声像档案管理办法

中国石油大港油田公司管理作业文件文件编码：GY01/F4.2.8声像档案管理办法发行版本：F编制部门：总经理办公室编制人：冀芝霞许桂英审核人：贾全喜批准人：李建青2011-05-26批准2011-05-31实施────────────────────────────中国石油大港油田公司发布发行版本：F修改码：1文件编码：GY01/F4.2.8页码：1/81范围为规范大港油田公司声像档案管理，制定本办法。本办法规定了声像档案的管理内容，是对GY01/F4.2《档案管理程序》的补充。本办法适用于大港油田公司声像档案管理。2术语和简略语2.1本办法采用GB/T19001－2008、GB/T24001－2004、GB/T28001－2001和Q/SY1002.1－2007标准规定的术语。2.2声像档案：以影像、声音和图像为主要反映形式，记录与反映本单位（部门）重要事件，具有保存和查考利用价值的原始记录。3职责3.1主、承办单位（部门）负责声像档案的形成、积累、整理及向档案管理部门的归档、移交工作。3.2油田公司总经理办公室负责声像档案形成、积累、整理、归档全过程管理的协调、指导、监督检查3.3信息中心负责油田公司机关、直附属单位声像档案的收集、整理、保管工作。3.4大港油田公司所属单位档案部门负责本单位的声像档案的收集、整理、保管工作。4管理内容4.1档案收集4.1.1归档范围：见附表1“声像档案基本归档范围及保管期限表”。4.1.2归档要求与整理4.1.2.1重要事件的照片应反映事件的全貌和过程，可从全景、主要人声像档案管理办法GY01/F4.2.82/8物、合影、成果实物、不同阶段的现场等多个场景选取。4.1.2.2存储在感光和磁性材料上的声像材料，要经过数字化处理后再归档。4.1.2.3归档的数码照片拍摄精度要求分辨率在300dpi以上，重大活动照片最佳尺寸为宽度3000像素、高度4000像素。存储格式为JPEG或TIFF；音频文件的存储格式为WAV或MP3；视频文件的存储格式为MPEG，压缩格式采用MPEG-2。4.1.2.4归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚，并由摄录人员加以必要的文字说明。具体文字说明要求如下：a）文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、制作者等要素，概括揭示声像档案所反映的全部信息。b）录音、录像带的纸质文字说明附在外包装盒内，同一盘内涉及几个事由的，原则上按事由时间顺序排列，要填写每张盘内的事由目录，和文字说明一起附在盒内。文字说明的尺寸与盒大小一致。包括：档号、题名、制作人、简介等。录音、录像带文字说明图表式样：档号盘号形成日期形成单位制作人密级题名简介移交人审查人移交日期接收人备注c）光盘在刻录时，每一事件、每组照片的文件夹内要附有Word文档格式的文字说明（新闻照片可用新闻稿件代替），每张照片必须附有题名，题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。在光盘的内侧附有纸质简要文字说明，包括：GY01/F4.2.83/8档号、题名、日期、责任者等。光盘文字说明图表式样—盒标签（详见中国石油天然气集团公司《档案管理手册》附表11，尺寸：110×120mm）：档号（由档案部门填写，系统自动生成）题名密级日期电子文件数责任者d）纸制照片的文字说明要制作卡片，同照片一起存放，包括：档号、题名、拍摄日期、地点、互见号等。照片档案文字说明图表式样：档号：（档案部门填写）题名：拍摄时间：拍摄地点：拍摄者：互见号：4.1.2.5每一张光盘必须采用Word文档或Excel电子表格格式填写的盘内目录，盘内目录式样详见“照片档案册（盘）内目录”（GY01JL4.2.8－01），该目录与保存纸质照片档案的相册通用。在该目录备注栏要标明保存的音频、视频文件、图片记录格式，格式要求参见《中国石油天然气集团公司档案管理手册》中《归档电子文件格式规范》附表1”。GY01/F4.2.84/84.1.2.6归档份数要求：纸质照片（包括底片）一式一份；录音录像带一般一式一份；光盘保存的声像档案一式三份。4.1.2.7归档时间要求：重大活动（事件）形成的声像档案在活动结束后的30日内归档；其它可在一年终了集中整理后，在下年一季度归档。4.1.3归档移交4.1.3.1归档部门（单位）在声像档案材料归档前，应对归档的声像材料进行检验，保证载体清洁、耐久和内容真实、可读，必须对声像材料进行编辑整理，做到内容完整，符合归档要求。并依据《中国石油天然气集团公司档案著录规则》将档案条目录入《中国石油档案管理系统》并上载相应电子文件，移交时，档案部门在按照规定严格审查已录入《中国石油档案管理系统》的档案条目和电子文件的基础上，审查归档的实体档案，各项核查无误后方可办理交接手续。4.1.3.2归档交接时，由声像档案形成部门在《中国石油档案管理系统》中编制、打印“档案交接文据”（见《中国石油天然气集团公司档案管理手册》附表4）和“企业档案目录”（见《中国石油天然气集团公司档案管理手册》附表5）一式两份。