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雅居乐地产置业有限公司行政中心2020年4月4日档案管理学习雅居乐地产置业有限公司档案管理学习三个基本问题什么是档案为什么要管好档案12怎样管好档案3第一章什么是档案档案：是公司现行使用完毕或告一段落的具有保存价值的并保存备查的文件材料。1.1、档案的定义是文件材料是使用完毕或告一段落的文件材料是具有保存价值的文件材料123是保存备查的文件材料4第一章什么是档案文件：公司在各项工作和活动中直接产生和形是信息记录材料•载体形式多样•原生性和相关性•内容极其丰富•实质是信息是各种载体形式的是公司直接产生和形成的是各项工作和活动中形成的1.2、文件的定义成的各种载体形式的信息记录材料。第一章什么是档案1.3、文件与档案的关系文件档案整理归档具有保存价值使用完毕或告一段落半现行文件非现行文件现行文件文件生命周期形成者部门资料室项目档案室100%10—70%3—10%第一章什么是档案1.4、对档案定义的理解档案形式依附载体保管！电子时代面临的挑战—信息与实体分离前端控制包含信息内容保密过程管理方式变革第一章什么是档案1.5、档案基本分类行政管理财务管理综合管理类其它类档案基本分类经营管理营销管理多种经营技术类物业管理基建工程设备仪器特殊载体第二章为什么要管好档案2.1、档案的直接作用记录公司历史著录公司资产维系公司正常运转保护公司合法权益1234凭证作用参考作用第二章为什么要管好档案2.2、档案在管理活动中的价值体现决策计划组织领导创新控制伦理文化信息档案P(plan)D(do)C(check)A(again)第三章怎样管好档案3.0.1档案管理的基本原则集中统一管理本公司全部档案维护档案完整与安全便于各项工作的利用123第三章怎样管好档案档案行政工作档案业务工作组织协调实施监督业务指导统一制度统筹规划收集整理利用鉴定统计整理保管分类编号办法库房管理办法利用办法鉴定办法统计办法综合类规范技术类规范归档办法收集范围文件转化为档案日常工作3.0.2档案工作结构展开图部门文员DAGL人员指导监督检查文件管理工作档案管理工作档案工作第三章怎样管好档案3.1.1档案管理体系和机构集团综合DAS项目综合DAS区域综合DAS部门ZLS部门ZLS集团行政中心区域行政中心项目行政人事部部门部门三层架构双线管理工程ZLS工程部表示领导表示指导表示虚拟机构第三章怎样管好档案主管领导行政管理部门档案主管3.1.2档案管理岗位和职责档案管理员工程资料员部门文员纳入规划解决关键协调发展拟订规划提供条件创造环境制定计划树立标准检查指导提升业务抓住头尾控制过程图纸管理竣工验收贯彻标准开展业务基层指导执行制度整理文件保管保密第三章怎样管好档案3.1.3档案行政工作职能统筹档案事务，规划目标和发展方向制度、标准、规范的制定、维护、实施施加外部压力（职责考核）/激发内部动力（示范）以目标为导向的过程控制（报表巡查）标准指引和行为修正（培训总结咨询）统一制度组织协调实施监督业务指导统筹策划第三章怎样管好档案销毁清退暂存归档无保存价值有保存价值有清退要求文件处理方式超过保管期限有参考价值重份文件3.2.1文件处理方式视情况酌定二次利用需判断保密性权威性（红头红章）用途（报批对外）等因素二次利用出卖积累收集整理积累收集清理回复及外单位重份文件第三章怎样管好档案3.2.2文件管理工作要点要素责任者时间要求标准/范围积累形成者随时及时完整工作范围内形成的所有文件收集文员定时及时齐全完整系统整理文员随时+定时齐全完整准确系统规范《综合类整理规范》《技术类整理规范》归档文员随时+定时及时完整《归档办法》第三章怎样管好档案3.2.3综合类文件整理综述按件整理，按卷装盒基本原则整理时间、地点方便灵活方式简洁，减少工作量便于利用，有利保密123优点有保存价值，属归档范围基本前提件：具有完整、独立意思表达的文件基本整理单位卷：具有内在逻辑联系的件的集合及基本保管单位第