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1公司档案管理办法重远房【2009】号为了规范公司档案管理，增强档案管理意识，确保公司档案的完整性和有效性，提高档案的使用性，特制定本办法。第一章总则第一条本办法依据《中华人民共和国档案法》和有关法律、法规制定。第二条本办法所指档案，是指公司在生产经营和管理活动中形成有保存价值的各种形式的文件、图纸及资料。第三条公司档案由综合办公室档案人员集中管理，以保证公司所归档的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。第二章归档范围及责任单位第五条公司、各部门文件及附件；公司向政府职能部门的报告、请示（包括附件）和回复；公司与业务往来单位的函件、信件（含附件）；公司及各部门向集团的报告和请示；公司及各部门向政府职能部门的报告和请示等由综合办公室负责收集归档。第六条公司问责档案由综合办公室提供。第七条公司财务档案由公司财务部长自行保存近三年内的所有相关档案，超出此范围的财务档案必须交公司综合办公室管理；若财务部长保管的财务档案丢失或错漏，由此造成的损失一律由财务部长负责。第八条房屋买卖合同、租赁合同由财务部长负责提交公司综合办公室。第九条公司工程项目发包合同（包括合同原件、草稿、报批表及附件），由公司工程部提交公司综合办公室；第十条开发项目的方案设计、初步设计、地质勘测及报批报建和各项验收原件资料、化粪池资料由集团综合协调部门提交综合办公室。第十一条施工图、竣工图（包括电子文档和效果图、“透视图”）、预结算资料由公司工程部负责提交公司综合办公室。第十二条所有经济合同签字后主营部门必须即时送公司综合办公室一份，包括合同原件、草稿、报批表及附件。第十三条公司档案还包括声像资料：一、照片档案：新闻、活动、领导及员工照片，由原版或翻版底片、照片、文字说明构成；二、影像档案：各种与公司有关的CD、VCD、DVD等，附文字资料及说明。2第一章资料的收集与整理第十四条档案资料的收集：一、公司的归档资料实行季度归档和年度归档（施工图、竣工图必须在该工程竣工后方能移交）。每年初必须合理有序地对上一年档案进行整理、归档。二、公司、各部门按档案范围及对应的责任单位把应该归档的原始资料或复印件完整的交给综合办公室，综合办公室要认真检查、签收，同时，也要主动向公司、各部门索取和收集。三、凡应该及时归档的资料，由综合办公室档案人员负责及时归档，并自制各类档案收件目录，准确收集齐备各类档案文件及资料，同时在公司、各部门移交档案时实行目录登记，双方签字确认。未按规定交齐档案资料的部门要在规定时间内补交所差部份。第十五条档案的分类、立卷与管理一、档案的分类：综合办公室根据收集的档案资料可分为：政府职能部门和行业类；公司类；工程项目类；企业工商登记类等。二、档案资料的鉴定：（一）鉴定文件资料制作时间、文号；（二）鉴别法人签字；（三）对文件、资料的完整性作出鉴定；（四）保管期限鉴定；公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长，由综合办公室根据《档案法》和《公司精细化档案管理方案》进行界定。（五）修复、补齐损毁的资料。三、档案立卷：（一）立卷级别顺序；（二）在同一级别中产生文件时间或文号顺序；（三）同一文件、资料中正、副件顺序；（四）同一文件、资料中的法律文书与实体文件、资料顺序；（五）保管期限顺序。四、档案目录编写：（一）按先上后下顺序编写目录；（二）按同级文件时间或文号编写目录；（三）按卷为单位编写页码；3（四）按档案封面规定填写。五、档案装订：（一）档案厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边；材料过宽应折叠整齐；（二）装订不压字不掉页、案卷外观整齐、清洁美观。第四章档案的借阅第十六条集团董事长、总经理、公司副总经理可直接向综合办公室办理借阅手续。第十七条各部门借阅档案以及外单位人员查阅档案都必须由副总经理批准（财务档案的借阅须经董事长批准），并做好借阅登记。第十八条档案借阅者必须爱护档案、保持整洁、严禁涂改和注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，并按时归还。第五章档案的安全管理第十九条采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。第二十条防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全；第二十一条公司设立专门的档案室保存档案，档案室应具备防潮、防火、通风等必备设施；做好档案室的防盗、防虫蛀、防尘、防鼠害等工作，门窗应结实牢固，每年六月份定时检查清理；每年进行一次消毒灭虫处理。第六章档案的移交第二十二条每年12月30日，公司综合办公室向集团行政人力资源部移交完整的档案资料，并建立清晰的移交台帐。第七章档案的销毁第二十三条公司没有权利销毁档案资料。第七章附则第二十四条逐步创建电脑信息系统对档案进行管理，提高管理效率。第二十五条本办法由公司综合办公室进行解释、补充，从通过之日起开始执行。