公司行文流程及管理办法

1鸿业地产公司行文流程及管理办法为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。一、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。1、内部发文管理公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由总经办统筹管理，各部门、下属一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由总经办统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由总经办以公司名义发文。2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。3、公司文件的种类及范围（1）、公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。（2）、各类公司文件使用范围：（3）、公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。（4）、通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求2下级部门办理或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。（5）、通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：撤销各办事处或部门内部不适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。（6）、制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。4、公司文件处理的定义及原则（1）、公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。（2）、公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由总经办统一收发、传递、立卷、归档和销毁。（3）、公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。（4）、对于公司以邮件形式下发的文件，以当次接收到的文件为有效执行文件，收件人不得转发，因转发造成的邮件执行错误问题，由执行人负责。（5）、对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。5、公司公文的分类及操作3（1）、公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般；（2）、公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般；（3）、公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。（4）、公司文件的机密等级划分的规定与操作根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。公司使用文件的机密等级的具体划分：a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经办根据文件内容共同确认。d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般分类规则：e)公司经营计划、发展规划、开发项目资料等属于“绝密”文件。f)技术文件、质量文件、商务文件、项目清单、业绩考核标准、佣金计算标准、产品价格、公司经营管理政策以及相应的培训课件等属于“秘密”。g)管理制度、业务通知、临时销售政策、工作标准、培训关于工作流程方面的资料等通常属于“一般”文件。但其内容若与公司的经营管理有联系、含有特殊技术信息及管理思想等时，属于“秘密”。4（5）、对文件的处理权限的规定：秘密等级水印标记发送方式发关范围复制签收收回绝密要文本邮寄部门级以上不允许需要需要秘密要文本邮寄部门级不允许需要需要一般不要邮件按工作要求按工作要求不需要不需要a)对于被列为公司“绝密”类文件，下发对像为部门级以上人员，及相关关键责任工作人员。其它需了解相关内容方能开展工作的人员，需在总经办的主导下对于工作相关内容予以学习了解。b)对于被列为公司“秘密”类文件，下发对像为部门级人员及部门文件管理员，其它人员需在部门经理或培训人员的主导下对于工作相关的内容予以学习了解。（6）、公司紧急文件的规定与操作紧急程度发放方式接收时间发放时限特急水印文本当天17：00分（含）前当日下发当天17：00分（不含）后次日下发邮件当天17：30分（含）前当日下发紧急水印文本当天16：00分（含）前当日下发5当天16：00分（不含）后次日下发邮件当天17：00分（含）前当日下发一般水印文本当天15：00分（含）前当日下发当天15：00分（不含）后次日下发邮件当天16：00分（不含）前当日下发（7）、公司文件的编号规则文件编号模版如下：公司的文件文种代号为鸿业XX（XX）字【XXXX】第XX号-流水号：XXXX-XXX（8）、发文部门：按公司文件分类标准编制，发文部门按拟文部门，即若管理总部拟订“管理”；（9）、内容分类：按照文件内容的归属种类，即通知、公告、制度等。（10）、文件编号：按发文部门编号，即鸿业管理总部第一次发文，即编号为“01”；若管理总部第二次发文“02”等。（11）、文件年份及流水号：即按当年发文的第X次发文编号，不分发文部门，依次编号。发文部门内容分类发文年份文件编号文件年份及流水号6（11）、联合发文联合发文的定义是指：下发文件涉及到两个或两个以上的部门，需跨部门联合确定内容方可执行的文件。如总经办发文，但文件相关内容涉及到“财务部”或其它部门的配合支持方能执行，视为联合发文。需要联合发文的部门，需由拟文部门确认文件内容，交由拟联合部门审核确认后，逐级审批到董事长后方可发文，否则不得发文。（11）、文件下发公司所有文件的下发，不分机密等级及紧急程度，均需填写《发文申请审核表》附件一并逐级审批同意后，方可发文。秘密等级审批权限▲■★●绝秘▲■★●秘密▲■★●一般通报、通知、公告▲■★---制度▲■★●▲部门初审■联合部门审议（只针对需联合下发的文件）★上级主管复审/决审●总经理决审新文件的下发如涉及到原有文件的作废，应在新文件下发后立即废止，且废止的旧文件须按废止的相关程序予以保管或销毁。