高效会议管理

高效会议管理先请大家估算一下我们这次会议的成本？22020/4/532020/4/5会议成本包括：直接成本时间成本损失成本会议成本会议成本=每小时人均工资X3X2X开会人员X开会时间+直接成本业界通用的会议成本计算公式：42020/4/552020/4/5“得会议者得天下”、“开好会者事竟成”。会议开不好，后果很严重。一部电影说出这样的道理不难，难就难在要说得有道理。韩三平做到了，他说的甚至不是道理，而是哲理。为什么蓝营（国民党）实力强大，最后却惨败在红营（共产党）手上？影片通过一系列细节对比，非常雄辩地告诉我们，这是历史的必然。对会议的态度不同，决定了成败。蓝营不是不开会，他们也开会，但他们会开不好，大家发言不踊跃，场面冷冷清清。红营就不同了，他们会上热热闹闹，争先发言，形式也很活泼，场面十分感人。和张国立相比，唐国强的性格真是太适合主持会议了，谈笑风声，张弛有度。毫不夸张地说，从来没有一部电影能把“会议”这个主题拍得如此深入。每一次战争都是为了开好一次会，每一次会开不好都将引发战争。——摘自豆瓣影评62020/4/5如果你想以最快的速度了解一个团队，最有效的办法就是参加几次这个团队的会议。因为在组织会议的方式和水平中，融入了该团队一切外显和内涵的东西。72020/4/5高效会议能带来。。。。。。高效会议提高决策效率降低运作成本增强团队执行力提高团队凝聚力促进组织氛围建设构建学习型组织82020/4/5会议没有意义，没有必要召开；会议与我无关，不了解为什么要我参加；会上漫谈，不能聚焦议题，总是拖堂；容易扯皮，没有形成结论，不能达成决策；会议决策没有执行，不了了之；会议一言堂，其他人都不发言，气氛沉闷；会议纪律散漫，迟到、早退、玩手机现象较严重等。会议常见的问题92020/4/5会议成功的要素高效会议一个中心两个基本点三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤102020/4/5会议成功的要素一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤112020/4/5会议目的会议目的就是召开会议的理由，也就是WHY。召开会议前，请先考虑以下几个问题：为什么要召集这个会议？一定要通过开会才能达到这个目的吗？是否有其它的替代办法？122020/4/5会议有哪些目的？树立导向制定计划解决问题达成决策分享信息收集点子分配任务监控进展会议目的132020/4/5会议成功的要素一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤142020/4/5一、会前准备ClickClicktoaddTitle会议目的WHYWHO:谁开会？WHEN:什么时候开会？WHERE:在哪开会？WHAT:开什么会？HOW:怎样开会？会议计划表会前准备输入输出152020/4/5有权做决定的人执行会议决议的人能帮助解决问题的人关心会议结果的人WHO：谁开会？如何确定与会人员：建议：将与会人员区分为：必须参会人员、邀请参会人员、分段参会人员。162020/4/5会议角色分配主持人纪要人会务组织者监控责任人分配原则：让合适的人做合适的事172020/4/5预计会议所需时长；协调“必须参会人员”都能参加的时间段；尽量提前规划，避免临时会议；如果议题时间较短，可考虑与其它会议合并。WHEN：什么时候开会？如何选择会议时间：182020/4/5场地能够容纳所有与会者；令大多数与会者方便；考虑议题展开的形式；考虑成本因素。WHERE：在哪开会？如何选择会议地点：192020/4/5WHAT：开什么会？形式目的特点政策宣讲、经验分享、工作汇报等树立导向；分享信息；督促进展；以单向传递为主；强调受众理解；头脑风暴挖掘点子；强调平等；不同领域不同背景的人更佳；数量比质量更有价值；不做评断；鼓励狂热和夸张；鼓励搭便车，在别人的想法上更进一步；群策群力发现并解决问题；做出决策；强调自下而上；来自同一部门的最了解工作的一线员工；提出最需要改进的程序或制度；需要一个部门外的督导员，督导员引导大家针对每个问题提出解决方案；经理在讨论结束后，决定是否采纳；专题研讨形成最佳方案；制订计划；分配任务针对某一专题，分组讨论几个预选方案；主持人引导大家比较每个方案的优劣，并形成最佳方案，制定行动计划。