搜索
1Excel高效办公(初级班）培训师:马伟娟东风裕隆汽车有限公司2课程大纲1EXCEL基本操作与数据处理EXCEL数据分析23EXCEL公式与函数4EXCEL图表与图形3提高篇启动与退出EXCEL创建工作簿、界面介绍工作表操作单元格操作数据有效性打印设置设置表格边框和底纹设置单元格格式、行高和列宽数据录入选择性黏贴窗口冻结单元格分列基础篇第一章.EXCEL基本操作与数据处理4⑴利用“开始”菜单启动Excel2010。⑵利用桌面上的快捷图标启动Excel2010。⑶直接利用已经创建的文档⑴双击Excel窗口左上角的控制菜单图标。⑵选择“文件”菜单中的“退出”命令。⑶单击窗口右上角的“关闭”按钮。⑷按快捷键Alt+F4。2．退出1．启动启动与退出EXCEL创建工作簿桌面→右键→新建excel档第一章.EXCEL基本操作与数据处理5界面介绍5快速访问工具栏后台视图自动填充柄单元格名称隐藏选项卡功能区/选项/组/命令编辑栏状态栏工作表视图微型工具栏/常用菜单工作表区/标签第一章.EXCEL基本操作与数据处理6工作表（重命名、移动和复制、删除）单元格（插入、删除、移动和复制、清除)从系统中导出来的表格，经常需要做些删减处理，如果不熟悉自己需要什么内容的时候，最好建立工作表副本，防止删减有误的时候可以重新操作（快捷键ctrl）1、重命名：光标移至sheet名→双击2、移动和复制同一文档内移动：左键+拖移，复制：ctrl+左键+拖移。不同文档间移动：右键→选择移动或复制工作表3、删除：选择sheet→右键→删除1、插入：选择单元格→右键→插入、删除2、移动和复制：(ctrl+C/ctrl+V)3、清除：（delete)第一章.EXCEL基本操作与数据处理7第一章.EXCEL基本操作与数据处理设置表格边框和底纹选中需设置的单元格→选择边框/底纹设置单元格格式、行高和列宽单元格格式：选中单元格→右键→在数据栏选择格式行高和列宽：光标移至表格顶端→选择单元格(行/列)→设置行高/列宽批量调整：选择批量行/列Excel2010自带很多好看的套用表格格式,可以直接用哦~奇偶行填充：“开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=0并选取一个填充颜色,即可将所有行号为偶数的行添加颜色。8第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练1：制作通讯录（练习：启动/新建、重命名、设置边框、设置行高/列宽、填充颜色）步骤提示：1、新建或者启动excel文档；2、将文档命名为“制作通讯录”；3、去掉虚网格线：“视图”“网格线”前√去掉；4、设置边框：选中10×6单元格，“开始”边框“其他边框“，外黑，内灰；5、设置行高：选中行，右键行高，256、填充颜色：选中区域，开始”“条件格式”“新建规则”“使用公式确定要设置格式的单元格”，输入公式=MOD(ROW(),2)=1并选取一个填充浅蓝色。步骤5步骤6步骤4效果图9第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据录入（文本、数值、日期、序列数、时间、批量数据、自动填充）输入文本后设置单元格格式(一般使用格式刷更快捷些)自动填充：光标移至单元格右下角→出现“+”（自动填充柄）→拖移小提示：如需增加新序列，路径：EXCEL2003中：工具-选项-自定义序列EXCEL2007中：Office按钮-选项-常规-编辑自定义列表EXCEL2010中：文件-选项-高级-常规-编辑自定义列表开始-排序和筛选-自定义排序-自定义序列使用以下快捷键可以快速插入当前日期或时间：Ctrl+；(分号)在单元格内插入当前日期，Ctrl+Shift+；(分号)插入当前时间，按Ctrl+；(分号)以后输入一个空格，再按Ctrl+Shift+；(分号)，可以插入当前日期和时间。不会自动刷新。10数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生任务：“部门”列用下拉菜单选择代替手工输入。