冷库仓库管理制度

1乐东福田绿色农业发展有限公司冷链项目部仓库管理制度1职责1.1财务部经理——负责督导检查1.2仓库管理人员执行此制度2物资验收规定2.1直拔物料的验收规定1)验收准备各需求部门根据业务需求，填写“采购申请单”，经部门经理、财务经理、厂长签批后交由采购员执行。“采购申请单”一式两联，仓库一联，采购部一联；2)验收地点财务部设置专人（仓库管理员）于固定地点（冷库铁皮棚下）验收货物；3)验收人员及验收事项验收时须有供货商（或采购员）、使用部门员工、仓库管理员员共同验收。同时须按“采购申请单”所列品种、数量、规格质量、价格等事先规定事项逐项验收；4)“验收单”填写、传递a.货物验收合格后，由仓库管理员填写“验收单”，所有验收人员必须在“验收单”上签名；b.收货“验收单”必须逐项逐笔填写，详细写明每项货物的名称、产地、品牌、规格、计量单位、数量、单价、金额，并且每张“验收单”只能填写一个供货商（或采购员）所报送的货物；严格执行“无采购申请的物料不验收，多余采购不验收”标准；d.“验收单”一式三联，一联存根，一联报成本会计，一联交供货商（或采购员）据以申请付款；e.每天仓库管理员要将验收单（成本联）汇总并于次日报送成本会计，对有特殊情况要附有说明。5)不合格品处理a.验收时如有货物质量不合格或达不到要求，验收人员应拒绝签收；b.验收人员应及时要求供应商或采购员对不合格品进行返货或换货处理，并在“退货记录本”上做好记录；c.因特殊情况或使用部门同意签收的，应写明原因，并做好“让步接收记录”；6)验收后的账务处理财务成本会计根据货物“验收单”和“采购申请单”等进行审核金额并登记入账；2.2入库物料的验收规定1)验收依据所有采购入库的物资，验收时应有手续完备的“采购申请单”、“送货清单”、当时能提供发票的还须附有发票；22)验收程序仓管人员和质量验收员对进仓物资必须先验看凭证，后对准备接收物资的品名、规格型号质量和数量等进行严格的查验。若发现与采购申请单、合同（或送货确认单）不符以及质量有问题的应予以拒收，并书面说明原因由仓管人和送货人签字，通知财务部门进行处理。以数量为单位的物资必须逐项清点，如是整箱包装的，应现场开箱抽查，保证每箱都装满并且数量、质量符合要求；3)验收单填写传递要求经办理验收进仓的物资，必须填制“入库单”，所有参与验收人员必须在验收单上签名，验收单的填写要求和传递报送入账，参照直拔物资的有关规定；5)验收单帐务处理财务成本会计根据货物验收单进行审核金额并登记入账；6)破损变质物品的处理规定物资经验收合格，办理进仓手续后所发生的一切物资短缺、变质、变型、霉烂等问题，均由仓库管理员按盘点或报损规定程序负责处理。3物资发出规定3.1领料依据及要求各部门领用物料，必须填制“领料单”，经使用部门经理签名，再送厂长审核签名，方能领料。3.2领料时间为提高各部领料工作的计划性及有利于加强仓库物资的管理，采用发料定时制办法办理领料事宜，上午9:00—10:00，下午15:00—16:00。3.3领料计划各部门领用物料的下月补给计划，应在月终前报送仓管部。临时补给物资必须提前3天报送仓管部。3.4“领料单”填制物料出仓，仓管员应根据“领料单”所列物品的规格型号、数量等发货。发货后仓库应及时记账并将有关单据送财务部做账。3.5其他规定仓管人员对任何部门均应严格按先办出仓手续后发货的程序发货，严禁先出后补手续的错误做法，严禁白条发货，特殊情况下需先发货的也应经财务经理同意并及时补办正式手续。