采购管理规定

采购管理规定一、制定目的为规范公司采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，保证采购工作的正常化、规范化，特制定该管理规定。二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品、活动礼品等采购（以下统称为采购物品）。三、基本职责划分公司采购职能由人事部采购员具体负责，主要由采购员根据公司各店铺的物资采购申请、物资库存情况，结合实际状况，制定采购计划（书面形式），提交公司总经理审批后交由采购员执行采购工作，并负责做好采购相关手续的档案管理工作，向总经理进行月度、季度、年度汇总汇报，由财务部主要负责对采购员的采购过程进行控制与监督。四、采购基本分类1.办公类：办公文具、办公设备、办公家具、宽带、固话、办公室茶具、茶杯、茶叶等。2.宣传印制类：横幅、公司定制品（印有公司标识的名片、单据、信封、纸杯、信纸、笔记本、办公文具等）、广告、海报、宣传手册、DV宣传片、挂历等。3.劳保清洁及宿舍用品:手套、口罩、垃圾桶、垃圾袋、抹布、扫把、拖把、胶桶、床上用品、床、窗帘、柜子、工作服等。4.公共设施类：水龙头、水管、照明灯、电线、门、窗、玻璃、设施维护等。5.食堂物资：锅、碗、瓢、盆、油、调味剂、米、面、粉、菜、煤球、煤气等。6.奖励物资：公司节假日福利品（月饼、水果等）、公司组织活动奖励品等。7.公司大型活动物资：水果、零食、矿泉水、果盘、茶杯、茶、礼品、奖品等。8.店铺特需物资：包装袋、满赠或兑换礼品等（此项可由店铺自行采购）。五、工作程序（一）采购原则1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格的竞争，择优选取。3.采购申请应注明物资的名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途、质量要求、交货期等信息。如难以描述物资特征的，应提供样品；宣传印制品应提供设计样稿。4.采购人员应视采购量、金额大小及供应情况，分别采取定点采购、询比价采购、招标采购、网购（网上招标、定点网购或询比价网购）等不同的采购方式实施采购，确定供应商及价格。5.易耗品仓库管理，人事专员每月及时填写《库存信息表》和《月度采购、发放、结余信息总结表》，统计出月度材料物资总耗费数、数量、价值、增长情况等情况全部进行汇总（各店铺进行单独划分汇总分析汇报）（二）采购经办人职责及原则1.建立供应商资料与价格记录。2.做好采内参市场行情的经常性调查。3.询价、比价、议价及定购作业。4.做好平时的采购记录及对帐工作。5.采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后在购买。6.采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂；若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。（三）供应商管理1.建立合格供应商名录库：所有考察合格的供应商，经主管领导批准后纳入《合格供应商名录库》进行管理，并进行每年度的相关供货信息的更新管理（增加新进合作供应商）。2.考察供应商的资质，建立供应商的档案。应包括以下内容：（1）供应商的基本情况表（2）定期报价资料。（3）定期考察记录（一季度一次，包括价格变动、品类增减等）。（4）合作、服务记录。3.供应商定期报价制度：各供应商需定期报价，以确保掌握最新的产品价格信息。4.定期考察供应商：定期考察供应商的资质、质量和服务，优胜劣汰，即定期更新供应商名录。5.询价：一般情况下，每次执行采购，参与报价的供应商不得少于3个。6.每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈并对供应商评审，且作出相关评审记录，对不合格的供货商应予以解除合作。（四）采购申请1.各店铺在每月25日前，按本店铺下月需求填写《物资申购表》，人事部在收到《物资申购表》之日起3个工作日内对店铺申购计划汇总初审，并报总经理审批后，于每月1日前进行购买。未按规定进行正常申请的物资，不予以采购。2.人事部对各店铺提交的采购初审内容包括采购申请的各栏填写是否清楚、是否在预算范围内、是否有相关负责人的审批签字、是否在审批范围内等。3.《物资申购表》经批准签字后到财务部备案，并办理《用款申请表》进行采购资金的预支。4.采购人员根据批准的《物资申购表》上的物资实施采购，实施通过向供应商下单并以电话或信息形式确定交货日期或到自行市场采购。5.所有采购物品必需由仓库或使用店铺验收合格签字后，才能办理入库手续。（五）采购付款方式1.采购结束后，立即到财务部进行报销，财务部根据采购者提供的采购凭证单据进行报销，对预支的费用应多退少补。2.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，店长签字，人事部负责人签字，财务主管审核，金额超过500元时总经理核准签字后方可报销。3.采购付款必须见供应商提供送货单、收款收据等单据方可结款或开支票。六、领用和发放流程1.员工不得代申请物资，必须店长亲自申请及领用。2.物资领用时需要填写《物资领用登记表》。3.办公物资领取后发现不适用或未用完部分，由采购人员统一调换或回收。4.员工离职时，须根据有关规定与采购人员交接办公物资。5.物资领用坚持“以旧换新”原则。领取新物资，需用报废物资换领。6.领用发放流程图：七、登记和管理1.每次采购过程均由人事专员进行库存信息登记与更新，填写《库存信息表》。2.财务部须会同采购员定期（每季度最后一个月内）或不定期盘点（随时抽检项目盘点），查对《库存信息表》与《月度采购、发放、结余信息总结表》、《物资申购表》和《物品领用登记表》及剩余实物，保证账实相符。3.办公用品存放过程中应避免受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能；4.人事专员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。店铺负责人申请填写《物品领用登记单》人事部部核准正常发放八、附则各店铺需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。