公关活动策划与执行培训

公关活动策划与执行培训公关策划1个目的满足客户需求2个关键点符合定位支持品牌/产品定位结果导向方案的可行性符合客户需要3个前提产品同质化传播策划资源有限化议题策划手段重复化主题策划确定你的目标——意味着了解如何选择最近和最稳妥的道路判断一：采取何种方式判断二：在活动中体现什么内容判断三：抛弃非目标必须的华丽想法判断四：不做无法改变事实的努力与客户共同陈述项目与客户反复讨论达成一致尽快让项目组成员参与讨论衡量项目效果使项目效果量化公布项目的评估标准列出所需资源检查已有资源寻找可用资源定义准确定义清楚确定资源用最短的时间让项目组新成员了解项目我们能做什么评估标准：时间、数量、质量、成本所需资源：时间、人力、钱我们已经有什么我们还应该有什么先确定预算，再确定计划是比较稳妥的方法确定必须成本：-来宾交通及接待-场地施工及装饰-工作人员费用纳入非必须成本：-表演和娱乐-主持人等其他核心内容前期准备团队组成和时间表活动场地车辆安排来宾接待现场布置后勤工作接待基础文件目的和构思确定目标及活动预算团队构成项目推进表OptionFile选择要求场地情况停车场接待用车特殊嘉宾前期准备•目的（满足客户的要求）•确定目标（定位准确、定义清楚、确定资源）•构思（主题策划、方案的可行性）•活动预算（先确定预算再确定计划是稳妥的方法）在进入一个活动初期，首先要先了解以上四点。其次以下为活动中要细细考虑的问题，以便及早发现问题，解决问题。•每个环节可能出现的问题的地方•每个环节所需用到的物料•每个环节是否可以再优化•每个环节是否给人惊喜团队组成和时间表—团队构成项目负责人参与部门项目人员配备确定工作团队场地AV/搭建第三方其他确定供应商团队组成和时间表——项目推进表项目推进表（为可控因素预留必要时间：比正常时间多1/3）•项目执行：项目中每位成员制定个人每日工作协调内容•物料清单：列举已有物料及需要准备的物料•人员分工：列出每个子项目负责人必须首先确定不可控因素：障碍从哪儿来？•场地：如果不及时确定可能租不到合适的场地•重要来宾：他们的时间、行程是不确定的•其他不可控因素项目协调会：•分享工作完成状态•信息共享•下步工作计划安排•应付意外情况、赢得补救机会OptionFile•活动基本要素：时间、地点、参与人、主题、流程等•活动物料汇总•部门工作（接待）流程和要求•活动现场具体分工（人员位置和要求）•相关文档准备-主持人串词-客户演讲稿-客户的现场文件资料•通讯录场地选择——列出要求•需要类型：考虑活动类别、主题、品味要求•来宾人数：预算面积要求•活动内容：是否有特殊物品摆放，是否需特殊设施？是否有顶高要求？是否有破坏可能？•周边环境：交通、噪音、光线、用餐及住宿•气候条件：防雨、防寒、防暑•费用限制：能够用于场地租赁的最高限额场地选择——询问•是否有档期？•是否有足够的布展时间？布展需要付费吗？•场地需要清空吗？场地清空需要付费吗？•场地清扫需要特别安排吗？•场地可容纳多少人？•使用该场地是否需要办理特别手续？•是否有噪音及安全、清洁方面的要求？•场地能够提供什么设施？它们是否收费？是否有承重吊点？•现场视觉效果如何？是否有遮挡视线的装饰？•场地有多少卫生间？条件怎样？•是否有供贵宾和工作人员休息的地方？•场地自身工作人员的素质如何？是否有类似活动的服务经验？•场地是否有存放杂物或资料的地方？•场地是否有电力要求？用电量是否有限额？如何收取费用？车辆安排——停车场•停车场在哪里？从停车场到活动场地步行需要多长时间？能过哪些路线？•停车场的开放和关闭时间？•停车场需要什么凭证？•是否有专署停车场？