交接双方在档案交接文据上分别签字、盖章，各自保留一份以备查考4.2档案整理4.2.1分类与标识4.2.1.1档案分类按照《大港油田公司档案分类标识规则》执行。声像档案一级类目代号采用英文大写字母“S”标识，按媒体形式设置视频（01）、音频（02）、图像类（03）三个二级类目。4.2.1.2档号的编制按照《大港油田公司档案分类标识规则》执行。声像档案档号的基GY01/F4.2.85/8本结构由全宗号、类别号、载体代号、保管号组成。示例如下：DQYT-S01-GP-0001保管号（件号）载体代号类别号全宗号4.2.1.3保管号的编制顺序a）纸质照片档案的排列：照片档案（纸质）以“张”为单位进行整理。同一事由的档案要放在一起，按时间、重要程度顺序进行排列；结合形成年代，同一类型事由的档案组成一册，每一册内按事由的形成时间先后顺序排列。b）音频、视频文件、数码照片（光盘）档案的排列：光盘保存的音频、视频文件、数码照片档案以“盘”为单位进行整理。按形成年代、事由进行排列。c）录音、录像带的排列：录音、录像带按“盘”为单位进行整理，同一事由的档案要放在一起，按年代形成时间顺序排列。4.2.2保管期限的划分:永久。4.2.3著录按照《中国石油天然气集团公司档案著录规则》将声像档案著录项目逐项录入《中国石油档案管理系统》。声像档案使用件级著录项。4.2.3.1件级著录项a)公共必著项档号、题名、归档单位、归档日期、责任者、载体类型、日期、保管期限、密级。b)公共著录项年度、保密期限、存放位置、互见号、备注。4.2.3.2声像档案（特殊载体）专有著录项GY01/F4.2.86/8照片、磁盘、磁带、光盘、规格（档案载体的尺寸、型号）、数量（填写特殊载体的盘、张、套数）。4.2.4编目声像档案目录统一使用“企业档案目录”。企业档案目录作为基本的管理和检索工具的一种补充形式，档案部门可根据需要通过《中国石油档案管理系统》编制、打印输出（见《中国石油天然气集团公司档案管理手册》附表5）；“照片档案册（盘）内目录”（GY01JL4.2.8－01）由归档部门在归档整理时完成。4.2.4.1“企业档案目录”由下列项目组成，内容填写要求如下：序号：目录生成时的顺序号。题名：填写介绍声像档案内容的文字，应简明概括、准确反映音像基本内容，事由、时间、地点、人物、背景等要素齐全。档号:档案馆(室)在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案实体的一组代码。《中国石油档案管理系统》根据档号编制规则自动生成。文件编号：照原文字和符号著录。（声像档案一般没有可不著录）页数：填写特殊载体的盘、张、套数等。责任者：声像档案应填写拍摄人、摄录者的姓名或所在单位名称。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。日期：在声像档案中填写拍摄或录制日期。密级：填写特殊载体标注的密级。保管期限：依据归档范围填写档案划定的存留年限。电子文件数：在《中国石油档案管理系统》中所上载每个光盘内的的电子文件数量。备注：填写档案的收集、整理和保管过程中，需要解释和补充的事项。4.2.4.2纸质照片档案册内目录、光盘盘内目录的填写统一使用“照片档案册（盘）内目录”，按事由形成时间先后顺序，其内容填写要求如下：GY01/F4.2.87/8序号：每一事由在册（盘）内的顺序号。题名：照片所反映的事件内容（事件名称）。张数：每一事件照片档案的张数。拍摄时间：照片拍摄的时间。拍摄者：照片拍摄的作者。拍摄地点：照片拍摄的地点。备注：对载体所做的必要说明。4.2.5档号标注执行GY01/F4.2《档案管理程序》。4.3档案的保管：声像档案考虑其载体形式和保管要求不同，应使用专门声像、磁盘档案柜保存，执行GY01/F4.2.9《档案保管工作规定》4.4档案的鉴定与销毁、统计、利用执行GY01/F4.2《档案管理程序》。5更改本办法的更改执行GY01/F4.1《文件和记录管理程序》的规定，如程序文件更改影响本办法的执行需要更改时，应一起组织更改。6相关文件、实施证据和表单6.1相关程序文件和作业文件GY01/F4.2档案管理程序GY01/F4.2.9档案保管工作规定6.2相关法律法规和标准《大港油田公司档案分类规则》6.3相关技术文件厅发（2011）10号《中国石油天然气集团公司档案管理手册》6.4实施证据和表单GY01JL4.2.8－01照片档案册（盘）内目录GY01/F4.2.88/8附表1:声像档案基本归档范围及保管期限表基本归档范围保管期限反映各单位主要职能活动和工作成果，领导人和著名人物参加单位有关的重大公务活动及视察或检查单位工作的，记录单位重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的，反映一个地区地理、古迹以及自然风光和民俗风俗的，与其他载体档案有密切联系的，其他具有保存价值的的录音、录像、照片、光盘等。永久中国石油大港油田公司照片档案册（盘）内目录编码：GY01JL4.2.8－01序号题名张数拍摄日期制作人拍摄地点备注保存部门：档案管理部门保存期：永久