工程项目文档资料管理及归档制度

工程项目文档资料管理及归档制度工程监理资料是工程进展情况的原始记录，是监理工作经验的总结，是处理工程诉讼、索赔以及对监理公司进行资质评定的依据，同时也是对工程监理项目组成员工作业绩进行考核并决定人员报酬、职位和奖惩的凭证。因而从工程开始直到竣工，必须极为重视监理文档资料的管理工作。1、项目资料的管理应由项目总监理工程师（或项目主管工程师）负责，在项目监理组中固定一人兼职担任资料管理员，具体负责文档的收发、登记及保管。要求文档真实齐全、纸张统一、分类有序。文档资料应按参加工程建设的各个单位，分类存放在资料盒或文件夹内。发出资料时，对方单位接收人员应在《发出资料签收单》上签字。接收资料时，应立即将接收的资料名称填写入《接收资料签收单》内，接受人签字。2、电子文档的分类存放方法：（1）每一个新建工程都要建立一个以工程名称命名的文件夹，如：《东莞三中校园网》、《龙口电子政务》、《樟木头校园网验收》、《佛山中医院软件》等。如果工程在深圳，这些文件夹就直接放在公司电脑Admin或User5的D、E或F盘内。如果工程在外地，这些文件夹就放在工地电脑的D盘或E盘内；此文件夹应设立权限，只能由资料管理员进行删改操作，其他人只能读。（2）此文件夹下设三个二级文件夹，它们是：《监理文件》，《建设方文件》，《承建方文件》。①在《监理文件》文件夹中，再创建几个三级文件夹，由监理方产生的所有文件的电子文档都分类存放在这些三级文件夹中，它们分别命名为：《监理日志》；《监理周报》；《监理月报》；《监理通知》；《监理报告》；《会议纪要》；《工程联系单》；《设计图纸》：如果设计工作是我们承担的话；《招标文件》：如果招标文件是我们撰写的话，包括：弱电系统招标书、弱电系统设备清单等；《监理合同和实施文件》：内放监理合同及附件、监理投标书、监理大纲、监理规划、监理实施细则等；《其他文件》：内放监理工作总结、收文签收表、发文签收表、资料借阅登记表、工程图片等；“监理文件目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，最好采用Access数据库，便于检索和查询，表中应登记所有的监理文件的名称和编号。表格的格式见附件。②在《建设方文件》文件夹中，存放建设方产生的文件的电子文档，如：弱电系统招标书、弱电系统设备清单，工程监理招标书、对监理报告的批复、会议通知等。在这个文件夹中建一个“建设方来文目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，表中不仅要登记所收到的建设方的电子文档，同时也要登记建设方发来的书面文档。③在《承建方文件》文件夹中，存放由承建方产生的文件的电子文档，如：投标文件，设备清单，与建设方签订的合同，设计图纸，施工进度计划，系统测试方案等。在这个文件夹中也建一个“承建方来文目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，表中不仅要登记所收到的承建方的电子文档，同时也要登记承建方发来的书面文档的名称。3、如果文档资料有不同的版本，则新版本与旧版本的编号应有明显的区别，防止混淆。书面资料应保管打印原件，因为资料经多次复印后，效果会越来越差。4、工程竣工资料应该包含《工程竣工验收资料清单》的内容（包括但不限于）。在工程进行的过程中，就应要求承建方按照《资料清单》的要求提交资料。5、所有监理文件都应使用规范化的监理表格样式，并应在表格上方页眉的左边标明工程名称，右边标明编号（见下面的附件）。文件编号编写方法如下：周报（ZB）：工程名称的汉语拼音字母简写-ZB-年月日，如：DGSZ-ZB-20050604（表示：东莞三中周报20050604）；月报（YB）：工程名称的汉语拼音字母简写-YB-年月，如：DGSZ-YB-200506；会议纪要（JY）：工程名称的汉语拼音字母简写-JY-年月日，如：DGSZ-JY-20050604；通知（TZ）：工程名称的汉语拼音字母简写-TZ-年月日，如：DGSZ-TZ-20050604，如果在当天发出了几份通知，则在编号的最后加大写英文字母A，B，C，D以示区别，DGSZ-TZ-20050604A表示2005年6月4日发出的第一份通知，如当天发出的第二份通知则为DGSZ-TZ-20050604B，以下类推；报告（BG）：工程名称的汉语拼音字母简写-BG-年月日，如：DGSZ-BG-20050604；工程联系单（LXD）：工程名称的汉语拼音字母简写-LXD-年月日，如：DGSZ-LXD-20050604。此处未列举的其他监理文件可以参照上述方法编号。6、监理组人员在工程中途调离时，在离开前应将所有文档资料清理完整，将上述几个目录表所列资料逐份移交给接替人员，双方在资料移交清单上签字。