公司技术文件及资料管理制度

1公司技术文件及资料管理制度第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司发展和调整中的作用，更好地为公司各部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各部门在经营业务活动中形成的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条把技术文件及资料工作纳入公司的技术业务管理工作中。建立资料库保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。第四条资料库集中统一管理全公司的技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章技术文件资料的归档第五条每个品牌、每个型号、每台设备技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料要及时移交资料库归档。2第六条各部门或工作人员在移交技术文件资料时，交接双方应办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员应协助当事人整理齐全入库归档。第七条凡需归档的技术文件资料，做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，电子文件齐全。严禁用笔和复写纸圈划，修改和删除电子文件。第八条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。第三章资料室的任务和管理人员的职责第十条资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；第十一条技术文件资料管理人员的职责：一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴3定、统计以及绘制检索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。第四章技术文件资料的保管和借阅第十四条资料库应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制电子版《技术文件资料查阅目录》，做到定位存放，妥善保管，方便利用。第十五条资料库应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年年底全面检查、清理一次，做到帐档一致。第十六条资料库应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。第十七条技术文件资料的保密制度：一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本上和U盘上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。五、任何人未经允许，不得随意开启资料库电脑，翻阅技术4文件资料。六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。第十八条技术文件资料的借阅和传送：一、凡本公司工作人员，因业务需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写《技术文件资料借阅登记表》，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。电子文件未经公司领导批准不得复制。二、技术文件资料和各种说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出。三、技术文件资料到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸20元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、更改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张A4纸10元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。五、传送的技术资料只能在个人QQ号和电子邮箱，未经许5可不得转发，下载打印。发现违反者按泄密处理。第六章技术档案的复制和技术资料的发放第十九条凡归档的技术文件资料，都建立电子文件。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。第二十条需加工制作的工装类图纸文件，都应形成电子文件。第二十一条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，发放制造部、分管技术员及资料室存档。第七章技术档案和受控技术文件的更改第二十四条当文件提供部门需对技术文件资料实施更改或补充时，应有更改通知单。更改人员根据通知单的内容对技术文件资料实施更改。并将修改通知保留备查。第二十五条技术文件资料更改后，资料员应及时将更改通知单发放各相应的文件受控场所，以保证文件的使用得到有效控制。第八章附则第二十七条本制度由青岛爱尔节能科技有限公司制定，其解释权与修改权归技术研发中心所有。第二十八条本制度经总经理批准颁布之日起实施。