三章怎样管好档案3.2.4综合类文件整理程序定件装订分类排列编号编目装盒自然件组合件（规格）原装订装线装粘装年度（大）问题保管期限问题时间全宗号年度保管期限件号问题件号责任者文号题名日期页数备注封面盒脊备考表第三章怎样管好档案全宗号年度室编件号机构或问题保管期限馆编件号3.2.5归档章填写示例A200710.1.011第三章怎样管好档案3.2.6归档文件目录填写示例件号责任者文号题名日期页数备注1地产置业雅集行中〔2007〕2号关于“推选2006年度‘优秀经理’候选人”事宜200701122含附件第三章怎样管好档案3.2.7档案盒封面脊背及备考表填写示例全宗号年度保管期限机构（问题）起止件号室馆盒号本卷为2007年营业执照变更资料，共10件，10页。A200710.1.01起止件号1-1001盒内文件情况说明整理人：欧莹（手签）2007年3月20日检查人：郭杰（手签）第三章怎样管好档案3.2.8工程类文件整理概览阶段工程前期文件工程竣工文件工程竣工验收文件立项审批勘测设计施工竣工图监理责任者建设单位勘测单位设计单位施工单位监理单位建设单位职能全过程收集、整理、归档全过程标准1.遵照所在地城建档案规范2.结合相关专业标准3.参考公司《工程文件归档管理规定》4.图纸依据《技术制图复制图的折叠方法》第三章怎样管好档案3.2.9技术类文件整理程序组卷排列编目装订原则要求方法卷内案卷页号封面目录备考表皮装盒装夹装第三章怎样管好档案3.2.10文件归档办法要素目标方法/措施归档范围齐全：数量而言整个公司完整流程完整：每一份归档文件内容完整了解流程熟悉范围归档时间定时限时随时熟悉计划把握重点归档份数一份/多份价值性实用性结合质量审核准确：最终版本签字盖章手续完备清晰：表面清洁字迹线条清晰规范：经过系统整理耐久：载体书写材料金属物过程控制培训示范第三章怎样管好档案3.3.1档案分类办法工程营销物管营销策划销售管理销售合同综合管理服务管理物业合同行政管理行政综合人力资源企业文化信息管理经营管理经营综合目标计划审计监察立项设计施工筹备监理竣工财务管理财务综合资金管理会计档案分类原则：以全部档案为对象依据管理职能结合内容及形成特点保持有机联系便于管理和开发利用基于核心业务的职能分类第三章怎样管好档案3.3.2档案编号办法全宗号+分类号（一级类目+二级类目+三级类目）+件号/卷号档号构成：从1开始编流水号两位数字从01~99八分制先1~8再91~98十进位制从0~9大写英文字母表示注：综合管理类、特殊载体类档案用以表示件号，技术类用以表示卷号第三章怎样管好档案3.3.3档案编号示例A.0.1.01—1件号表示第1件三级类目表示机构管理二级类目表示行政综合一级类目表示行政管理全宗号表示集团本部综合管理类特殊载体类档号需与年度及保管期限结合使用第三章怎样管好档案3.4.1档案库房管理办法原则以防为主，防治结合，严格日常管理要求防盗放火防潮防虫防鼠措施门窗紧固库房严入严禁明火安全用电置灭火器禁水冲地置除湿机放置药品禁堆杂物勤关门窗要求防尘防高温防强光防辐射防有害气体措施清洁扫除门窗紧固置空调器置温湿度计外窗遮阳远辐射源置防磁柜远离污染源装具布置与墙间隔、垂直于自然光源、迂回式排列排架方法从里到外、从左到右、从上到下温湿度温度14℃-24℃，湿度45%-60%，日记年结第三章怎样管好档案3.4.2档案库房布置示意图门窗表示不小于60cm库房要求：功能分区，轻重有别，标识清晰；新建房宜等三个月，装修房宜等一个月后搬入；选择干燥楼层，不宜设在地下室、顶层或平房；远易燃易爆物和污染源1234第三章怎样管好档案3.5.1档案鉴定销毁办法直接价值鉴定法方法5-10年一次频率申请鉴定成立鉴定小组价值鉴定形成鉴定报告销毁审批同意审批同意留存1-2年鉴定销毁程序后续工作内容来源完整程度载体形式第三章怎样管好档案档案统计指标体系档案数量统计档案管理统计档案利用统计综合统计专题统计人员统计设备统计用量统计用户统计分类统计环境统计鉴定统计整理统计档案辅助