《档案管理制度》

-1-有限公司[2018]005号★档案管理制度第一章总则第一条为加强档案的规范化管理，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息作用，使之更好地为公司的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》的规定，结合公司的具体情况制定本制度。第二条公司档案指公司自筹建以来，在各项工作和活动中形成的有保存价值的各种形式的记录材料。公司档案的构成包括行政档案、会计档案、业务档案和人事档案四大类。第三条档案工作是公司管理工作的组成部分，是提高工作效率和工作质量的必要条件，是公司进行日常工作、总结经验、业务研究的依据，是维护公司历史真实面貌的一项重要工作。因此，公司员工都有保护档案的义务。第四条为确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用，公司档案实行由行政财务部集中统一管理，不得分散保存。第五条公司业务档案，按照公司制定的《投资管理业务决策程序》归档、管理。第六条公司会计档案，按照财政部《会计档案管理办法》归档、管理。第七条公司人事档案，按照《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》归档、管理。第八条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。第二章归档范围第九条为了完整系统地保存公司在各项工作和活动中形成的各种门类和各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和公司各项工作的需要，制定公司档案的归案范围。第十条公司文件材料的归档范围：-2-凡公司各项工作和活动中形成的具有保存价值的文件材料，都属于归档范围。具体包括：1．上级机关（各级党政部门、行政主管部门、行业管理部门）颁发的文件材料：（1）上级部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；（2）上级机关颁发的属公司主管业务并要执行的文件，以及普发的、非公司主管业务但需要贯彻执行的法规性文件；（3）上级领导参加公司重大活动的影像、图片等记录材料（如光盘、录音带、录像带等）；（4）上级机关部门领导对公司工作所作的指示、讲话以及专题会议形成的会议纪要等。2．本公司的文件材料：（1）公司股东大会、董事会、监事会会议材料；（2）公司内部会议材料，公司召开的工作会议，专业会议文件材料；（3）公司制发的(包括转发、联合制发)的各种正式文件；（4）公司的请示与上级机关的批复文件，所属机构的请示与公司的批复文件；（5）公司领导公务活动形成的重要信件、传真，从外单位带回的与公司有关的未经文书登记处理的文件材料；（6）公司成立、改制、合并、分立、撤销、各项变更登记等原始决策性、法律性文件和工商登记材料；（7）公司制定的章程、制度等文件材料；（8）公司重要活动及内部活动形成的工作计划、总结、报告、统计报表、统计分析、影像、图片等记录材料（如光盘、录音带、录像带等）；（9）公司形成的财务报告及报表（如主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明-3-书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告）、会计凭证（如外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记帐凭证、记帐凭证汇总表，包括银行存款对帐单及余额调节表等）、会计账簿（包括总帐、明细帐、日记帐、各种辅助登记簿等）、其它会计核算资料（与会计核算紧密相关的，由财务部门负责办理的有参考价值的数据、增值税专用发票和普通发票）等材料；（10）公司员工职务任免、员工教育和培训、职称评聘、党、团、员工名册、报表、以及员工录用、转正、定级、调资、退职、退休等工作及员工奖惩等文件材料；（11）公司办理的员工转移工资、行政、党、团等组织关系介绍信及存根；（12）公司购买房地产、车辆、大型固定资产的文件材料正本、附件，财产交接凭证、清册、报表；（13）公司签订的各种合同、协议的正本及补充材料等；（14）公司所参与的各类投资项目文件材料（包括但不限于：项目开发、项目投资及管理过程中形成的各种报告、申请、法律文件和会议决议等。如与投资项目单位签署的保密协议、立项申请、尽职调查、投资意向书和备忘录、主要投资条款、投资建议书、投资管理报告、团队内部决议、公司及投资企业董事会决议、投资合同、项目公司章程、法律意见书、专家评审〈或访谈〉意见、会计事务所出具的项目公司审计报告、公司投资付款手续和相关凭证、出验资报告、工商注资变更登记、公司所持的股权证、项目股东会和董事会决议、项目季度/年度投资管理及评估报告、项目重大事项特别报告、项目处置建议书和备忘录、公司和项目公司董事会对该项目退出的审查与批准文件、项目处置实施情况、处置后资金分配和清算的文件材料、项目处置总结报告等）；（15）公司所发生的各类民事诉讼（包括诉讼、仲裁及调解案件）材料；（16）其他对公司有保存价值的文件材料。