人力资源审计

企业的人力资源审计与检查体系有七个主要方面，分别是人工成本审计，人员结构审计，人员流动率（流失率）审计，人均管理成本审计，人均业绩变化率审计，培训管理审计，员工满意度审计等。（一）人力资源审计大致可以分为合法性审计、制度审计、价值导向审计和绩效审计四种。合法性审计合法性审计关注的焦点是企业是否遵循了相关的劳动法律法规。合法性审计产生的直接动因在于雇佣关系中的法律风险。日益复杂的法律条文和不断变化的环境，使得企业经营者在人力资源管理实践中，不得不考虑如何最大限度地避免因人力资源管理不当而产生高昂的法律诉讼成本和由此可能导致的诉讼损失等问题。由于这种审计总会或多或少地涉及企业的商业秘密，包括可能已经存在的违法事实，因此这种审计往往由具备胜任能力的外部审计人员承担。合法性审计的一般程序是，将人力资源管理划分为若干方面，如人力资源政策、人力资源档案文件管理、人力资源管理的具体程序和活动等；采用文件查阅、现场观测、调查访谈等审计技术和方法，对照现行法律法规的要求进行对比分析，评价企业人力资源管理活动的合法性，识别可能引起法律诉讼的风险因素；针对违反有关法律法规或可能引起法律诉讼的制度和程序，提出改进意见和建议，最终形成企业人力资源管理实践的合法性评价报告。在审计内容上，合法性审计涵盖法律法规对企业雇佣关系的所有规定。Higgins认为，审计人员应当审查公司的政策、实践以及相关的雇员招聘、使用、培训、辞退和后续管理等活动是否公平、合法。再如Spognardi指出，合法性审计应当关注的问题包括雇员操作手册、雇佣和惩罚政策、招聘和选拔程序、薪酬政策和实践、工作说明、绩效评价、规章和雇佣关系的解除等。人力资源审计制度审计这种人力资源审计首先按照一定的程序确定需要评价的人力资源管理问题。在服务复杂性、企业内外部劳动力市场发展变化等因素一定的情况下，企业的人力资源管理实践可以细分为不同方面来进行审计，如可以着眼于整个服务，也可以从其中的任何子集来考虑人力资源问题；对人力资源的利用，可以从雇主也可以从雇员的角度考虑。一般按照人力资源职能理论将人力资源管理划分为人力资源计划、招募与配置、培训、绩效管理、薪酬与激励、人力资源信息系统等方面。在审计领域划定以后，人力资源制度审计主要关注以下问题：企业是否有根据目标设定的内部控制制度?对这些制度遵循得如何?是否制定了适当的人力资源政策?这些政策的实施结果是否达到了目标?典型的制度审计程序为：识别内部控制制度参数和管理目标；检查现行制度，并确定相关控制目标；确定能够实现控制目标的期望控制制度；将现行制度与期望制度进行比较；对控制制度进行测试；在对审计证据进行分析综合的基础上，就控制制度是否为有效控制提供了制度保障以及在实际中是否得到了遵守等做出评价。制度审计的目标是确定企业是否建立了能够确保人力资源得到经济、有效利用的内部控制制度，检查这类制度的实施状况，并针对不足之处提出改进意见和建议。人力资源管理制度审计的隐含假设是存在最佳管理实践，如果依照最佳管理实践确定的制度或公认管理原则能够有效地付诸实施，人力资源管理职能就有可能经济、高效地发挥作用。因此，Collins认为，有助于实现绩效目标的管理原则包括公平对待雇员，经济、有效地管理雇员，掌握全面、可靠的雇员绩效信息，识别未能实现预期绩效的雇员和根据绩效进行适当的激励。人力资源审计绩效审计绩效审计是指通过定量或定性分析，审查和评价企业人力资源管理活动的绩效，并提出改进意见或建议，以促进人力资源管理和企业绩效改善的审计过程。绩效审计关注的焦点，就是人力资源管理在企业运营中的地位和作用。人力资源管理在企业内部（为其他部门提供服务）和企业整体两个层面上发挥作用。前一层面上的绩效评价即将人力资源管理部门作为一个生产服务单位，考察其为服务对象（顾客）提供人力资源管理服务的经济性、效率性和效果性，相关审计评价方式是顾客满意度审计。在考察人力资源管理对企业总体绩效的作用和影响时，往往进行人力资源管理功能审计。人力资源管理功能审计主要关注相关程序是否得到充分运用，是否正确地发挥了作用，也就是检查目标和程序之间的关系是否合理，是否呈现最佳的成本效益关系。其审计步骤为：首先，对人力资源管理领域进行划分，并设定适当的绩效指标。其次，获取被审计单位的绩效数据，通过将绩效数据与同类企业、历史或行业的平均水平等基准进行比较，来判断企业绩效管理的薄弱环节，并提出改进意见和建议。由于很难全面获得有关企业人力资源管理绩效的量化信息，而且很难定量分析人力资源管理活动对企业绩效的贡献程度，因此通常采用一种依赖定性分析、将顾客的主观评价与定量分析相结合的顾客满意度审计方法。这种审计方法强调人力资源管理部门对企业其他部门的服务作用，从投人、产出和满足顾客需要等角度评价企业人力资源管理的绩效。其基本理念是，所有人力资源管理活动都能够被理解为投入、产出和顾客三者相互作用的过程，强调顾客对人力资源管理绩效评价的参与。