Excel高效办公软件培训课件

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1Excel高效办公(初级班)培训师:马伟娟东风裕隆汽车有限公司2课程大纲1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析23EXCEL公式与函数4EXCEL图表与图形3提高篇启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作数据有效性打印设置设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入选择性黏贴窗口冻结单元格分列基础篇第一章.EXCEL基本操作与数据处理4⑴利用“开始”菜单启动Excel2010。⑵利用桌面上的快捷图标启动Excel2010。⑶直接利用已经创建的文档⑴双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。⑷按快捷键Alt+F4。2.退出1.启动启动与退出EXCEL创建工作簿桌面→右键→新建excel档第一章.EXCEL基本操作与数据处理5界面介绍5快速访问工具栏后台视图自动填充柄单元格名称隐藏选项卡功能区/选项/组/命令编辑栏状态栏工作表视图微型工具栏/常用菜单工作表区/标签第一章.EXCEL基本操作与数据处理6工作表(重命名、移动和复制、删除)单元格(插入、删除、移动和复制、清除)从系统中导出来的表格,经常需要做些删减处理,如果不熟悉自己需要什么内容的时候,最好建立工作表副本,防止删减有误的时候可以重新操作(快捷键ctrl)1、重命名:光标移至sheet名→双击2、移动和复制同一文档内移动:左键+拖移,复制:ctrl+左键+拖移。不同文档间移动:右键→选择移动或复制工作表3、删除:选择sheet→右键→删除1、插入:选择单元格→右键→插入、删除2、移动和复制:(ctrl+C/ctrl+V)3、清除:(delete)第一章.EXCEL基本操作与数据处理7第一章.EXCEL基本操作与数据处理设置表格边框和底纹选中需设置的单元格→选择边框/底纹设置单元格格式、行高和列宽单元格格式:选中单元格→右键→在数据栏选择格式行高和列宽:光标移至表格顶端→选择单元格(行/列)→设置行高/列宽批量调整:选择批量行/列Excel2010自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~奇偶行填充:“开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入公式=MOD(ROW(),2)=0并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。8第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练1:制作通讯录(练习:启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色)步骤提示:1、新建或者启动excel文档;2、将文档命名为“制作通讯录”;3、去掉虚网格线:“视图”“网格线”前√去掉;4、设置边框:选中10×6单元格,“开始”边框“其他边框“,外黑,内灰;5、设置行高:选中行,右键行高,256、填充颜色:选中区域,开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”,输入公式=MOD(ROW(),2)=1并选取一个填充浅蓝色。步骤5步骤6步骤4效果图9第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据录入(文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充)输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)自动填充:光标移至单元格右下角→出现“+”(自动填充柄)→拖移小提示:如需增加新序列,路径:EXCEL2003中:工具-选项-自定义序列EXCEL2007中:Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中:文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间:Ctrl+;(分号)在单元格内插入当前日期,Ctrl+Shift+;(分号)插入当前时间,按Ctrl+;(分号)以后输入一个空格,再按Ctrl+Shift+;(分号),可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。10数据有效性:方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据,以防止无效数据的产生任务:“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤:数据→数据有效性→设置→允许中选择”序列”→来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部…)中间用英文逗号隔开。第一章.EXCEL基本操作与数据处理11第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据有效性:方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据,以防止无效数据的产生12第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练2:制作通讯录(练习:插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行)④②①③⑤步骤提示:1、插入行:选中四行,右键“插入”;2、合并单元格:选中A1:D1单元格,开始合并单元格后居中;3、输入时间:按Ctrl+;加空格,再按Ctrl+Shift+;4、序列填充:选中区域数据数据有效性设置允许序列来源(录入跟上一个单元格同样的内容:ctrl+D或ctrl+')5、设置单元格样式:选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行:alt+enter;自动换行:enter13第一章.EXCEL基本操作与数据处理打印设置(页边距、页面缩放、打印区域)除了设置页边距、打印区域…等,如分页符&标题打印也是很好用的哦~Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中,我们的打印任务往往不是那么简单轻松,比如我们希望只打印工作表中需要的区域,或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择,我们需要对上图的功能进行巧妙应用。14第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作案例:制作通讯录-打印等同2003版的页面设置菜单设置标题打印后,以后打印的每一张都会带有相同的开头。不同的通讯组间插入分隔符①②打印设置选择打印份数,单击打印。15操作案例:制作通讯录-打印通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式,供没有装2010版的同事分享。