文件编写及管理规范标准

1/8文件编写及管理规范标准1目的为规范公司各类文件（如制度、流程、通知、规范等）的管理，对各类文件的编写、管理予以标准化，结合公司实际情况，特制定本规范标准。2范围本标准适用对象为公司所有职能部门、门店。3职责3.1各职能部门：负责本部门相关管理文件的编制、审批提报、发布实施、执行监督。3.2行政部：负责对各部门制定的管理制度的内容审核和标准化审查。4定义本标准所述的文件主要包括四大类：管理制度类文件（含：标准、规范、管理办法、手册等）、流程/表单类文件、人事任命类文件、通知类文件（通报、公示、表彰等）。5管理规定5.1管理制度类文件（除财务类）：5.1.1“管理制度”定义：具有强制性的要求，由公司各职能部门编制，并经公司审批后下发各部门（门店）执行。财务类文件的编制要求详见5.2的约定。5.1.2编号规则等要求：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。编号规则文件的命名编排样式由“企业标准代号”、“企业名称代号”、“标准分类号”、“标准功能代号”、“标准顺序号”和“标准批准年代号”组成。例：本标准《文件编写及管理规范标准》编号为：Q/PRG-MDF-21-2019。采用“编号+文件名”组合的方式予以命名，例：Q/PRG-MDF-21-2019文件编写及管理规范标准。参见附件1。具体明确规定制度文件的内容框架、页面设置、字体规范等。备注：1、各职能部门编制的公司管理制度类文件务必按照以上规则予以编号，提报公司审批同意后方可发布生效，并抄送行政部存档管理。2、编号中所述的字母分别表示的含义说明如下：①“Q”为企业标准代号；②“PR”为企业名称代号，与企业标准代号之间以斜线“/”分开；③“G”为标准分类号；④“MDF”为公司标准代号，即“###”（若是“###”的文件，则以“HSH”表示）；⑤“21”为本规范标准的文件代号，后续编制发布的管理制度，以此类推；⑥“2019”表示本规范标准编制的批准年代号，即2019年。5.2财务类文件（制度、规范、手册等）：5.2.1定义：2/8①财务制度：具有强制性要求的有关财务制度，经公司审批后下发各部门执行；②财务规范（总部）：由财务部起草，经审批后下发，对总部各部门具有强制性要求的规范；③财务规范（门店）：由财务部起草，经审批后下发，对门店具有强制性要求的规范；④财务操作指南：根据业务需要，经审批后下发，具有指导性、但不具有强制性要求的具体操作指南；⑤专项操作手册：根据项目需要，经审批后下发，对具体项目（如软件系统等）操作具有指导性的手册。5.2.2编号规则等规定：具体编号规则、文件命名等要求按照下表规定执行。项目编号规则编号示例文件名规则备注财务制度参照本标准5.1的规定编号+文件名财务规范（总部）MZ+CWGF+三位流水号+年份MZCWGF0012019编号+文件名流水号：按照所有规范总体流程，不按照每年重启财务规范（门店）MM+CWGF+三位流水号+年份MMCWGF0012019编号+文件名财务操作指南M+CWZN+三位流水号+年份MCWZN0012019编号+文件名专项操作手册MDF+项目简写+三位流水号+年份MDFABKSC0012017编号+文件名5.3流程/表单类文件：编号规则文件的命名编排样式以编号“Q/PRG-MDF-21/F01-2019”为例，其表示为对应管理制度“Q/PRG-MDF-21-2019”的流程/表单，序号为F01。采用“编号+##流程/表”方式组合的方式来命名：Q/PRG-###-21/F01-2019培训管理流程图。参见附件3。流程图须根据具体的操作或管理流程绘画流程图。输出表单是指对应流程中有涉及表单的，需要将表单列出；备注说明是指对应流程的补充说明。备注：1、编号中所述的字母分别表示的含义说明参见本标准5.1。5.4任命书类文件：5.4.1编排样式：参见附件4，须为红头文件。5.4.2编制发布：由人资中心依据公司授权及批示予以编制发布，按序编号并存档管理。5.5通知类文件：5.5.1编排样式：参见附件5。通知类文件包括通报、公示、表彰等文书材料。6其它本办法由行政部负责制定、实施、修改和解释，经批准后实施，修改时亦同。3/87生效本制度由公司总裁办批准后生效，自颁布之日起执行。8附则8.1制度类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019×××××管理制度8.2财务类文件样例：MZCWGF0012019###财务规范-基础规范8.3流程/表单类文件样例：Q/PRG-MDF21/F01-2019培训管理流程图8.4任命类文件样例：Q/PRG-MDF21/F03-2019关于×××任命8.5通知类文件样例：Q/PRG-MDF21/F04-2019关于×××××的通知4附件1：××××××管理制度11目的×××××××××××××××××。