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如何做一名全面的项目部办公室主任办公室的工作无疑在一个公司、一个项目部中起着重要的作用。如果把一个单位比喻为一个大家庭的话，那么办公室主任应该是“大管家”。结合我在办公室工作的亲身体会，以及与许多领导、办公室主任交流的心得，现就如何做一名全面的项目部办公室主任谈谈自己的一些想法。项目部办公室的基本职能是为施工一线服务，需要搞好后勤保障和管理，尤其要给领导服好务，要让员工吃的好，休息的好，减少生活中的后顾之忧。办公室主任是衔接项目部前线后方、联系各部室关系的纽带，他的工作繁琐复杂，工作中有以下几点需要注意：一、办公室主任工作首先需要项目主管的充分理解与大力支持。办公室主任要对公司文件精神，项目主管的管理意图、指示上传下达，要执行项目部的各项规章制度，而职务只是部级，权力有限，很多时候如果没有主管领导的鼎力支持，工作是难以开展下去的。二、办公室主任要对自身的位置有个正确的定位。有人说办公室主任就是“项目部头号打杂”的，这个观点比较片面，只反映了办公室工作的繁琐性和服务方面的职能。错误的观点会让许多同志弄不清自己工作如何去开展，办公室主任应该是即有行政管理的职能，又有后勤服务的职能，在行政管理中搞服务，在服务中穿插管理。办公室主任考虑问题一定要全面、细致，在应对各种繁杂事务的时候，处理方法条理要清晰，要分清主次、轻重缓急。而且要有相当的忍耐力和宽容性，美国著名的西点军校有句名言“合理的要求是训练，不合理的要求是磨练”。项目部人员素质参差不齐，人品有高有低，做为一名全面的办公室主任即要能接受上级领导的批评与责备，还要能从容地处理与同事之间的各种关系。办公室主任要有很强的沟通和协调能力，在项目部即要树立自己的威信，工作的时候能调动该调动的人员，同时又要保持足够的亲和力，尽可能团结同事，得到最多的支持与拥护。三、办公室主任具体的日常工作归纳起来有如下十二点：1、做好收发文件工作。这是办公室最基础的工作，是上级单位、业主、监理等文件精神上传下达的渠道，各种文件的分类、存档要严格按公司外审内审的标准制定。收文要做到分类详细，收到文件第一时间就要给领导批示，给他们建议来决定发送的部门，该发送的发送，该传阅的传阅，绝不拖泥带水。存档的文件要按标准及时归档，按顺序排序，并建好目录，以便日后查询。发文不管是对内还是对外都要做到表述清楚，格式统一标准。见文如见人，特别是发给上级和外单位的文件，是代表全项目部乃至整个公司的水平，这点尤其值得注意。2、统一建家，规范管理。项目部的建家，从工地上的各种标志标识牌、六牌一图、各种上墙的规章制度、宣传栏，项目部各种车辆标志的制作，到项目部内部的会议室、办公室、寝室、文化活动室、球场、餐厅、厨室、浴室的布置建设以及员工安全帽、工作服样式，项目部文件格式的制定，办公室主任都要严格把关。优秀项目部建家的标准应该是力求符合公司及股份公司的标准，外观上严肃大气，符合统一规范；内部办公桌、椅，资料档案柜配备到位，打印机、复印机、照相机、摄像机、投影仪、传真机，网络等现代办公设备一拥俱全，“工欲善其事，必先利其器”，先进的设备设施将有利于提高工作效率；另外为了提高员工的生活质量，项目部应该尽可能提供篮球、乒乓球，羽毛球场地、电视、棋牌等文体娱乐设备，以丰富员工业余生活；让员工在项目部有家的感觉，从而能更安心地投入工作。3、辅助项目部领导建立健全各种规章制度。“没有规矩不成方圆”，一个成熟的项目部必须拥有一套属于自己的、完整的，科学规范的管理制度。对人员分工、员工日常行为、车辆、食堂，以及各部门具体工作流程等等都进行系统全面的管理。办公室要在进场伊始就及时将各种规章制度归纳整理，发放宣传到位，以便项目部管理从一开始就走上科学有序的正轨。4、考勤管理。这是办公室日常工作中非常重要的一项。