第十一条档案的归档要求公司按照文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管利用。一般采用分年度、分项目、分问题、分期限等分别立卷。-4-归档文书材料采用年度分类方法按国家规定的永久、长期和短期三类不同保管期限分别立卷，业务文件材料按国家规定制定各种门类档案的立卷分类。具体应符合以下要求：1．归档的文件材料必须准确、完整、系统且为原件，有原签字或加盖原印章的复印件文件、作为正文附件的复印件，可做为档案材料；2．所有归档文件的电子版本（光盘）要和文件双套归档；3．在归档文件材料中，应将每份文件的正文和附件、请示和批复、转发文件和原件，立在一起，不得分开；4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；诉讼案件放在结案年立卷；5．卷内文件材料应区分不同级情况进行排列，即批复、指示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；其他文件材料按时间顺序排列；6．各类档案在装订前要去掉文件中的金属物，传真件必须复印，纸张破损和字迹已扩散的文件必须及时修补或复制，复制件和原件一起立卷，装订规范、牢固、整齐；7．各类案卷必须按规定格式逐件填写文件目录及备考表，对文件材料的题名不要随意更改和简化，没有题名应拟写题名，卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号；8．案卷封皮，应逐项按规定填写清楚，案卷题名应简明、确切、工整、清晰，书写工具必须用钢笔（蓝黑墨水）或毛笔；9．会计凭证（按月立卷每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份；装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等）、会计账簿（由财务软件自动生成的会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列；活页账簿去空白页后，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页帐不得装订在一起；装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，-5-掉页现象；账簿装订的封口处，应加盖装订人印章；装订后的会计账簿应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号；会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账）、会计报表（会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册）。第十二条归档时间1．行政档案：每年3月底前将上年度文件材料归档、立卷；2．会计档案：每年3月底前将上年度文件材料和对应的电子文档归档；3．业务档案：项目负责人需在正式文件形成十日内负责将文件材料和对应的电子文档交行财务政归档、立卷；4．人事档案：按相关法规和制度，及时归档新形成的员工档案材料。第三章档案的保管利用第十三条公司在各项工作和活动中形成的全部档案，应按照档案管理的要求但由专人进行分类、加工管理和保管。凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内，对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为长期保管。凡是在较短时间内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。其中：永久为50年以上，长期为16~50年（含50年），短期为15年以下（含15年）。第十四条档案管理人员应严格按照档案管理的要求，及时收集、整理、归档各类文件材料，健全立卷说明、全宗介绍、检查记录、交接凭证和销毁清册等，确保档案的真实性、完整性，并负责防火、防盗、防潮、防尘、防虫等工作。第十五条档案管理人员应建立档案借阅登记清册，凡需借阅、复印相关档案人员，按规定履行审批和登记手续。借阅档案人员对档案应妥善保管，不得遗失、泄密和污损，不准抽换、涂改和拆散案卷。-6-项目负责人可查阅参与项目的档案，查阅其他档案需经公司总经理批准。会计档案原件一律不得外借，特殊需要可以复制，但须总经理批准。第四章档案的鉴定和销毁第十六条公司档案应根据国家有关档案保管期限的规定，制定公司档案的保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判断档案的存毁。档案管理人员应按期提交超过保管期的档案清单，汇同财务和业务部门的人员，共同负责对超过保管期的档案进行鉴定，并编制档案销毁清册，提出销毁意见，经总经理批准后，在指定地点监销。第十七条会计档案终结处理按财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的有关规定办理。第五章附则第十八条本制度按照国家相关法律、法规制定，如国家相关法律、法规进行修订，则按修订后的相关规定执行。本制度经公司法人代表签署后即生效执行。有限公司2018年8月