原材料计划预警机制的分析报告

原材料计划预警机制的分析报告如何既保证生产供货，又能将材料库存量降至最低？如何减少不常用材料的库存积压？如何避免因配方改动等原因导致材料浪费？保持多少安全库存量最合理？如何制定准确合理的材料采购计划？如何避免材料缺货导致停产？……这些问题，是困扰每个生产企业的难题，我们公司也不例外。随着公司新产品的不断推出和销售量的快速增长，原材料种类纷繁芜杂、库存数量节节攀升，给材料采购计划编制和库存管理工作带来了很大困难。采购计划不合理和库存管理无序常常造成缺货率高、成本增加、资金积压、库存周转不灵、生产不连贯等严重后果，因此有必要对公司材料库存进行分析，规范库存管理制度，充分挖掘利用ERP系统管理优势，逐步建立材料计划预警机制，为材料采购计划的编制提供科学有效的指导，从而不断减少原材料库存积压，提升公司原材料库存管理水平。本报告对公司目前的库存材料进行了分类统计，对部分积压材料的原因进行了简单的分析。在此基础上，从生产、技术、仓管、采购等各方面对减少材料库存、建立材料计划预警机制进行了初步的论述。一、原材料库存分析据美国前十大公司统计，库存量约占年销售总量的10～20%，如果按原材料和成品各占50%计算的话，原材料库存量应该在年销售总量的5～10%之间。公司目前有原材料库存约690T，约为2010年销量11000T的6.3%左右，假如能降低至5%，则可削减143T材料库存。我们根据其使用情况将原材料库存进行了分类统计。1、经常使用的原材料这些原材料是公司主产品生产必备的，对于常用原材料，我们均设有最低安全库存量，低于安全库存量则提计划采购。每月在接到各运营中心的销售预测计划后，生产部便会按照用量提出常用原材料采购计划，供应部批量采购进货，同时供应部在资金允许的情况下会安排整车（或整柜）进货以降低运费，对部分价格较高的材料甚至会安排在价格低谷时适当囤货，降低成本，因此常用原材料库存量常常会比安全库存量稍高。但是，当实际销售量与预测计划差距较大时，也会导致部分原材料缺货或者积压（如表1中的氢氧化钙、白炭黑等），因此销售预测的准确性直接影响到常用原材料的库存情况。2、暂停使用或很少使用的原材料除了常用的原材料外，库房里还有许多已经停止使用或者使用频率很低的材料，这些材料如不及时处理，将会造成材料积压甚至报废。它们按性质有可分为4类：①因产品停产或配方修改停止使用的原材料；②使用频率低或产品暂时未生产的原材料；③试验用原材料；④老旧过期原材料。表2中的材料因产品停产或配方变更已长期停用，必须尽快处理掉，以减少库存，避免浪费。表3中的原材料因使用的产品品种单一、产量很少或者配方修改后用量大幅下降导致材料消耗缓慢而积压。这些材料中有些仍需备用，但应仔细区分、区别对待：如配方修改后不再使用，则应立即想办法处置；如使用量较小而库存量过大，则应设法先用掉一部分，减少库存积压；如确需长期备用的，则应设定安全库存量和保质期，避免长期不用而失效。表4中原材料均为新产品试制时未使用完的，因量小，可暂不处理，但如配方需调整，则应引起重视，提出处置方案，以免长期积压。表5中的材料很多都是搬迁之前积压至今的，也有少数为产品研发时采购未用完的，对于无法利用的材料，建议报废处理，腾出库房空间。3、长期未销售中间产品公司还有部分产品，因一直未能销售，积压在库房里。如表6：针对公司库存原材料数量偏大、长期不使用积压材料过多、资金压力较大的实际情况，生产部近期对原材料采购计划进行了调整，减少了常用、不紧俏物资的采购量，积极配合技术中心处置库存积压材料，使库存原材料得到了一定数量的减少。二、材料计划预警机制的建立在前面的原材料库存分析中我们看到，造成库存积压的因素有很多，如销售计划变动、材料计划不准、产品配方变更、新产品试制、产品停产等等，牵涉到技术、生产、营销、采购、仓库等多个部门，因此，我们要减少库存、建立材料计划的预警机制，也得从各环节入手，抓关键因素，形成各部门联动、齐抓共管的局面，才能彻底解决问题。