•是否有VIP专用停车场？•是否有“停车已满”标志牌？•停车场是否有保安管理？•工作用车停在哪里？是否需要付费？车辆安排——活动班车•来宾来自哪里？何时启程？正常何时抵达？•以每半小时为单位，列出航班抵达时间表，并据此确定每班班车的间隔时间、发车数量•班车品牌？新旧程度？•司机素质如何？是否会迷路？联系方式？•班车途经路线是否有拥堵可能？•预留至少一辆机动车辆车辆安排——特殊来宾接待•特殊来宾有多少人（职务）？他们启程和抵达的精确时间表？是否有陪同人员？入住酒店？入住时间和离开时间？•特殊来宾的级别是否有差别？他们是否要求乘坐不同档次的车辆？•特殊来宾的行程安排（活动当天），征求本人或随从的意见；活动前是否观看场地并参加彩排？•由谁接待？期间是否有其他安排？（会议？用餐？）•特殊来宾的活动文件夹准备：简易流程、讲话稿、行程提醒来宾接待•当来宾准备赶赴机场时，接待工作已经开始：-来宾是否拿到了正确的机票？-来宾是否方便抵达机场？-当来宾抵达机场时是否安排工作人员办理手续？-来宾是否知道下飞机后应该如何做？突发情况处理：•航班延误•个别来宾迟到来宾接待•当来宾走下飞机后：-确保第一时间知道接站人位置-在班车等候时间不能超过15分钟-班车内提供当日报纸、矿泉水及常用晕车药突发情况处理：•班车损坏•部分来宾延误•班车迷路来宾接待•当来宾抵达接待区时：-确保第一时间看到接待人员和接待指示牌-核对清楚每批来宾人数，保障足够的接待人力-如果是直接进入活动场地，应准备行李寄存及存衣处，并有专人管理，预备寄存牌突发情况处理：•因交通原因突然导致来宾人数剧增来宾接待•来宾登记时应了解什么：-活动的日程安排-活动所需佩戴证件及使用要求-活动场地地址及行车路线-离开时是否有班车接送-来程时的费用报销时间、地点、方式来宾接待•当来宾进入酒店房间休息：-准备小型欢迎卡-确保来宾能够迅速联络接待人员-是否需要提清空房间内的收费物品-房间内是否需要准备鲜花及水果现场布置•场地现场勘察：-场地有多少入口？是否可以确保来宾从指定入口进入？-来宾人数有多少？是否能够及时顺畅地通过入口？-在抵达活动现场途中是否要穿越其他场地？是否有明确方向指示？-来宾进入活动场地是否能够立即找到自己的位置？-不同类别的来宾是否需要分别设定入口？-是否有来宾需要提供特别休息室或化妆间？突发情况处理：•如何防止非参会人员入场现场布置•搭建施工：-保证施工期间的用电及保安-保证施工用料的摆放位置-检查施工单位用料摆放是否合理-检查施工单位是否按既定计划进行合理施工-搭建完成时间应保障至少8小时的彩排时间-施工完毕后应清理一切施工痕迹-确保用电线路安全隐秘现场布置•舞台布置：-保证台口通道畅通-后台有方便快捷且安全的物品存放处-舞台布置的设备不能遮挡摄像摄影视线-确保非工作人员不进入后台现场布置•来宾区域：-来宾摆位图，是否需要桌卡或椅背贴？-是否需要准备同传？交传？及其数量规格？-预留摄影摄像位置，定机位是否需要架高？-茶歇台位置摆放-退场时是否会发生拥堵现场布置•后勤安排：-安排专门的工作人员负责住宿用餐预订及送达-指定工作人员用车和司机-文件打印-活动资料、礼品装袋运输和存放-物料管理及领取登记-视频、图片资料管理•其他事项-供应商、额度、日期、付款形式、尾款结算日期-项目手册-AV、音响、灯光配合-所有第三方沟通（摄影摄像、礼仪、兼职、演员、保安保洁等）-重要环节时的前后衔接、人员补位-Q&A环节•活动总结-汇集活动摄影摄像资料-活动剩余物料整理，核对、发货-挑选图片或整理文字资料提交客户确认-客户确认最终报价-项目总结、归档-完结案例分享ThankYou