行政公文行文规范及管理制度

起草/修订人：起草/修订日期：年月日审稿人：审核日期：年月日批准人：批准/生效日期：年月日公文行文管理制度目录第一章总则......................................................................................2第二章公文种类...............................................................................2第三章公文格式...............................................................................3第四章各类公文编制格式要求..........................................................4第四章行文规则.............................................................................11第五章发文办理.............................................................................12第六章收文办理.............................................................................14第七章公文归档.............................................................................15第八章公文管理.............................................................................15第九章附则....................................................................................16附件文件会签表........................................................................................17发文审批表........................................................................................18文件签收表........................................................................................19收文处理表........................................................................................20文件销毁申请表.................................................................................21第一章总则第一条为树立公司良好形象，规范公司公文管理工作，参照《国家行政机关公文格式》及《国家行政机关公文处理办法》，同时结合公司实际情况，制定本制度。第二条公文是公司在管理过程中形成的具有约束力和规范体式的文书，是规范管理和进行开展工作的重要工具第三条本制度规定了公司所有文件通用的纸张要求、印刷要求、文件中各要素排列顺序和标识规则，以及文件的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。第四条行文应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。严格执行各项规定，确保公司秘密安全。第五条公司对外的文件由办公室统一收发、用印、立卷、归档和销毁。第六条各部门（含分公司，以下同）的负责人应当高度重视文件处理工作，模范遵守本制度并加强对本部门文件处理工作的领导和检查。第七条本制度适用于公司制发的公文（以下简称“公司文件”）及各部门制发的公文（以下简称“部门文件”）。第二章公文种类第八条本公司公文内容性质可分为以下10种类型：一、决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项，任免人员。二、通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级部门和不相隶属部门的公文，传达要求下级部门办理和需要有关单位周知或者执行的事项。三、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。四、议案：适用于公司按照法律程序向董事会或股东大会提请审议事项。五、报告：适用于向上级部门汇报工作，反映情况，答复上级部门的询问。六、请示：适用于向上级部门请求指示、批准。七、批复：适用于答复下级部门的请示事项。八、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。九、函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。十、会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第九条根据公文行文方向，可分为上行文、下行文和平行文。一、上行文：上行文指下级部门向公司行文，或是公司向有业务指导关系的上级部门行文。如报告、请示等。二、下行文：下行文是指上级部门向所属下级部门的发文。如决定、通知、通报、批复、意见等。三、平行文：平行文指同级部门或不同隶属部门之间的行文，如函等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。第三章公文格式第十条公文用纸主要技术指标一、公文用纸一般使用的纸张定量为70g/m2的胶版印刷纸或复印纸。二、80g/m2的胶版印刷纸或复印纸，仅用于公司对外的文件。第十一条公文用纸幅面及排版装订要求一、公文用纸幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm。二、未作特殊说明文件中图文颜色均为黑色。三、排版规格与要求（一）未作特殊说明文件，正文用4号或小4号字，中文用宋体，西文用TimesNewRoman。（二）排版应尽量美观、大方，尽量将文字平均布满页面。四、装订要求文件应左侧装订，不掉页。包本文件的封面与书芯不脱落，后背平整，无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页。第十二条公文中所含要素本制度将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于文件首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。第十三条公文中的表格文件如需附表，对横排A4纸型表格，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。文件如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页上。第四章各类公文编制格式要求第十四条公司上行文（如附件6）一、首页上边距为8cm。后续页，纵页页面设置页边距上28mm，下25mm，左28mm，右28mm，页眉15mm，页脚17.5mm；横页页面设置同纵页页面设置。二、眉首1.秘密等级和保密期限如需标识秘密等级，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用小4号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级及保密期限之间用“★”隔开。2.紧急程度如需标识紧急程度，用小4号黑体字（西文用Arial），顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3.公司标识由公司全称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识公司全称。使用红色小初号华文中宋体字。4.发文字号发文字号由公司代字-“公司名称”、年份和序号组成。公司标识下空1行，用小4号宋体字（西文用TimesNewRoman），居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下4mm处印一条长度156mm的红色反线。5.签发人上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用小4号宋体字（西文用TimesNewRoman）后标全角冒号，冒号后用小4号楷体字（西文用Arial）标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文部门顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并在红反线之上。三、主体（一）公文标题：在红色反线下空2行。用小1号或2号黑体字（西文用Arial），可分一行或多行居中排布；回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。（二）主送部门：标题下空1行，左侧顶格用比正文字体大一号的字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使文件首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（三）文件正文主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中结构层次序数如下：1.第一层为“一、”，左顶格，汉字“一”后加全角顿号，回行正文对齐。2.第二层为“（一）”，左空1字，汉字“一”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。3.第三层为“1.”，左空2字，阿拉伯数字“1”后加半角“.”，回行正文对齐。4.第四层为“（1）”，左空2字，阿拉伯数字“1”前后加全角圆括号，括号后不加标点，回行正文对齐。5.用于章程、合同及规章制度的序次语第一级一律采用第一条、第二条、第三条……的书写格式，序次语顶格书写，回行正文对齐。6.若分章节，各章节标题用小3号黑体字（西文用Arial），居中排布，1.25倍行距，段前、后间距12磅。（四）附件文件如有附件，在正文下空1行左空2字用与正文相同字号标识“附件”，后标全角冒号和名称，名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.×××××××”），数字后加半角“.”，后加附件名称，回行正文对齐，上下附件序号对齐。附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时使用阿拉伯数码标识序号，不加标点符号。附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件及序号。（五）成文时间落款处（一般为正文下空3～4行）只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应端正、居中下压成文时间，印章用红色。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”（不得用英文大写字母“O”代替）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章（或签字）位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章（或签字）与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（六）文件生效标识未作特殊说明，公司文件加盖公司印章视为公文生效，成文时间即为生效时间。（七）附注文件如有附注，用与正文相同字号的宋体字，居左空2字加全角圆括号标识在成文时间下空1行。四、版记（如附件8）（一）主题词“主题词”用5号黑体字（西文用Arial），左空1字标识，后标全角冒号；词目用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）；词目之间空1字。（二）抄送文件如有抄送，在主题词下1行；左空1字用5号字黑体（西文用Arial）标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门名称用5号宋体字（西文用TimesNewRoman），部门名称间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。（三）印发部门、印发时间印发部门及印发时间位于抄送部门之下（无抄送部门在主题词之下）占1行位置；用5号宋体字（西文用TimesNewRoman）。印发部门左空1字，印发时间右空1字。印发时间以文件付印的日期为准，用阿拉伯数码标