我们认为，公司各部门应做好以下几方面的工作：1、完善以ERP系统为核心的流程管理体系，严格按ERP流程下单、采购、生产和交付，从而有效控制库存。ERP——EnterpriseResourcePlanning企业资源计划系统，是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统，通过ERP的使用，使企业的生产过程能及时、高质地完成客户的订单，最大程度地发挥这些资源的作用，并根据客户订单及生产状况做出调整资源的决策。由于物料的需求可以依据BOM建立起线性关系，同时通过生产周期、采购提前期等参数又能确定产品的加工时间，因此完全可以通过ERP的控制手段在计划上对物流和库存加以控制，这实际上就是ERP系统里的MRP概念。ERP系统除了通过对物资物料信息的准确设定和准确运算外，还通过对仓库信息的设定进行多项分类或设置多级仓库等手段来控制仓库物资。然而，公司目前的ERP系统运行2年以来，计划管理越做越差，仓库管理流于形式，MRP运算无法进行，其先进管理的优势荡然无存。如此下去，ERP只会沦落成一个数据统计和查询的工具（还得时刻担心数据的可靠性），变成一个食之无味、弃之可惜的“鸡肋”。我们认为，既然公司已经采用了先进的ERP系统，就应该坚持按照ERP的要求规范各项与产品有关的流程，严格按ERP流程制定销售计划、采购计划、生产和交付，通过二次开发逐步完善和提升ERP系统，使公司管理水平不断得到提高。我们觉得以下几个环节必须引起重视：①坚持做好销售预测和计划，确保计划准确。从前面的统计数据可以看到，公司82%以上的原材料库存为常用原材料，如果没有准确的销售预测或计划，怎么能保证常用原材料采购计划的准确呢？在无法得知销售计划的情况下，只能通过加大库存量来确保主产品的及时交付，库存积压自然就产生了。假如放弃销售预测和计划，ERP便丧失了一大半的功能，对生产和采购的指导意义也就不复存在了。营销员往往以各种借口逃避计划，而一旦订单来了就要求紧急插单，问题是如果没有总体的计划、每个订单都紧急的话，想紧急也紧急不了，就算无限增加库存、扩大产能，也不可能满足所有的无计划订单，最终的结果就是销售、生产和采购的无序和混乱。②根据销售情况及时调整主产品安全库存量，减少产品积压。由于一些主产品在不同年份销售情况变化较大，甚至在一年当中也会因季节因素存在旺季和淡季的差别，这些信息生产、采购部门是无法得知的，因此就需要各运营中心要根据实际情况，及时调整产品的安全库存量，在确保销售供货的前提下，尽量减少产品和原材料积压。③加强库房管理和统计，确保账物一致。要使用ERP系统中的MRP运算功能，首要的前提是数据必须准确，否则计算出来的结果与实际不符，也就没任何意义了。除了日常的领用及时销账外，对各种原因造成的盈亏情况也应立即进行调整消除。④严格按照ERP预测计划和销售订单下达生产计划，通过MRP运算下达采购计划，实现库存精确控制。其实，只要按MRP结果下采购计划，生产量、库存量自然受到控制。而目前销售计划不规范，只能靠人工计算，容易出错，也无法实现精确控制。⑤改造升级生产线，实现生产过程自动控制和精细管理。将生产线自动化控制系统与ERP系统联网，可以使材料变动、设备调整、加工等待以及生产流程管理等在ERP系统得以体现，从而实现各产品生产全过程的精细化管理。2、加强和完善仓库管理工作，建立常用原材料数量异常报警制度，将库存数量控制在合理范围之内。仓库管理是实现合理库存的关键环节，也能为采购计划的制定提供准确的数据参考。要做到原材料库存的精确控制，除了前面提到的要做好材料的进、出登账工作，确保账物相符外，还应该在库存参数控制、库存分析报告方面多下功夫：①设定库存材料的管理参数体系并定期调整，建立库存异常情况报警制度。常用原材料库存物资的管理参数，除了我们现在的安全库存数量外，还应设置最高库存警戒和最低库存警戒，对超出警戒线的材料应及时报警，通知生产部和采购部，及时采取补救措施。