工地项目部应该是一个讲究纪律的团队，考勤管理好的项目部，纪律严明，员工工作认真积极，考勤管理不好的项目部，则作风涣散，迟到早退，工作时间睡懒觉现象频发，个别项目部还出现员工失踪几天不知去向，发现时已身亡的悲剧事件……有责任心的办公室主任每天都要严查考勤，对每位员工的去向要了然于胸，心中有数，员工出差必须填出差单，而且要领导签字同意，才能准假；到月底做完考勤表，必须在企务公开栏公示一下再交给财务造工资表，以避免考勤错误，给员工造成不必要的损失，对当月迟到、早退等违反项目部规定的处罚要一并公示，以儆效尤。要塑造一个良好的工作氛围，考勤管理应该秉承一个“公平、公正”的原则。在项目上，有的员工无视项目部考勤制度、工作散漫、经常迟到早退，对他们的宽容是对那些遵守项目部制度员工的一种不公平。违规的行为如果不受处罚的话，只会令更多的员工纷纷效仿，最终将整个项目部的工作风气搞坏。当然，考勤管理同时也要张驰有度，对不自觉员工的考勤应该特别严格，而对工作态度认真，劳累辛苦经常加班的员工可以适当宽松，通过这种调节，可以将项目部的工作氛围维持在一个良好的水平。这是办公室主任对项目部工作的一种贡献，更是自身的职责所在。5、食堂管理。项目部员工在一线努力工作，办公室的后勤保障一定要跟上，民以食为天，在项目部经费允许的情况，要尽可能让大家吃饱吃好。买菜应该由专人负责，办公室主任监督，买菜一看新不新鲜，不能买过期变质的食品；二议价格，在菜品好的前提下，要尽量压低价格，为项目部节约成本，最好在集中的地方买菜，便于统一压价和采购。办公室要挑选人品好，廉洁克已，懂菜品搭配的专人买菜，专人要随时了解菜品菜价的行情，买菜的数量要与厨师逐一清点，不得中饱私囊做有损项目部利益的事情，办公室主任要不定期地对菜市行情进行了解，对专人和厨师的工作进行抽查和监督。日常菜品的搭配在项目部经费允许的前题下，要尽可能丰富多彩，具体菜谱经办公室主任与厨师、买菜专人进行协商决定，要尽力做到饭菜可口，干净卫生，菜谱多变，符合大众口味，同时还要接受大家的意见和建议，不断改进饭菜质量，提高烹饪水平。由于工作需要，项目部一般都要准备一间小餐厅，以备项目部领导、驻地监理人员日常用餐以及外来领导的接待用餐。小餐厅平时要备些酒水饮料、蛋类食品等以备不时之需。食堂日常要做好清洁卫生，员工都有各人自己的碗筷，食堂配有洗毒柜、冰柜、洗涤剂以及杀虫剂、灭蝇器、粘蝇纸等，防虫防蝇防蚊防鼠，保证给大家提供一个清洁卫生的用餐环境。平时厨师要关注就餐人员，非项目部人员包括员工家属在内都要及时登记，对在就餐时间因工作未能及时赶回来就餐的员工，要求提前通知办公室主任或厨师，以便及时预留饭菜。办公室主任对主管领导、来访领导用餐的喜好、档次都要做到心中有数。平时没有领导同意，食堂不得私开小灶，以便降低成本，维护食堂正常的运营秩序。每月月底的时候，办公室主任牵头，与厨师、买菜人员一同核算当月用餐费用，进行节超分析，将当月食堂收支情况进行公示，做到账目的“透明、公开”。同时不断接受反馈意见，及时总结，提高食堂管理水平。6、车辆管理。用车的管理方面，办公室主任要秉承一个“将车辆使用效率最大化，成本使用最小化”的原则，先保证生产用车，再保证生活用车，先保证领导用车，再保证普通员工用车。项目部的用车都必须由办公室主任统一协调，除项目主管外，其它人不管是公事还是私事都不得私自与司机联系出车，司机的出车线路只能由项目主管和办公室主任安排，在同一个方向、同一条线路上，尽可能多带人，避免重复驾驶，这种做法有利于提高了车辆的使用效率，降低用车成本，同时也更加规范对司机的管理；修车管理。项目部所有车辆平时的维修保养都必须到指定地点进行，维修前司机得向办公室主任申请，后者再向项目主管汇报情况。办公室主任通过指定维修点密切监控车辆的维修情况，在车辆维修单上严格让司机签字确认维修部位和价格，从根源上杜绝司机“修车吃回扣”的不良现象，控制项目部成本，端正风气；车辆的加油管理。条件允许的情况下，最好是到项目部物资部准备的加油点去加；如果没有固定加油点或者有急事要在外面加油，必须事先给办公室申请，加油票由陪同人员签字证明；定期对司机进行教育。