《浅析秘书的参谋职能》

论秘书的现代工作职能摘要：秘书的参谋职能对领导工作有着重要的作用。秘书处在重要位置,起左右上下沟通的枢纽作用,为领导做参谋助手工作。本文以秘书的参谋职能为中心,结合秘书工作的发展情况,探讨了秘书参谋职能的重要性和其参谋职能具体施遇到的问题和弊病,并对提高秘书的参谋职能的发挥提出了一些建议。关键字：秘书、参谋工作、参谋职能一秘书的含义与发展：一、秘书的涵义①协助领导人联系接待，办理文书和交办事项的工作人员。②指秘书职务。③使馆中职位低于参赞高于随员的外交官。有一等秘书、二等秘书、三等秘书之分，在大使馆馆长领导下进行工作。享有外交特权和豁免。从秘书职位的角度来看秘书概念的发展变化。秘书职位经历了从官职向社会职业转变的过程。【（一）秘书官职化时代】1.中国秘书官职化时代在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如《晋书·荀勖传》：及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。唯有一次例外，那就是东汉末年魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。2.国外秘书官职化时代西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professionalsecretariesinternational）秘书这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员SecretaryofState在英国是指（主管政府一部门的）国务大臣，在美国则指国务卿。TheSecretaryofStateforForeignandCommonwealthAffairs意为外相TheSecretaryofStateforHomeAffairs则是内政大臣ChiefCabinetSecretary日本的内阁官房长官沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做办事员。如英国著名的政治学家和哲学家约翰·洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰·邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。首先是秘书官职化的过程。在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如《晋书·荀勖传》：及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在'秘书'。指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。古代的秘书工作者，被称为史官”、御史大夫、尚书等。唯有一次例外，那就是东汉末年，魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构：尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。至清末，我国的秘书工作真正名实相符。辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。其次是我国的秘书社会化时期：我国的私人秘书始于清朝，称幕客。幕客也称“西席、馆师、宾师”等，俗称师爷。由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄,不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。二、社会化秘书的职能当今社会的秘书，在本质上是领导人工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。秘书的主要职能有:参谋决策、协调关系、处理信息、办理事务。其中，参谋决策是指在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。秘书职能众多，若想做好、成功，需要不凡的素质。概括起来，大致如下：奋斗决定前途。没有一蹴而就的成功，做好一名好秘书的唯一途径就是努力奋斗。（－）思路决定出路。秘书需要为领导出谋划策，当领导遇到重大突发情况时，当领导遇到新情况时，当领导毫无对策时，正是秘书展现聪明才智的时刻。一个新的正确的思路，就能帮助领导，使问题迎刃而解（二）性格决定命运。秘书是一件细致的工作，无论是辅助决策时，处理庞杂的信息时还是协调各方面关系时。这时需要秘书工作者细致、坚持，细节决定成败。（三）学习决定高尚。秘书的职能要求其必须对新事物有快速的反应能力，只有通过不断学习，才能向领导做出最优化的建议。（四）忠诚决定人生。秘书赢得领导的信任，75%取决于忠诚，25%取决于能力。忠诚不仅是秘书的必备素质，更是做人的基本素质。具备了做秘书的基本素质，还需要掌握做秘书的具体方法。问题主要集中于辅助决策方面。辅助决策，秘书的天职。秘书部门的参谋工作，尽管千头万绪，归结到一点是谋略二字，工作得法，事半功倍。有参谋之心，不得参谋之法，会南辕北辙，劳而无功。因此，当参谋，拟对策，出谋略，务要熟悉参谋之道。（－）重在调查研究。在参谋工作中，调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是谋略的基础，谋略以信息为根据。