同时原材料安全库存量数据也应结合产品安全库存量和生产情况定期进行调整，避免脱节。②做好库存统计分析工作，为计划和采购提供科学参考。仓库应加强对库存材料周转情况的统计和库存有效性的分析，编制重点物资周转率报表，每月进行物料缺货分析和滞料分析，报送相关部门，及时处置。对库存积压物资的处理情况，也应进行统计上报。3、确定合理的采购周期，加强对供应商供货准时率的统计，培育战略合作供应商群体。各种材料的采购周期直接决定材料请购时间，因此，采购周期是否合理直接影响到材料到货的及时性。采购供应部每天与供应商直接联系，清楚供应商的情况和所需材料紧缺与否，这些都对原材料采购周期的调整起到至关重要的作用。因此，可以从以下方面着手：①根据原材料供应情况及供应商生产情况及时调整各类材料的采购周期，并通知生产部门。这样，生产部编制请购单就可以有的放矢，确保原材料及时到货。特别是对于一些极端情况：如材料供不应求或供应商生产调整等，就可以进行提前采购或超标准采购。②加强供应商供货准时到货率进行统计，对供应商供货能力作出合理评估。我们认为，除了对供应商原材料质量要进行监督外，对一些用量大、关键性的材料供应商，还应该对其准时到货率进行统计。如果准时到货率很差，很难相信其供货能力能满足公司要求，必须立即另寻实力更强的供应伙伴。③对供应商进行分级管理，培育能保证长期稳定供货的战略合作供应商群体。根据供应商材料检验合格率和准时到货率等数据的统计情况，对供应商进行评级，并根据不同级别给予不同的采购份额、长期协议等待遇，组建长期合作共同发展的供应商群体，打造适应公司发展的供应链体系。4、不断完善采购需求计划体系，提高采购计划的准确性和及时性，确保满足生产需要，努力降低库存、减少材料积压。采购计划是影响原材料库存的最主要的因素，这一点是毫无疑问的，所以，只有采购计划的准确性有保障，材料供应的及时性和库存量的合理性才能得到保障。然而，经过前面的分析我们看到采购计划其实并不是独立的，它和销售计划、库存数量、采购周期等息息相关，在ERP系统里，采购请购单应该是通过MRP运算以后根据物料清单自动生成的，因此任何信息的不准确，都会导致采购计划的错误，从而影响到生产、销售和库存。目前我们仍停留在人工计算材料需求的阶段，销售预测不准、临时插单太多、库存数据不准、采购周期未定、工作经验缺失等等诸多因素使得采购需求计划的编制面临很大困难。现阶段，可以从以下几个方面去努力：①长期计划和短期计划相结合，为原材料采购工作提供参考。根据公司年度销售预计情况，可以大致确定一年中各主要产品的销量情况，从而可以编制原材料年度需求计划，大致确定主要原材料的采购总量，为大宗原材料长期购货协议的签订提供参考。每月的月初，根据各运营中心的销售月度计划，制定当月各主要产品的生产计划和原材料需求计划；每周五，编制下一周的采购需求计划；遇大的计划变动，立即追加采购计划；对紧急订单，提交紧急采购计划。这样，采购供应部就可以对大宗物料集中采购，对重点物料提前采购，对急需物料优先考虑，降低采购成本、满足生产需求。②利用ERP系统数据，编制材料库存预警报表，为采购计划的编制提供依据。如表8所示，表中原材料数量从ERP系统中导出（每日需对数据进行更新），将常用原材料与不常用材料用颜色区分，最低要求是根据实际生产经验总结出对相关原材料维持正常生产所需的一个最低数量要求（可随时调整），然后对表中现存数量和可用数量进行显示设置，当某一原材料的现存量/可用量少于最低要求的时候，这两个数据所在表格填充色就会变为浅红色（如表中氧化铁红底料数量），表示报警，如果生产计划用量较大，则需请购。表8、原材料库存预警报表工作号材料名称等待时间最低要求现存数量在检数量可用数量判定标准0003B氧化铁黄56075.575.5金黄磁漆1吨0003C氧化铁红底料560005453.55453.5棕底2批+预涂5批③严格按配方计算需求量，控制用量小、价格贵的材料的采购量，避免造成积压。对常用原材料的采购数量如果量非常大，应采取分批购