统计3.6.1档案统计指标体系方案调查整理分析程序第三章怎样管好档案档案统计指标分析归档率U查准率Z完整率V准确率W查全率Q3.6.2档案统计指标分析U=（U1+V1）/（U2+V2）×100%V=R1/R2×100%Z=Z1/Z2×100%W=W1/W2×100%Q=Q1/Q2×100%第三章怎样管好档案3.7.1档案利用概述树立服务意识利用前提配备服务设施建立检索体系主动性利用要求针对性及时性多元化保密性熟悉馆藏，了解需求用户分类，需求分析熟悉流程，前端介入方式多元，内容多元用户分类，秘密分级在恰当的时间，以恰当的方式，将恰当的档案提供给恰当的用户利用宗旨第三章怎样管好档案利用方式提供原始档案提供一次信息提供二次信息阅览出借复制供应电话查档网络查询咨询编研3.7.2档案利用方式第三章怎样管好档案3.7.3档案利用需求分析利用人员决策人员中基层管理人员工程技术人员利用范围综合性、可靠性强，涉及面广具体详尽实用性强的信息针对性强内容具体利用内容政策性和分析论证文件，决策方案决策依据反馈意见等工作关联度高的内部信息项目专业信息、标准化文件、专利等利用时间紧急（针对性强筛选加工信息密度高）综合迅速及时利用方式委托（适合主动上门服务）综合综合第三章怎样管好档案3.7.4档案利用审批程序要素部门负责人行政负责人主管副总裁（区域/项目负责人）普通⊙秘密⊙⊙机密绝密⊙⊙⊙内部利用要素对口部门负责人行政负责人主管副总裁（区域/项目负责人）普通⊙⊙秘密⊙⊙（集团行政中心负责人）⊙机密绝密⊙⊙⊙外部利用第三章怎样管好档案3.8.1档案保密办法整理按件整理，便于利用保管严守库房、重点监控、专题索引、调整密级利用利用审批、勤于监督、出借谨慎、及时归还过程保密人员保密树立保密意识牢记保密要务（422）签定保密协议泄密必将追究把好门、守住口、记于心第三章怎样管好档案3.9.1设备档案管理概览范围原则整理归档时间归档份数1.满足固定资产额度2.购置安装调试使用维护改造报废全过程资料四同步：1.申报与预立卷同步2.开箱与随机资料归档同步3.验收与安装资料归档同步4.改造与补充资料归档同步1.按设备单体组卷2.一次性购大量同类设备且价值不高可合并组卷3.以《技术类文件整理规范》为整理标准随时归档一般为一份原件第三章怎样管好档案3.9.2设备档案管理职责额度责任部门职责购置开箱安装调试阶段使用维护报废阶段2千＞使用部门酌情保存2千≤＜1万使用部门将购置及开箱资料与安装调试资料整理后一并归档由使用部门负责使用维护报废资料的整理归档仓库仓库代存档案室按月接收1万≤档案室开箱即归档使用部门需使用的先出借后与安装调试资料一并整理归档第三章怎样管好档案3.10.1声像档案管理办法音像档案照片档案录音带数码照片传统照片录像带1.声像档案分类声像档案第三章怎样管好档案2.归档要求3.10.2声像档案归档及整理及时归档、材料齐全、归前检查、价值鉴定3.整理及保管要求要求类别整理单位编目保管要求保管检查声像档案盘粘贴检索标签藏磁带盒中，垂直放置，远离磁场5年倒带10年复制照片档案张/册六要素放入照片、底片册中保管2年抽查5年彻查第三章怎样管好档案•1.定义：•指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件•指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。•2.电子文件管理要点：收集齐全、本末不漏、脱机保存、适时检测、有效标识、及时归档•3.电子档案管理要点：按件（张）整理、目录完整、妥善保管、小心利用电子文件电子档案3.11.1电子档案管理办法第三章怎样管好档案•1.实物档案分类•2.实物档案管理要点：次年归档、按件整理、参见互联、标识明了、专柜保存实物档案证照印章荣誉3.12.1实物档案管理办法模型重视重要价值体现综合保障宣传保管体系制度机构人员硬件资源凭证查考档案是公司资产服务开发加强基础管理引导执行推动信心对档案工作充满信心