邮件英语写作培训系列一

源数科技员工英语培训（二）——英语邮件写作Lucinda细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent1.目录/CONTENTS4.英语邮件常用表达3.英语邮件礼仪2.英语邮件格式和内容1.邮件英语概述细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent1.英语邮件写作概述常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：①写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②主题。③称呼、开头、正文、结尾句。④礼貌结束语。⑤写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。商务英语电子邮件写作应遵循的五C原则商务英语电子邮件的正文写作应该遵循五C原则，即Correctness【准确】、Conciseness【简洁】、Complete【完整】、Clarity【清楚】和Courtesy【礼貌】细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent2.英语邮件写作格式细节决定成败IntegratedInformativeIntelligentSubject简洁明了慎用Urgent,Replytoday一般格式：项目名称——功能模块——具体问题关键词Eg.AXN–billing–subscriptionerrorGreetings1st:DearJohn,尊敬的Unclear:DearSirorMadam,Hisir,Hello/HeyJohnTowhomitmayconcern细节决定成败IntegratedInformativeIntelligentBody=开头+内容+结尾Principle:意图明确，简洁，层次清楚开头：•1stemail:briefself-introduction,e.g.1)ThisisLucinda,SAassistantforAuctionOrg.2)Mynameis**,responsiblefor…3)Thisis**,inchargeof…•Regularemail:直奔主题e.g.1)Thisisto…2)Hereis/Belowis…3)wehaveseveralquestionsregarding/about…asfollow:•Reply:提及来信内容e.g.1)Asfor.../Regarding…;2)Thankyoufor…细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent例句&练习•我是A项目组的开发人员Lee。•ThisisLee,devmemberforProjectA.•以下是您要求提供的信息。•Belowistheinformationyouhaverequested.•写这封信是为了通知您项目将会延迟。•Thisistonotifyyouof/letyouknow/informthedelayinourproject.•我给您写信是想告诉您项目最新版本的发布计划。•Iamwritingwithyouaboutthelatestprojectreleaseplanversion.细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent结尾期待回复、反馈•Shall/Ifyouhaveanyproblem/suggestion/comment/aboutaccessingthefolders,pleaseletme/usknow.•Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.•Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon•Whatisyouropinionontheschedule?•Whatdoyouthinkaboutthis?•Ilookforwardtohearingfromyou.细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent交待事情，询问建议。•Feelfreetogiveyourcomments.•Anyquestion,pleaseletusknow.•Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.•Doyouhaveanyidea/suggestion/commentaboutthis?其他情况•Ihopethishelps.•Pleasecheckit.•有附件的。【另说】细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent结束语•Regards,/BestRegards,•Sincerely,/Sincerelyyours,•WishAlltheBest,•Respectfully,/Respectfullyyours,•Yours,•祝好！商祺！细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent附件•请见附件•Pleaseseetheattachedfile.•我将转发该附件•Iwillforwardtheattachment.•我附加了最新的RN.•IamattachingthelatestReleaseNote.•请告知我您是否能打开附件文件夹。•Pleaseletmeknowifyoucanopentheattachedfiles.•我忘记在上一封邮件里添加附件了。•Iforgottoattachthefileinmypreviouse-mail.•附件是您所需要的文件•Attachedisthefileyourequested.Expressionsrelated:•Enclosure附件【常缩写为Encl.]•Attachment附件•Azipfile压缩文件•Zipthefile压缩文件•Unzipthefile解压文件细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent英语邮件礼仪在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间。电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，把有价值的信息提供给需要的人。•1.一封邮件尽可能的只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便日后整理•2.回复邮件时，可以根据回复内容的需要更改标题，不要RE,RE,RE一大串•3.尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。礼多人不怪•4.email正文多用1234之类的列表，以清晰明确•5.一次邮件交待完整信息，不要过两分钟之后再发“补充”或“更正”之类的邮件细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent•6.尽可能避免拼写错误，注意使用拼写检查，在发送之前自己务必仔细阅读一遍，检查是否通畅，是否有歧义，拼写是否有错误，以及字体大小统一等细节问题•7.合理提示重要信息，如大写，粗斜体，背景颜色等，但要适度•8.合理使用表格图片，如果图片较多时，尽量给图片加一个标签，更加清晰明了•9.附件：如果来信没有附件，回复中加的，在邮件正文中要提示收信人查看；如果有多个附件，正文中应对附件内容做简要说明；附件不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；如果是特殊格式文件，在正文中说明打开方式•10.英语邮件礼貌用语：please,sorry,thankyou,Ireallyappreciatethat…,wouldyouplease….?细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent英语邮件常用表达缩写•ASAP•ATTN•BTW•MSG•IOW•FYI•NRN•TTYL•Assoonaspossible•Attention•Bytheway•Message•Inotherwords•Foryourinformation•Notreplynecessary•Talktoyoulater细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent工作邮件中常用表达句型•Iamwritingtoconfirm/enquire/informyou…•我写信时要确认/询问/通知您…•Iamwritingtofollowuponourproject.•我写信来追踪我们的项目。•Withreferencetoourtelephoneconversationtoday…•关于我们今天在电话中的谈话…•Inmy/ourpreviouse-mailonOctober5…•先前在10月5日所写的信…•AsImentionedearlierabout…•如我先前所提及关于…•Asindicatedinmypreviouse-mail…•如我在先前的信中所提出…•Aswediscussedonthephone…•如我们上次在电话中的讨论…细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent•按照您的要求…•asyourequested/peryourrequirement…•回答您在4月1日写的信，我们决定…•Inreplytoyoure-maildatedApril1，wedecided…•这是针对您今天早上来信的回复。•Thisisinresponsetoyoure-mailtoday.•如先前所述，我们认为这个产品……•Asmentionedbefore,wedeemthisproduct...•我们想要通知您…•Wewouldliketoinformyouthat…•我们希望通知您…•Wewishtonotifyyouthat…细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent•Wewouldbegratefulifyoucould…•我们会很感激如果您可以…•Icouldappreciateitifyoucould…•我会很感激如果您可以…•Wouldyoupleasesendus…?•可否请您寄给我们…？•Ifthere’sanythingelseIcandoforyouon/regardingthismatter,pleasefeelfreetocontactmeatanytime.•对于这件事，如果还有任何我能帮得上忙的地方，请不要客气，随时与我联络。•Pleaseletusknowifthisissuitable/correct/right.•請讓我们知道這是否恰當、正确。细节决定成败IntegratedInformativeIntelligent谢谢！THANKYOU！