4物资保管规定4.1基础管理规定1)项目部所有仓库（包括财务仓库和各部门二级周转库）为公司物资保管重地，除本仓库的管理员及上级主管领导外，其他人员非公司领导批准不得进入库房内，严禁在库房内会客、聊天、谢绝参观；2)项目部各仓库应设置“仓库工作登记簿”，详细记录仓管员上下班交接情况及其他人员进离3库房情况；3)各仓库必须设立各类“物资进、出、存明细帐”，按《会计核算管理制度》规定及时、准确、真实全面地记录物资进、出、存情况，如实反映物资的增减变化情况，做到账表相符，账物相符；4)为及时反映库存物资数额，配合各采购部门编好采购计划，以节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交财务部、使用部门；5)各项物资、材料均应制订最高储备量和最低储备量的定额，由仓管部根据库存情况和定货所需采购时间及时向财务部门提出请购计划，采购员根据财务审核的请购数量进行询价，报批后订货，以控制库存数量，避免物资积压或供应短缺而影响经营管理的正常进行；6)仓管部未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管部负责。如仓库按最低存量提出请购，而采购不能按时到货，责任则由采购员负责。4.2盘点规定1)盘点时间仓管人员每月末应会同成本会计对库存物资进行盘点；2)盘点人员仓管人员及成本会计；3)盘点程序a.逐项盘点各库区管理员应与成本会计对物品进行逐项盘点；b.填写“盘点表”应根据实际盘点数填写“盘点表”如发现长短或损缺，应办理物资盘盈、盘亏或报损手续，须填制“商品、物料盘盈/盘亏表”或“报损表”。4)盘盈盘亏的处理程序a.调查原因并填报成本会计与仓管员应对盘盈、盘亏或报损的物资进行调查并就调查结果说明原因及填报相关盘点表；b.审核审批盘盈、盘亏或报损物资的处理由成本会计人员提出申请，须经财务部经理审核后报总经理审批；c处理程序赔偿：盘亏或报损的，属责任人赔偿的，由其交付现金或从工资中扣交盘盈的，应查明原因，不得隐瞒不报，不得抵补短缺和损失或移作他用。账务调整：盘亏或报损的，属正常损耗报损的列入当期成本费用；属自然灾害等原因造成的非常损失经报批后，以其净损失（账面净值扣除保险赔偿和残值后）列入“营业外支出”。盘盈的，应冲减管理费用。4.3破损物品处理程序4仓管员应经常检查库存商品情况，库存商品应先进先出，务必在商品到期前发出使用。如发现库存商品破损或霉变，应按以下程序报批处理1)与供应商协商进行退货或换货处理；2)申请报损a.一级仓库的报损由仓管员填“报损单”，注明损坏性质、程度、原因等；b.二级仓库的报损由二级仓管员填“报损单”，注明损坏性质、程度、原因等。3)报损审核审批由成本主管核实提出处理意见，经财务部经理审核后报总经理批准处理；4)处理程序a.对破损商品，成本会计与仓管员应进行评估其剩余价值，对外或对内进行低价出售；b.对无价值的破损商品、霉变商品，成本会计与仓管员应共同销毁，不得留存或外流；c.仓管员根据以上程序，对帐务进行相应处理；d.以上物品的破损、霉变属责任人工作的疏忽或责任心不强所造成，将追究相关责任人的责任，做赔偿或处罚处理。4.4安全管理规定仓管员采取科学的方法和手段，做好防盗、防火、防爆、消防工作及卫生安全管理工作，确保仓库物品的卫生安全。4.5项目部废品处理规定1)项目部所有的报损设备、家具、各种废品的处理，全部统一由财务部与相关部门负责；2)各部门破损的设备、家具等，本着修复的原则，由各部门统一放在工程部指定的地点，由工程部负责维修，如经过鉴定不能维修的，由财务部与相关部门统一处理，处理报损固定资产应报批；3)对各种包装物（纸箱、碎纸、网袋）等废品，各部门指定一名员工会同财务部仓管员负责处理废品变价回收工作，所有废品变价收入均由财务部列台账核算，经总经理同意后可作为员工活动基金。4)任何物品出门前都要有财务部和相关部门的共同签字才能放行；保安部必须严格把关，决不允许没有任何正当手续的人自行出门处理废品，任何个人不得私自处理废品，否则，按违纪处理。