操作步骤：数据→数据有效性→设置→允许中选择”序列”→来源栏中输入允许输入的值(销售部,企划部…)中间用英文逗号隔开。第一章.EXCEL基本操作与数据处理11第一章.EXCEL基本操作与数据处理数据有效性：方便录入、规范输入、利用预定的条件校验数据，以防止无效数据的产生12第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作演练2：制作通讯录（练习：插入行、合并单元格、输入文本、输入时间、序列填充、设置单元格样式、自动&强制换行）④②①③⑤步骤提示：1、插入行：选中四行，右键“插入”；2、合并单元格：选中A1:D1单元格，开始合并单元格后居中；3、输入时间：按Ctrl+；加空格，再按Ctrl+Shift+；4、序列填充：选中区域数据数据有效性设置允许序列来源（录入跟上一个单元格同样的内容：ctrl+D或ctrl+'）5、设置单元格样式：选中区域右键设置单元格格式自定义6、强制换行：alt+enter；自动换行：enter13第一章.EXCEL基本操作与数据处理打印设置（页边距、页面缩放、打印区域）除了设置页边距、打印区域…等，如分页符&标题打印也是很好用的哦~Excel表格编辑的最后一项任务往往是打印。在实际工作中，我们的打印任务往往不是那么简单轻松，比如我们希望只打印工作表中需要的区域，或者希望能打印公式本身而不是公式的计算结果等等。Excel能为我们提供灵活的打印选择，我们需要对上图的功能进行巧妙应用。14第一章.EXCEL基本操作与数据处理操作案例：制作通讯录-打印等同2003版的页面设置菜单设置标题打印后，以后打印的每一张都会带有相同的开头。不同的通讯组间插入分隔符①②打印设置选择打印份数，单击打印。15操作案例：制作通讯录-打印通过”另存为”将档案转换为2003版本或PDF格式，供没有装2010版的同事分享。若打印机液晶屏显示，“纸张错误，无法打印”，点击打印机属性，将稿纸设为“A4”试验双面打印功能第一章.EXCEL基本操作与数据处理16第一章.EXCEL基本操作与数据处理不少人对选择性粘贴没有重视，其实选择性粘贴的功能很强大，用好了，可以事半功倍的哦~粘贴方式常用功能了解：【公式】：只粘帖文本和公式，不粘帖字体、格式（字体、对齐、文字方向、数字格式、底纹等）、边框、注释、内容校验等；（当复制公式时，单元格引用将根据所用引用类型而变化。如要使单元格引用保证不变，请使用绝对引用。）【数值】：只粘帖文本，单元格的内容是计算公式的话只粘帖计算结果，这两项不改变目标单元格的格式；【图片】：将表格以图片形式复制，可以较好的保持原有的形状。选择性粘贴这3个太有用了~带实时预览的粘贴功能17第一章.EXCEL基本操作与数据处理粘贴方式区域各项功能了解（自学）：【格式】：仅粘贴源单元格格式，但不能粘贴单元格的有效性，粘帖格式，包括字体，对齐，文字方向，边框，底纹等，不改变目标单元格的文字内容。（功能相当于格式刷）；【批注】：把源单元格的批注内容拷贝过来，不改变目标单元格的内容和格式；【有效性验证】：将复制单元格的数据有效性规则粘贴到粘贴区域，只粘帖有效性验证内容，其他不变；【除边框外的所有内容和格式】：粘帖除边框外的所有内容和格式，保持目标单元格和源单元格相同的内容和格式；【列宽】：将某个列宽或列的区域粘贴到另一个列或列的区域，使目标单元格和源单元格拥有同样的列宽，不改变内容和格式；【公式和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴公式和所有数字格式选项；【值和数字格式】：仅从选中的单元格粘贴值和所有数字格式选项；【置换】：行列进行互换选择性黏贴带实时预览的粘贴功能18第一章.EXCEL基本操作与数据处理窗口冻结当我们在制作一个Excel表格时，有时会遇到行数和列数都比较多，一旦向下或向右滚屏时，上面的标题行或最左边的那些列就会跟着滚动，这样在处理数据时往往难以分清各行或列数据对应的标题，这时就可以利用EXCEL的冻结窗格这一功能来解决这个问题。