涉及相关制度及政策的文件，如需培训，须在培训课件制作完成并经过总经办培训组审核通过后方可下发文件。7二、收、发文处理程序与要求1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：①.公司总部对外文件由总经办负责拟稿；②.各下属公司对外文件由下属公司负责拟稿；③.各部门（含下属公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；④.职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。⑤.公司各项规章制度由相关管理部门负责拟稿。各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精练，条理清楚、层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。人、地、物名、引文及时间要具体准确等。章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1”，第四层“①”。文稿拟就后，拟搞人应填《拟稿审核表》办理审核手续。各类文件拟稿后进行审核签发，首先送总经办初审。经总经办审查修改后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由分管领导核稿下级公司对外文件由下级公司总经理核稿；公司各部门（含下属公司）间的往来文件由分管领导核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人、总经办、总经理会审。8其次进行会签、发送。文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在分管领导、总经理署意见后，由董事长签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理以上领导签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送总经办存档，并由总经办负责打印、校对、登记并下发至相关部门。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含拟稿审核表）送总经办存档，并由总经办负责打印、盖章、装订、登记、分发。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由总经办收发文管理员按年份依流水号码一文一号编列。2、收文的处理收文一般为公司的外部来寄送的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等，文。公司外部来文，有指名收件人的为部门的由总经办收发员负责登记、签收、直接交给收件人。如系公文，统一由收发员处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。公司内部文件的收文，以部门或下属公司为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、填写《部门收文阅办单》部门或下属公司负责人批示、传阅、归档。凡是收到公司内部的单据（包括：发票、帐簿、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录根据文件规定的传阅范围或领导指示，由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密9级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。公司外来文件和内部文的收文编号，由总经办收发员和部门收文员按年份依流水号一文一号编制。三、关于收、发传真及快件的管理1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到。2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时送达收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项。3、总部发送、接收快件及挂号信一律在总经办登记，由总经办通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由总经办登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。4、公司内部各下属公司传给总部和各下属公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。5、流程图如下：10发文管理流程公司外部来文处理流程口头提出发文申请同意发文拟稿形成拟稿审核表总经办初审相关领导审核总部对外文件：主管经理核稿；分公司对外文件：分公司经理核稿；公司各部门往来文件：主管经理核稿；一般事务性文件：下发部门负责人核稿；规章制度：各部门负责人、总经理、董事长会审签发发文存档公文、规章制度：董事长签发；一般事务性文件：1、业务类-主管经理签发；2、管理类-主管经理签发；一般事务性文件：网站公布，如需打印再印出下发公文、规章制度：印出下发填写发文登记表文件原稿、拟稿审核表发文部门发文部门校对、（盖章、装订）登记总经办总经办总经办相关领导批准11总经办收发员：可由总经办秘书兼任外部来文来文登记、签收、拆封收文登记表总经办公司或个人公司文件个人文件员工总经办拟办意见公文收文阅办单主管经理批办传阅或办理总经办收发员稽催承办通知单总经办收发员文件受理催办单存档收件原稿、收文阅办单、（承办通知单、文件受理催办单）总经办收发员12公司内部发文处理流程四、文件的宣贯（一）、公司所有下发的规章制度、通知及公告等，如文件的内容需向公司全体员工传达，均需在公司公告栏张贴（各办事处需在办事处公告栏张贴）。（二）、对于公司制度类文件，涉及到与工作相关的流程操作与执行的，须由发文部门联合人事行政部培训组，在受文范围内组织培训，并针对特定人员予以考核。具体培训方式以人事行政部培训组要求为准。（三）、对于公司除制度以外的通知公告等类型文件由各部门经理负责在部门内部宣贯。（四）、文件张贴的时间限制a)公告：需公司内部张贴1周；b)通知：通常需公司内部张贴一周，具体视当次下发文件的要求。内部发文登记部门或下属公司收文员填写收文登记单批示部门或下属公司负责人填写部门收文