因此，事关谋略的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，使自己的谋略进入领导的决策圈。（二）善于分析形势。谋略依大局而定，据大势而发。分析客观形势，把握事物发展的趋势，增强预见性，是做好参谋工作的重要一环。对形势不甚了了，对趋势盲无所知，就难以设计定谋，硬闭门造车，只能制造一些空对空的臭弹。因此，要审大小而图之，衡彼己而施之，酌缓急而布之。数有虚实，形有真假，势有明暗，必须用马克思主义辩证唯物主义的立场、观点分析形势，把握趋势。水无常形，物无恒势，斗转星移，事过境迁，一切客观事物都在变化之中，不能用形而上学的眼光看形势，要用发展的眼光认识形势。因有主次，果有大小，因果相连，相依相存，互为条件，相互转化，要用对立统一的观点看待形势，要用系统、联系、层次的观点分析趋势。（三）加强组织领导。秘书部门聚集了一大批党性强、素质高的优秀人才，这是秘书部门的政治优势。秘书部门直接为领导机关服务，经常接触各级领导，有相当一部分秘书直接为领导者服务，这是秘书部门的工作优势。在参谋工作中，要认识和注意发挥这些优势。要利用良好的组织形式，广开言路，集思广益，运用秘书部门的集体智慧，提高参谋的整体效用。比如，一些党委办公室开展的议政会、形势分析会的活动，编发参谋性刊物，都收到了显著的效果。参谋工作弹性较大，尤其在这项工作开创之初，更需要制度做保证。为了完善参谋活动，也很需要建立健全有关的参谋活动安排、组织工作要求、成果评审、奖励等制度，促使参谋工作逐步走向经常化、规范化、制度化的轨道，进而实现科学化。（四）学会谋略比较。根据需要与可能、目标与信息，拟个方案并不难。难的是拟定几套方案，并掌握不同方案的比较方法，从比较中找出优劣，加以论证，向领导者提出更为可靠的参谋意见与依据。有经验的参谋人员，遇事常思多种可能，准备好方案。参谋方案应多而好，当然要多得适当，好得可取。利害相依是普遍规律。再好的方案，也必然杂以利害，不可能完善无缺。利有大小，害有轻重，需全面考虑，详加探查，仔细比较，认真权衡。其标准是：两利相交从其重，两害相交趁其轻，利害相交取其利。有利无害者最佳，利大害小者可用，利小害大者必舍。不同方案，孰优孰劣，不能妄加评说，要靠计算分析取得根据。古语说：多算胜，少算不胜，何况不算乎（五）掌握参谋时机。信息科学证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓机，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果。如对机熟视无睹，麻木不仁，或不懂用机，就会丧失良机，前功尽弃。机，随时随地都在变化之中。高明的参谋人员，总是无机时寻机，弱机时强机，有机时乘机，见机时借机，得先机之利参谋人员不可忘记，见而不决，人将先发；发而不繁，人将先收；难得者时，易失者机，迅而行之，速哉！（见《兵经百篇·速字》）机不可失，时不再来，要及时谋划，相机参谋。二秘书工作的发展及其参谋职能的重要性(一)秘书工作的发展在80年代以前,现代中国的秘书工作虽然遍布全国的各级领导机构,但基本上是各自封闭守点,各自为各自的领导稳定服务,固守成规,局限性比较大。进入80年代就大变了样,党的十一届三中全会后的十多年,中国秘书工作有了飞跃性的发展。新形势下使领导工作的需求起了变化,需要秘书工作在更多方面起参谋、助手作用。新时期的秘书工作出现了“四个转变”和“四个强化”。“四个转变”也就是四个方面的发展,即从偏重办文办事转变为既办文办事,又出谋献策;从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。“四个强化”,即辅助决策的强化;信息工作的强化;协调工作的强化;督察工作的强化。从“四个转变”和“四个强化”中可以体现出秘书提高参谋职能的发挥是一种趋势。(二)秘书工作参谋职能的重要性党的十一届三中全会以来,中央领导同志多次提倡秘书部门要充分发挥参谋助手作用。参谋工作的开展,是不断发展变化的新形势的需要,是领导工作努力提高科学化水平和效能的需要,是秘书部门职能自我完善的需要。各地秘书部门的实践也说明,做好参谋工作,是秘书工作有所突破的关键所在。秘书作为领导者身边的常备参谋和助手,秘书工作具有明显的参谋助手作用。其主要表现是:为领导工作出主意,想办法,提预案;向领导机关提供资料,提供信息,提供咨询;做好事务工作,尽量减轻领导工作的负担。秘书的参谋工作,具有其他工作无法替代的作用。首先,作为领导愈来愈需要秘书的参谋,它可以充实完善领导的思想。随着改革开放的深入和中国加入WTO,秘书参与对外事务的工作将愈来愈多,在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察,引进外资和境外投资,对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门,而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会遇到的工作。秘书部门不仅要操办具体事务,还要根据国家有关法规和国际惯例,参与制订有关预案,准备有关资料,发挥参谋作用。从秘书所处地位上看,秘书都处于各级领导机关中枢,领导人的身边,一切参谋活动都是为领导服务,从属于领导的需要的。秘书最接近领导,往往最先了解领导意图;领导需要什么样的信息资料与建议,也常可能首先询问秘书,要求秘书“参谋提醒”,或提供预案,去协助解决。这样秘书工作者的新鲜