办公室主任平时要经常给司机开会，定期对车辆加油情况、平均油耗以及车辆维修部位及费用做集中的统计和分析，对驾驶、操作不当造成的车辆维修损坏、油料的浪费要严肃批评，情节严重的要给予一定处罚；严格教育司机遵守交通规则，提高驾驶水平，杜绝酒后开车。平时要对每个司机优缺点、喜好、生活习惯都了如指掌，派车的同时还要密切关注司机的工作强度和疲劳程度，监督、帮助他们开车之余，搞好休息，避免疲劳驾驶；既要满足员工的用车需要，又要照顾到司机的正当利益。随时还要关注车况，车辆有故障的时候尽快维修，不让病车上路，做到“司机人要精神，车况也要良好。”将车的事故隐患降到最低，积极保障项目部员工的出行安全。办公室主任还要教育司机支持乘车人员的工作，不得无故催促乘车人员，为项目部用车塑造了一个良好和谐的氛围；对项目部及下属施工队的所有车辆设备进行统一编号，这即方便了对车辆总体的管理，又可为项目部塑造良好统一的车辆形象。7、清洁管理。清洁卫生如同人的脸面一样，直接反应了一个项目部的精神面貌状况。一个干净整洁的项目部会给人一种健康向上，管理有序，干劲百倍的感觉。项目部办公室的卫生应该由各部室自觉打扫，办公室主任经常进行监督、检查。公共区域的卫生应该划分为几块，分配给就近的部室，办公室主任定期牵头进行卫生大扫除，如果某区域打扫不干净，就直接对相应的部室进行经济处罚。寝室卫生也要定期检查，办公室主任组织一个多人小组，制定标准对各寝室进行卫生评比，卫生好的、差的分别给予奖罚。项目部浴室、厕所的卫生应由各寝室轮流打扫，项目部的垃圾如果当地环保部门不能处理，那只有自谋出路。根据经验来讲，项目部支付一定的费用将垃圾、剩饭剩菜交由当地居民处理不失为一种好的方法。当然，打扫领导办公室、会议室肯定是办公室主任全权负责的事情。强调一下会议室的卫生，要在一散会就立刻打扫干净，要力争做到一旦有检查、一旦要开会，打开会议室的门，里面随时都是干净整洁的状态。做到这个程度，办事才算干练，工作才算到位。8、物品采购。物品采购管理，应该做到“需时有申请，买时有凭证，出时有记录。”就是说，各部室如果有购买办公、生活用品的需要，就要向领导打申请报告，领导同意后再交由办公室集中统一采购。办公室购买物品最好有固定的地方，以便办理月结，方便支付，同时还可以争取最多的折扣，降低项目部成本；当物品发放出去的时候，必须有详细的记录，工作、生活物品分开登记，做到有帐可询。购买物品先交申请，这种做法让购买物品的权力掌握在主管领导手上，有利于他们进行项目部成本控制，办公室主任要建立一个详细准确的购物台帐，定期进行更新，以便对物品进行管理，对项目部管理费用进行控制。9、辅助项目部书记工作。书记工作的一项重点是党务工作，办公室主任要协助书记搞好党风建设、反腐倡廉工作，与当地纪检部门签订企检共建协议；做好各种党务工作的总结、报告，搞好争先创优、领导班子民主生活会、职工民主大会、党员大会、代收项目部党费等等。10、宣传、报道工作。项目部所有对外宣传的照片、文章，稿件，给公司上报的总结都应该由办公室主任着手办理。全面的办公室主任应该具有良好的文字功底，要善于捕捉身边发生的各种新闻事件，当工地有检查时，办公室主任应该第一时间出现在现场，拍照、记录事情发生的经过。新闻事件有时效性，好的新闻报道是“抢”出来的，动作要迅速，在事件发生的当天就立即发表文章进行宣传报道。除了新闻事件，办公室主任还要有足够的观察力，对发生在身边的努力工作、争先创优、帮助村民，无私奉献等好人好事保持高度的敏感性，做个有心人，把这些都变成为良好的写作素材。照相、摄像是对外宣传、上报资料非常重要的一个环节。办公室主任对照相机、摄像机使用要有一定的研究，要掌握必备的照摄相技巧，现场应该站在哪里，取什么样的角度效果最佳等等都需要平时用心地来琢磨。给公司的各种报告总结是年终评优评先进的重要参考资料之一，也是办公室主任日常的必修课，应该多采纳其它部室提供的数据、资料，及时反馈给项目主管进行修改整理，保证内容的严肃性和准确性。办公室主任平时应该加强学习、提高自己的文采、掌