公司员工报销政策

公司员工报销政策（试行）目录一、员工报销流程以及相关规定1.员工报销的内容及分类2.员工报销单递交时间及递交方式的规定3.员工报销的审核流程图4.员工报销的支付方式以及时间5.其他规定二、差旅费用报销细则1.差旅费申请2.差旅流程概述3.差旅费用报销标准和指导原则三、商务用餐和业务招待费用细则1.指导原则四、公司报销总体原则本规定该如何使用员工必须了解和遵守公司的费用报销规定。本规定叙述了有关员工个人报销的规定，宣布之日起生效。本补充政策提供以下细节内容：内部联系人比全球政策更适应中国运营的政策。有关费用提交和批准流程的细节。一、员工报销流程以及相关规定员工报销的内容及分类1、一般费用报销：包括市内交通费、员工培训费用、团队或个人奖励费用、员工福利费用、其他费用等；1）市内交通费：按公司规定在工作期间发生的各项交通费用或事先获得批准的加班交通费用，如出租车费、地铁、公交等；2）培训费用：按公司规定可报销的经公司培训部门（人事部门）审核通过的各项培训费用；3）团队或个人奖励费用：按公司奖励制度规定可报销的经公司薪资福利部门审核通过的团队建设费用或其它奖励等；4）员工福利费用：按公司规定可报销的经公司人事部门审核通过的员工福利费用，如子女托费、入职体检费、档案费、员工生日费用等；2、业务招待费用报销：包括内部招待费和外部招待费两类，1）内部招待费是指用于招待内部员工所发生的餐费等；2）外部招待费是指由于业务需要，用于招待非内部员工所发生的餐费等，如客户、候选人等；3）员工出差期间所发生的招待费用应属于外部招待费。3、差旅费用报销：短途差旅和长途差旅期间发生的住宿费用、驻勤费用等，1）短途差旅是指国内跨城市且当日返回的差旅；2）长途差旅是指国内跨城市需在外住宿的差旅以及国外差旅；4、其它：由个人为公司业务所支付的并事先经过申请的其它费用（不包括任何资产或办公用品等的采购）；员工报销单递交时间及递交方式的规定1.报销时间的规定：1）一般费用报销：当月费用当月报销；报销人员需及时提交报销申请单；2）差旅费用报销：出差返换回之日起5个工作日内报销；3）费用发生时间与报销递交时间超过1个月的报销申请，将不被处理（长期在外出差，则通过邮件先进行费用报销申报，即电子表单的提交，财务收到单据后在进行报销处理）。4）12月份的费用报销需要在当年12月31日（含）前递交，延期将不被处理。2.报销申请的递交方式所有员工的个人报销单据都应该以全电子版的形式打印出来，操作流程如下：1）在“相关联费用报销单据”的电子表格中将所需细节填写完成，并打印出来；2）员工将“相关联费用报销单据”交直线经理及部门负责人审核；3）通过审核后，员工在“相关联费用报销单据”上签上姓名及日期，按财务相关要求粘贴发票及相关费用附件；4）员工将“相关联费用报销单据”以及相关票据递交给财务部。5）如果财务审核不通过，财务部相关人员会于次日上午通知员工本人重新提交单据；6）当月报销申请于次月5日前（遇双休日提前）送达财务部，否则该报销申请将被延后一月处理。注：财务部审核报销的要点（如有不符将被退回）：1）报销项目是否符合公司的报销规定；2）有无超过公司规定的报销期限；3）发票是否合法有效，发票日期与系统填写日期是否一致；4）发票抬头是否与公司名称全称一致5）申请报销金额和发票金额是否一致；6）发票粘贴是否符合财务部规定员工报销的支付方式以及时间1、员工报销的支付方式审核通过的报销费用在规定时间以现金方式现场支付或者直接打到报销申请人的工资卡账户。2、员工报销支付时间（一般有财务部门通知）费用报销在审核通过后，工作日下午1：30—3：00支付；其他规定1、需要事先申请的费用1）差旅费用（需填写《员工差旅申请计划》）2）超过100元的业务招待费用（需填写《交际应酬费用申请计划》）3）其它超过200元的费用（需填写《一般项目/计划的申请书》）2、加班交通费用的报销，需满足以下条件：1）加班事先得到部门负责人的同意2）22:00以后的加班交通费用二、差旅费用报销细则差旅费申请1.出差申请人填写电子版《员工差旅申请计划》，并打印出来。2.员工将《员工差旅申请计划》交部门负责人审核，必要时需副总经理签字确认。3.通过审核后，员工在《员工差旅申请计划》上签上姓名及日期，交由财务部留存。4.申请人自己或由前台协助，预定机票、车票、住宿等一系列事宜。5.申请人出差归来后，需在5个工作日内按员工报销流程，申请此次差旅费的报销。差旅费用报销标准和指导原则对所有跨城市的国内旅行和海外旅行制定了如下的报销标准，公司全体同事应以节省公司运营成本为基本原则：1.国内跨城市差旅费用标准和指导原则（货币：人民币）2.相关细则：机票：-员工需要自己购买机票，或申请由前台行政人员协助购买。-火车票/汽车/轮船票等可以自行购买或通过后勤人员购买；-在申请报销时，登机牌应该附于报销申请单上；-在获得副总经理批准的情况下，行李托运费可以报销。-国内机场/火车站/码头所要求的管理费用，凭税务发票据实报销；.住宿：-员工需自行预定酒店住宿，或申请由前台行政人员协助购买；-在团体出差（会议、训练以及其它）时，公司的同性别员工需同住一间房间；-在订票的时候，出差申请人应考虑减少住宿天数，并在身体允许的情况下，尽量考虑清早或晚间的航班、车次；-详细的旅店费用清单是作为报销的必要凭据；-使用旅店的电话是很昂贵的，因此所有的员工被要求使用更经济有效的方式。个人费用（比如私人电话）将不会被报销；其它：-路线的更改必须提供足够的理由，并且在更改/取消之前获得GM的批准，否则相关的费用不会获得报销；-超过限额的差旅费用不允许报销，任何旅行的报销都必须提供税务发票三、商务用餐和业务招待费用细则指导原则1）公司只允许以下正常的招待交际：和客户、专业候选人一起用餐/喝茶或喝咖啡；公司给客户的礼物等；2）任何其它形式的招待交际必须在进行之前经过副总经理级别的批准（副总经理可以授权下属部门负责人对其所属团队行使该批准权，授权文件需交由财务部保管）；3）超过100元人民币的招待交际，应事填写《业务招待费用项目申请》，并且在进行之前获得部门负责人的批准；经过授权的部门高级经理可由批准权4）总监级别以上的员工在获得总经理的授权后，无需事先申请，即可以在规定的时间内使用一定金额的业务招待费用。5）如果未遵守公司政策或者没有提供足够的理由，公司不会批准招待交际费用的报销；6）如需赠送客户礼物的，以公司统一制作的礼物为首选，对于任何价值超过100元人民币的礼物，员工必须获得市场营销部门或当地支持团队的建议，并且遵守审批流程；7）财务和人力资源部门将会审核所有的内部用餐和招待交际，以确保遵守公司政策和达到预订目标；如果没有支持性的政策或依据，用餐和招待交际会被驳回；四、公司报销总体原则财务部只对提供合理有效发票的单据进行报销处理，不能提供有效发票的报销财务部将不再接受。