7、每项工程都应建立一本工程进展流水账（或监理日志），参加工程的每位监理人员每天都应及时地将自己负责的那部分工程的进展情况简明扼要地记入流水帐，以便于其他人员通过阅读日志就能够很快地了解工程的进展情况。日志一律手写，要求字迹清楚工整。8、外地工程项目组资料管理员应及时将工程周报和月报发至公司邮箱，以便于公司及工程部领导掌握工程的进展情况。9、外单位借阅文件必须征得总监理工程师同意，并在借阅登记表上登记。10、在工程竣工后两周内，项目资料管理员应将所有的工程资料（包括电子文档和书面文档）移交给公司资料管理员，书面资料应装订成册。书面资料应附有《工程资料移交清单》（由项目的资料管理员编写），清单应交给项目负责人审核，并由项目资料管理员和公司资料管理员在清单上签字，清单一式两份，项目资料管理员和公司资料管理员各执一份。公司资料管理员应将资料按规定编号后，分类存放在文件盒内，并登录入《公司归档资料目录》中。公司资料管理员在User7电脑的D盘内建立《已完工工程归档资料》文件夹，工程所有电子文档都放在该文件夹中。同时将每个工程的电子文档及时刻录在光盘内，以防止资料丢失或被误删。11、工程完工后，由工程资料管理员整理工程文档（包括电子文档及书面文档），并将书面文档装订成册，填写《资料移交清单》，将资料移交给公司资料管理员，双方在移交清单上签字。移交清单一式两份，双方各保留一份。电子文档拷贝至管理部计算机上，同时删除该工程在公司电脑Admin或User5上的文件夹。2005-06-28工程资料移交清单工程名称日期序号资料名称备注资料移交人资料接收人监理文件目录表工程名称序号文件编号文件名称或主题内容注：此表最好用Excel或Access编制，以便于检索和查询。JDC坚地监理工程名称：云南电子政务编号：YNDZ-ZB-20050618监理工作周报送至To：抄送CC：时间Date&Time：地点Location：报告人Reporter：主题Subject：内容Contents：主要工程进度：人员、主要材料、设备的进场与使用情况：发生影响工程的重要事项：施工单位提出的问题：提出问题的处理意见和指令：上级指示和指令：其他：JDC坚地监理工程竣工验收资料清单一、建设方产生的文件：项目招标书及其附件、补遗书及光盘等。二、承建方产生的文件：1、项目投标书（包括商务卷、价格卷和技术卷）、补遗书及光盘；2、中标通知书；3、项目合同及设备清单；4、施工组织实施方案；5、项目施工进度计划；6、项目质量保证计划；7、设备采购计划；8、设计图纸及光盘；9、图纸会审记录；10、工程开工申请、（设计、材料、设备等）变更申请、签证及相关资料，材料及设备进场验收签证资料（合格证、出厂证明、质量保证书、产地证明、商检证等）；11、各子系统实际材料、设备清单；12、各子系统中间验收记录及隐蔽工程签证；13、各子系统项目增减调整报告；14、各子系统完工验收报告；15、工程竣工验收证明；16、各子系统竣工图纸（系统原理图、接线图、布置图）及技术资料；17、各子系统的测试方案、测试记录；18、设备移交清单；19、文件移交清单；20、培训计划及培训实施情况报告；21、各子系统的使用手册、维护手册；22、承诺书；23、施工记录。如果项目包含软件开发，则应该产生如下十四种文件：1、可行性研究报告；2、项目开发计划（包括：质量保证计划，配置管理计划，用户培训计划，安装实施计划）；3、软件需求说明书；4、数据要求说明书；5、概要设计说明书（系统设计说明书可分写成：系统设计说明书，子系统设计说明书）；6、详细设计说明书（程序设计说明书可分写成：程序设计说明书，接口设计说明书，版本说明）；7、数据库设计说明书；8、用户手册；9、操作手册（操作手册可分写成：操作手册，安装实施过程）；10、模块开发卷宗；11、测试计划（测试计划可分写成：测试计划，测试设计说明，测试规程，测试用例）；12、测试分析报告（测试分析报告可分写成：综合测试报告，验收测试报告）；13、开发进度月报；14、项目开发总结报告。三、监理方应产生的文件：1、监理方案；2、监理规划；3、监理实施细则；4、监理合同；5、总监理工程师任命通知书；6、监理机构设置通知书；7、监理工程师变更通知书；8、监理日志、月报、周报；9、监理通知；10、监理专题报告；11、监理会议纪要；12、工程验收监理报告；13、监理总结报告；14、发出资料签收单；15、接收资料签收单。四、深圳市信息质量检查站所需文件（根据其要求提供）：1、建设方与承建方合同；2、招标文件；3、投标文件；4、设计文件；5、产品技术规格说明；6、工程验收标准；7、项目实施方案；8、项目进度计划；9、承建单位资质材料；10、工程竣工图纸；11、产品样品；12、测试计划及测试报告；13、质量保证计划；14、需求说明书；15、用户手册；16、售后服务计划；17、评审或鉴定材料；18、工程变更资料；19、其它。