22范围2.1××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（序号后空一个半角格，序号也用中文半角模式）2.2××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。……（用WORD版本空格4个半角格，相当两个中文字距离）3职责×××××。（空格不动时按SHIFT+ENTER后可以空格）4××××××××4.1××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（如果还有不整齐地方用格式刷）4.2××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。5××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。6××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。7解释权××××××××××××××××××××××××××××××××××××。8附则8.1Q/PRG-××-××/F01-2012《培训管理流程图》1标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。2正文：文字采用宋体五号字，行间距为1.5倍行距。5附件2：MZCWGF0012019###财务规范-基础规范1文档编号：MZCWGF0012019密级：非保密2修订记录3日期版本修订内容修订人批准人发布渠道2019.02.201.0第一次发布###6附件3：培训管理流程图培训管理图备注说明输出表单集团领导人力资源部各单位培训需求调查年度培训计划年度培训计划归档审批同意月度培训计划培训实施培训效果评估《培训签到表》《培训违纪处罚通知单》执行培训计划培训氛围营造、培训场所或工具准备、培训讲师、培训通知《培训效果评估表》《培训需求调查表》培训资料存档每年11月份发放培训需求调查表，12月10日前完成培训需求调查。7附件4：杭州#####服务有限公司1#企字〔2016〕0012关于###等通知的任命通知3各职能部门、各门店4：因公司发展需要，通过公开竞聘，经公司管理层研究，决定对以下通知进行人事任命，现予以公布如下：1、任命###为杭州#####服务有限公司##分公司经理，全面负责##分公司的经营目标达成与日常经营管理工作，向门店管理中心负责人汇报工作。2、任命###为杭州######服务有限公司##部门经理，全面负责##部门的经营管理工作，向##中心负责人汇报工作。3、……4、……本任命文件自2019年##月##日起正式生效。希望以上任命人员认真履行本岗位职责，出色完成公司赋予使命。特此通知！#################公司2019年11月11日红头：黑体红色小初号，段前1行，段后0.5行，单倍行距。2发文号：黑体红色四号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。3标题：黑体小二号，段前0.5行，段后0.5行，单倍行距。4正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。5印章：红头文件必须经公司批示同意并加盖印章后方可发布。8附件5：关于公司####管理不规范的通报1#总办〔2019〕003号2##中心、##部3：经公司总经办审核发现，公司在####管理方面存在较为严重的不规范行为，将对公司##管理造成严重隐患。针对此方面的管理不规范行为，现就具体存在问题、公司规定及整改要求等予以通报如下：管理规定：根据公司2018年9月1日发布的《####管理制度》之规定，………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………存在问题：………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………整改要求：以上问题，请##中心（部门）关注并责令整顿解决，并在5个工作日内进行书面回复，具体内容及整改要求如下：1、出现此漏洞的原因分析（主观因素、客观因素）；2、如何解决该漏洞缺陷，列出具体执行方法；3、………………………………………4、………………………………………杭州####服务有限公司总经办####年##月##日主送：##中心4抄送：##中心、##中心、##部、##部、##部、##部、##部标题：黑体三号，段前1行，段后0.5行，固定行距18磅。2发文号：以“部门缩写”、“年份”、“序号”予以命名。3正文：文字采用宋体小四号字，行间距为1.5倍行距。4抄送：楷体小四号，行间距为1.5倍行距。