效果：始终显示标题栏操作：选中开始冻结的单元格→视图→冻结窗口19第一章.EXCEL基本操作与数据处理分列Excel中分列是对某一数据按一定的规则分成两列以上。分列时，选择要进行分列的数据列或区域，再从数据菜单中选择分列，分列有向导，按照向导进行即可。关键是分列的规则，有固定列宽，但一般应视情况选择某些特定的符号，如空格、逗号、分号等。效果：件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP100件號20100SU10084975SU10084975SU11096910SU1UA14023MP10014024MP10114026MP10014950MP10020插入形状/超链接/文本框/对象①②③④⑤插入形状/超链接/文本框按导向进行即可插入对象在日常使用频率较大，操作步骤对象→有文件创建→浏览→更改图标→更改标题→确定第一章.EXCEL基本操作与数据处理21基础篇提高篇数据的排序与筛选数据分类汇总与数据透视第二章.EXCEL数据分析22数据的排序是把一列或多列无序的数据变成有序的数据，这样更能方便地管理数据，在进行数据排序时可以按照默认排序顺序，也可以按照单列或多列排序顺序和自定义排序顺序来排序。排序时，Excel将利用指定的排序顺序重新排列行、列以及各单元格。excel2010较早前版本多了依背景色筛选功能第二章.EXCEL数据分析数据的排序与筛选23第二章.EXCEL数据分析操作步骤：添加筛选鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→筛选使用单击下拉菜单钮→选择颜色或勾选需要显示的内容部门数据筛选24第二章.EXCEL数据分析操作步骤：鼠标选择标题栏→开始→排序与筛选→自定义排序→选择是否带扩展(带扩展同行数据联动换位子，否则不联动)→添加筛选条件X3次→点选部门、职务、工号、升序/降序→勾选包含标题（很关键）数据排序25第二章.EXCEL数据分析对重复数据中的值进行分类汇总①②③数据分类与汇总26第二章.EXCEL数据分析数据透视表是交互式报表，可快速合并和比较大量数据。您可旋转其行和列以看到源数据的不同汇总，而且可显示感兴趣区域的明细数据①②③④数据透视27第三章.EXCEL公式与函数基础篇提高篇★单元格引用•相对引用•绝对引用•混合引用★常用函数•基础运算函数•COUNT函数•日期和时间函数★进阶函数•IF函数•VLOOKUP函数•SUMIF函数•DATEDIF函数•字符串截取函数★嵌套函数•SUMPRODUCT函数•多重IF函数28第三章.EXCEL公式与函数单元格引用绝对引用（$C$1）；相对引用(C1)；混合引用($C1、C$1)“C4”、“$C4”、“C$4”和“$C$4”的区别在一个工作表中，在C4、C5中的数据分别是60、50。如果在D4单元格中输入“=C4”，那么将D4向下拖动到D5时，D5中的内容就变成了50，里面的公式是“=C5”，将D4向右拖动到E4，E4中的内容是60，里面的公式变成了“=D4”。现在在D4单元格中输入“=$C4”，将D4向右拖动到E4，E4中的公式还是“=$C4”，而向下拖动到D5时，D5中的公式就成了“=$C5”。如果在D4单元格中输入“=C$4”，那么将D4向右拖动到E4时，E4中的公式变为“=D$4”，而将D4向下拖动到D5时，D5中的公式还是“=C$4”。如果在D4单元格中输入“=$C$4”，那么不论你将D4向哪个方向拖动，自动填充的公式都是“=$C$4”。原来谁前面带上了“$”号，在进行拖动时谁就不变。如果都带上了“$”，在拖动时两个位置都不能变。29第三章.EXCEL公式与函数分类函数名称作用说明基础运算函数SUM求和AVERAGE求平均MAX取最大值MIN取最小值ROUND对数字四舍五入的保留指定位数的小数点位数LEN统计单元格内的字符数COUNT函数COUNT统计数值类单元格