对主持人要求较高，最好由专家或负责人担任主持人202020/4/5让与会人员了解会议目的；了解关键人物对会议材料的看法；了解关键人物对问题的看法；提醒与会者应做的准备。HOW：怎样开会？针对会议目的及形式，设计合理的步骤及流程；结合会议内容，准备会议材料；进行会前沟通：212020/4/5会前准备输出：会议计划表会议名称会议目的与会人员必须参会人员：XXX，XXX，XXX邀请参会人员：XXX，XXX，XXX分段参会人员：XXX，XXX，XXX角色分配主持人：XXX，纪要员：XXX，会务组织者：XXX，监控责任人：XXX会议时间会议地点议程责任人形式时间分配会议材料会前沟通与会人员是否了解会议目的？是否了解关键人物对会议材料的看法？是否了解关键人物对问题的看法？与会者是否做了准备？会场准备1.会场布置；2.设备仪器；3.信息安全222020/4/5二、会后跟踪11TextText会议纪要执行跟踪有效反馈23232020/4/5会后跟踪1：会议纪要242020/4/5责任到人：任务责任到人，监控责任到人时间限制：在规定的时间内跟踪任务的完成情况选择合适的跟踪方式闭环管理会后跟踪2：执行跟踪以下任务监控人：XXX任务项责任人计划完成时间进展情况交付件请各任务责任人及时反馈进展情况至监控人！252020/4/5监控责任人定期将跟踪到的遗留问题进展情况按照合适的方式反馈给会议召集人、与会人员及其他相关人员。反馈方式：会后跟踪3：有效反馈如果是例行会议，强烈建议在每次例会开场时回溯上次会议遗留问题进展情况；长期任务，可通过月报反馈；短期任务，可通过周报反馈。监控责任人会议召集人，与会人员，其他相关人员任务2责任人任务1责任人262020/4/5会议成功的要素一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤272020/4/5五个会议步骤有效开场OPEN澄清观点CLARIFY展开讨论DEVELOP形成决策FACILITATE总结跟进CLOSE282020/4/5营造会议气氛明确会议规则分配会议角色陈述会议目的讲述会议议程会议步骤1：有效开场292020/4/5阐述议题背景展示相关资料和信息对关键点进行澄清会议步骤2：澄清观点302020/4/5征询意见收集点子发掘可行方案会议步骤3：展开讨论312020/4/5权威决策少数服从多数共识决策(双赢思维，全局观)会议步骤4：形成决策322020/4/5归纳共识总结遗留问题明确分工计划感谢参与会议步骤5：总结跟进332020/4/5有效开场澄清观点展开讨论形成决策总结跟进营造会议气氛陈述会议目的明确会议规则讲述会议议程分配会议角色征询意见收集点子权威决策少数服从多数归纳共识总结遗留问题明确分工计划感谢参与发掘可行方案共识决策阐述议题背景展示相关资料和信息对关键点进行澄清五个会议步骤342020/4/5案例：打造高绩效OPPO秘书团队会议纪要352020/4/5会议成功的要素一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤362020/4/5372020/4/5团结与会人员集中大家注意力鼓励发言•尊重、理解•客观、公正•时刻保持警惕•控制会议方向•检验理解程度•注重互动，提前设计•认真倾听，有效提问•感谢发言，记录建议三个会议主持法则382020/4/5会议成功的要素一个中心：会议目的两个基本点：会前准备和会后跟踪三个会议主持法则四种干扰行为的管理五个会议步骤392020/4/5关键点：不伤害他人的自尊滔滔不绝者沉默者交头接耳者跑题者四种干扰行为的管理402020/4/5高效会议两个基本点三个会议主持法则四种干扰行为管理五个会议步骤一个中心•会议目的•会前准备•会后跟踪•团结与会人员•集中大家注意力•鼓励发言•滔滔不绝者•交头接耳者•沉默者•跑题者•澄清观点•展开讨论•形成决策•总结跟进•有效开场总结：412020/4/5凡是会议，必有目的；凡是目的，必有准备；凡是准备，必有议程；凡是议程，必有决议；凡是决议，必有跟踪；凡是跟踪，必有结果。高效会议管理要诀422020/4/5以终为始。凡事预则立，不预则废。站在全流程和全局的角度考虑和处理问题。凡事必要闭环，凡事必有输出。例行工作标准化，例外工作例行化。分享432020/4/5《高效能人士的七个习惯》《杰克韦尔奇自传》推荐442020/4/5谢谢大家！