若打印机液晶屏显示,“纸张错误,无法打印”,点击打印机属性,将稿纸设为“A4”试验双面打印功能第一章.EXCEL基本操作与数据处理16第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重视,其实选择性粘贴的功能很强大,用好了,可以事半功倍的哦~粘贴方式常用功能了解:【公式】:只粘帖文本和公式,不粘帖字体、格式(字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等)、边框、注释、内容校验等;(当复制公式时,单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变,请使用绝对引用。)【数值】:只粘帖文本,单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果,这两项不改变目标单元格的格式;【图片】:将表格以图片形式复制,可以较好的保持原有的形状。选择性粘贴这3个太有用了~带实时预览的粘贴功能17第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解(自学):【格式】:仅粘贴源单元格格式,但不能粘贴单元格的有效性,粘帖格式,包括字体,对齐,文字方向,边框,底纹等,不改变目标单元格的文字内容。(功能相当于格式刷);【批注】:把源单元格的批注内容拷贝过来,不改变目标单元格的内容和格式;【有效性验证】:将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域,只粘帖有效性验证内容,其他不变;【除边框外的所有内容和格式】:粘帖除边框外的所有内容和格式,保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式;【列宽】:将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域,使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽,不改变内容和格式;【公式和数字格式】:仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项;【值和数字格式】:仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项;【置换】:行列进行互换选择性黏贴带实时预览的粘贴功能18第一章.EXCEL基本操作与数据处理窗口冻结当我们在制作一个Excel表格时,有时会遇到行数和列数都比较多,一旦向下或向右滚屏时,上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动,这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题,这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。效果:始终显示标题栏操作:选中开始冻结的单元格→视图→冻结窗口19第一章.EXCEL基本操作与数据处理分列Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时,选择要进行分列的数据列或区域,再从数据菜单中选择分列,分列有向导,按照向导进行即可。关键是分列的规则,有固定列宽,但一般应视情况选择某些特定的符号,如空格、逗号、分号等。效果:件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP100件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP10020插入形状/超链接/文本框/对象①②③④⑤插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大,操作步骤对象→有文件创建→浏览→更改图标→更改标题→确定第一章.EXCEL基本操作与数据处理21基础篇提高篇数据的排序与筛选数据分类汇总与数据透视第二章.EXCEL数据分析22数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据,这样更能方便地管理数据,在进行数据排序时可以按照默认排序顺序,也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时,Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能第二章.EXCEL数据分析数据的排序与筛选23第二章.EXCEL数据分析操作步骤:添加筛选鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→筛选使用单击下拉菜单钮→选择颜色或勾选需要显示的内容部门数据筛选24第二章.EXCEL数据分析操作步骤:鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→自定义排序→选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子,否则不联动)→添加筛选条件X3次→点选部门、职务、工号、升序/降序→勾选包含标题(很关键)数据排序25第二章.EXCEL数据分析对重复数据中的值进行分类汇总①②③数据分类与汇总26第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表,可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总,而且可显示感兴趣区域的明细数据①②③④数据透视27第三章.EXCEL公式与函数基础篇提高篇★单元格引用•相对引用•绝对引用•混合引用★常用函数•基础运算函数•COUNT函数•日期和时间函数★进阶函数•IF函数•VLOOKUP函数•SUMIF函数•DATEDIF函数•字符串截取函数★嵌套函数•SUMPRODUCT函数•多重IF函数28第三章.EXCEL公式与函数单元格引用绝对引用($C$1);相对引用(C1);混合引用($C1、C$1)“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别在一个工作表中,在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”,那么将D4向下拖动到D5时,D5中的内容就变成了50,里面的公式是“=C5”,将D4向右拖动到E4,E4中的内容是60,里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”,将D4向右拖动到E4,E4中的公式还是“=$C4”,而向下拖动到D5时,D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”,那么将D4向右拖动到E4时,E4中的公式变为“=D$4”,而将D4向下拖动到D5时,D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”,那么不论你将D4向哪个方向拖动,自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号,在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”,在拖动时两个位置都不能变。29第三章.EXCEL公式与函数分类函数名称作用说明基础运算函数SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数LEN统计单元格内的字符数COUNT函数COUNT统计数值类单元格

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