会议管理规定

会议管理规定第一条为规范会议管理，确保会议质量，提升工作效能，根据公司绩效管理实际，制定本规定。第二条本规定适用于经营层的公司本级和子公司，分支机构（事业部）和临时机构（项目部等）应参照执行。第三条综合管理部门负责会议室的日常管理、会议协调和监督指导，发起部门负责会议组织。第四条会议分类（一）部门工作会议部门工作会议由各职能部门自行召开，部门负责人主持会议，并指定专人进行会议记录。会议可根据工作实际随时召开，原则上每周定期召开一次。部门工作人员参会，如有必要也可邀请相关部门人员列席。会议重点传达学习公司文件和领导指示，总结部署部门工作，研究解决部门日常工作中遇到的问题。（二）专题会议专题会议由职能部门提出申请，报经公司分管领导审批同意后召开。公司分管领导或公司分管领导委托部门负责人主持会议。会议提请部门负责召集会议，并指定专人进行会议记录。会议召开时间应与受邀相关部门提前沟通确定。会议研究专题及有关文件材料应提前送受邀相关部门。受邀部门分管领导或部门负责人原则上应参加会议，根据工作实际也可指派相关人员参会并在会后及时听取汇报。受邀部门无正当理由不按时参加会议的，视为同意会议提请部门就相关工作提出的处理意见并承担落实责任。总经理办公室可派员参加会议，及时了解掌握相关工作动态。专题协调会议为某一专题而组织，主要研究需其他部门协同配合完成的工作。会议应形成协商一致的结论性意见。会议提请部门负责就会议达成的结论性意见形成相应工作办件。工作办件经由参会相关部门负责人签字确认后，须报总经理办公室备案。（三）每周工作例会每周工作例会召开时间为每周一上午9点，特殊情况不能按时召开的，由总经理办公室提前通知。例会由总经理办公室负责召集，参加会议人员为各职能部门负责人及相关人员，公司分管领导原则上应参加会议，总经理根据会议议题自行决定是否到会指示。例会研究相关议题，即由议题提请部门分管领导或分管领导委托部门负责人主持讨论。相关部门不能形成一致意见的，总经理办公室可提出解决方案建议，避免对会议议题久议不决。例会记录由总经理办公室负责，会后须由与会分管领导或部门负责人签字确认后存档备查。研究讨论例会议题，议题提请部门应认真做好记录并在会后及时形成相应工作办件，经相关部门负责人签字确认后送总经理办公室备案。例会重点研究解决经专题协调会议讨论协商仍无法形成一致意见的问题，未经专题协调会议讨论协商的问题不得提请例会研究解决。各部门提请会议研究的议题，须报经分管领导审批同意，并拟写文字材料提前送总经理办公室，由总经理办公室汇总并报总经理阅示后及时安排例会研究解决。会议一般不临时变动议题。根据工作实际需要，总经理办公室可在例会上传达学习公司重要文件及公司领导指示；对各部门月度工作计划及公司领导指示；对各部门月度工作计划及总经理交办任务落实情况进行督导，相关部门负责人应在例会上简要介绍有关工作进展情况，着重汇报在任务执行过程中出现问题的解决办法。报经总经理同意，月度最后一周例会可安排对下一月度各部门工作计划进行研究部署。（四）总经理办公会总经理办公会原则上每月召开一次，召开时间为月初或者月底，具体时间由总经理办公室提前通知。总经理认为必要时，办公会亦可适时召开。办公会决议执行实行分工负责制，由领导班子成员按照分工或会议决定予以落实，并及时向总经理办公室反馈。总经理办公室负责决议事项落实的跟踪督导。凡经办公会议决定的事项，在落实过程中遇到问题，分管领导有权提出复议，未经办公会复议的，个人不得随意改变原来的决定。（五）年度工作会议年度工作会议旨在对公司本年度工作进行总结表彰，对下一步工作进行研究部署，通常于次年1月份召开。总经理认为必要的，可适时召开年中工作座谈会。会议由总经理主持，综合管理部负责筹备组织，部门（单位）负责人及相关人员参加。第五条公司召开其他临时性会议，由公司分管领导直接提拟，或由职能部门提拟、分管领导批准，并报综合管理部备案。第六条会议安排的原则为：小会服从大会，临时服从大会，临时服从常规，局部服从整体。各类会议的优先顺序为：年度工作会议、总经理办公会、每周工作例会、专题协调会议、公司临时会议、部门工作会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第七条通常情况下，会议通知期一般应提前半天以上，通知形式一般为电话或当面通知。需对会议议题、会议资料、会务安排等做特别处理的会议，应以会议通知单进行书面通知；涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。第八条会议提请召集部门应提前做好会议准备工作，如会议议题、议程、提案、汇报材料、计划草案、会场布置等。第九条会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场，检查会务组织情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，就会议的议题、议程、目标、注意事项等，进行必要说明。对于讨论、决策性议题，会议主持人应引导会议形成结论性意见。须集体决议的事项，应加以归纳和复述，适时提请与会人员表明意见；未能议决事项，亦应加以归纳并引导会议就相关后续工作安排统一意见。第十条与会人员应准时到会，并在《会议签到表》上签到。与会人员须严格遵守会议纪律，与会期间应将手机调到静音模式，原则上不允许接听电话，如必须接听，请离开会场。会议发言应言简意赅，紧扣议题。工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。第十一条每周工作例会一般应控制在2小时以内，其他会议也应在保证会议效果情况下尽可能节省召开时间。第十二条公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录，原则上应确定专人负责记录，会议纪要由公司存档。与会个人应做好各自的会议记录。第十三条会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如因专业知识等要求，主持人可根据业务需要临时指定会议记录员。会议记录员须以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要，并做好会议原始记录的保管、归档工作。会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的准确性。会议原始记录应于会议当日呈报会议主持人审核签名。第十四条用完后的会议记录本应作为机要档案及时转公司档案统一归档备查。会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。调阅会议记录应严格按公司文档管理制度和保密管理制度的有关规定执行。第十五条严格执行会议请销假制度，请假人员须经会议主持人批准。无正当理由迟到、早退者每次罚扣本人当月绩效考核2分，迟到、早退超过5分钟者每次罚扣4分，无正当理由缺席者每次罚扣8分。会议组织部门应在会后就会议考情情况形成工作通知单，经会议主持人签字后送人力资源部办理。第十六条本规定由综合管理部负责解释。第十七条本规定自年月日起执行。