前15分钟督促本单位参会人员就位。