人力资源审计价值导向审计价值导向审计的基本指导思想是，人力资源管理是为企业的特定价值目标服务的，通过将人力资源管理的期望结果与实际情况进行比较，可以得出企业人力资源管理的薄弱环节，从而有针对性地制定改进计划。这种审计的一般程序为：首先，识别并确定企业的标价值及其期望状态，可以同时或顺次确定企业人力资源管理各专项内容的期望状态。其次，通过一定的技术方法，如生产技术准备审计中的技能和知识应用矩阵，对比分析企业现状与未来期望的差距。最后，根据差距分析，制定未来行动计划。这种审计的具体形式有生产技术准备审计、企业能力审计、战略贡献审计等。（二）人力资源内部审计人力资源内部审计的要素可以包括人力资源管理的全部职能，一般有人力资源政策与环境的适合度、人员任用、薪酬激励、绩效考核、员工培训与发展、管理者继承计划、人力资源信息运用、人力资源部门的专业程度等重点要素。当然也可就某一项职能做特别审计，内部审计，既可由人力资源部门完成，也可采用管理者/事业部自我检查的方式，因而，工作量比较小，对涉及的范围、深度要求相对较低，可以定期举行。（三）人力资源审计的范围行政管理审计：将检查你的人事记录保存的完整情况，包括个人人事档案存放地点的安全性和保密性、一般人事文件的分类保管（如：工作申请材料、薪资情况、绩效评估等）以及机密文件的保存；此类审计同时也检查常规的人事职责，包括：工资支付处理，薪资福利管理及出勤记录。员工记录审计：包括招聘和雇佣员工的实际操作。这一领域的审计将对人员的流动趋势进行量化，揭示在满足员工需求方面存在的差距，以及帮助预测未来的人才需求。员工关系审计：可以通过问卷调查的方式来检查员工对人事部门处理问题的满意程度和他们的培训需求是否得到满足。（培训现在已被认为是一项主要的福利）同时也可以了解员工对有效激励机制的看法。此项审计也应对流动性和工作满意程度的面谈结果进行审核。涉及的其他颇具成效的审计领域：福利细项审计：如对保险公司进行索赔审计。有两种类型：对公司存在问题的方面进行集中审计；对保险公司的整体索赔管理程序进行全面审计。多样性审计：即对你的组织机构是否做到多样性进行审计。除对员工人数按不同的种族、宗教及性别进行分类以外它还会测试员工对公司多样性方案的理解程度。人事信息系统审计：在公司合并时人事信息的整合是不可缺少的，相应的审计就会很有帮助。该审计将审核所有软件、硬设以及数据集成问题。通过结果可分析出你的公司是可以降低信息技术支出的预算还是需要进行新技术的采购。（四）人力资源审计程序准备阶段(1)、和内部审计经理召开计划会议,对范围、方法和时间进行讨论，确定被审单位的期望;确定恰当的联络人(2)、对审计的领域有充分的了解·获得和讨论任何和人力资源有关的材料·考虑在计划和执行审计阶段和人力资源专家讨论的必要·和审计组其他成员讨论他们在这个领域已经完成的工作·了解人力资源最佳实务，另外查阅以前有关人力资源方面的审计报告·查阅永久的政策和程序，例如书面的规定，以获得全面的了解。(3)、发出包括了审计范围、途径和时间的通知书以及具体的文件需求清单到恰当的联络人，清单应包括以下方面：·现存的人力资源政策和程序的拷贝；·组织结构图和流程图（如有）·新雇员的名单·离职员工名单·进入人力资源系统的用户名和密码·查阅人事档案的权限（在要求下）(4)、计划和召开和人力资源经理的见面会，重新说明审计范围和时间安排，确保上述事项的恰当并且达到了人力资源职能和内部审计职能的要求。确定交流会议的时间表以及沟通方式。人力资源审计现场招募阶段(1)、记录对招募流程的理解(2)、对以下进行确定/询问：·是否使用了新雇员文件清单来保证所有必须的文件都已取得并保存在员工档案中;·每个新员工是否都完成了I—9(移民)表?·是否有最新的与ADA相一致的职位说明?·新员工的档案是否被复核以保证所有文件均已保存在档案中;·员工档案是否放置在上锁的文件柜抽屉中;·是否设立签名权限系统来保证招募活动得到批准。(3)、查阅人事招募报告，并且随机选择15个新雇员样本进行测试：·追踪新员工信息到员工档案的支持文件和在线系统，确保信息的一致；·确保恰当的管理层批准了新招募的员工；·确保人力资源部门及时地将新雇员的附加信息输入到系统;·确保新雇员的档案有恰当的授权并且应包括以下内容：录用信，任职申请,个人资料,保密协议,员工登记表,期权要求表(假如有),迁移协议(假如需要),奖金计划(假如有),背景审查批准书,薪酬分析,面试评价表,证明材料,职业道德和价值观申明。查阅公司的有关政策与程序，修改有关资料要求以确保所有附加的文件均包含在档案中。人力资源审计现场离职阶段(1)、记录对离职处理流程的理解(2)、对以下进行确定/询问：·人力资源部门如何知晓员工的离职/辞职？·离职信息如何传递到工资部门？·当前的人员流动率是多少：说明20%-25%或者更高的流动率意味着员工较高的不满意，甚至有潜在的诉讼可能。·人力资源部门开展离职面谈吗，或者离职后的面谈？·是否有程序保证所有大额的借出的资产（例如笔记本电脑，公司信用卡）在员工离开之前全部收回？·迁移计划或奖金计划是否被复核以保证在员工离开之前这些成本均已被收回，参考。